Microsoft Teams là một nền tảng giao tiếp và cộng tác mạnh mẽ, được thiết kế chuyên biệt cho các doanh nghiệp và tổ chức, đồng thời Microsoft đã nỗ lực rất lớn để tích hợp sâu rộng nó với các ứng dụng Office. Mặc dù Teams đã phát triển nhanh chóng trong những năm gần đây, nền tảng này vẫn còn tồn tại những hạn chế và điểm cần lưu ý nghiêm trọng. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết một số lý do tại sao bạn có thể muốn chọn một công cụ giao tiếp khác thay vì Microsoft Teams.
Giao diện Microsoft Teams trên màn hình máy tính hiển thị các cuộc trò chuyện và cuộc gọi, minh họa nền tảng cộng tác doanh nghiệp.
5. Teams Vẫn Là Kẻ Ngốn Tài Nguyên Hệ Thống
Các tiến trình nền làm chậm máy tính của bạn
Tôi đã sử dụng Teams trong khoảng hai năm cho đến khi ngừng dùng, nhưng việc chạy nó khi khởi động rõ ràng đã làm chậm hệ thống của tôi. Điều này chủ yếu là do ngay cả khi không được sử dụng tích cực, Teams vẫn thường chạy nhiều tiến trình nền để duy trì kết nối, đồng bộ hóa dữ liệu và gửi thông báo.
Khi tôi quay lại với Teams, dù chỉ có vài cuộc trò chuyện và kênh đang hoạt động, tôi đã phát hiện ra rằng Teams đang chạy 10 tiến trình, tiêu thụ khoảng 400 MB RAM. Trong khi đó, Slack chỉ chạy với lượng RAM chưa bằng một nửa, dù có hơn 20 cuộc trò chuyện và kênh.
Vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn nhiều khi bạn kết nối Teams với các ứng dụng Microsoft 365 và bắt đầu cộng tác trên các dự án. Edge từ trước đến nay đã gặp khó khăn với việc tiêu thụ bộ nhớ và mặc dù Microsoft đã khắc phục một số vấn đề, nền tảng này vẫn chưa phải là tốt nhất để bảo toàn tài nguyên.
Nhóm người dùng làm việc cộng tác trên laptop với ứng dụng Slack, thể hiện sự tiện lợi và hiệu quả so với Microsoft Teams.
4. Thiết Kế Dành Riêng Cho Môi Trường Microsoft
Yêu cầu tài khoản công việc hoặc trường học Microsoft 365
Như đã đề cập ở trên, Microsoft Teams tự hào về khả năng tích hợp mạnh mẽ với các sản phẩm khác của Microsoft, nhưng lại không tương thích tốt với các công cụ của bên thứ ba. Giống như nhiều tổ chức khác, doanh nghiệp của bạn có thể dựa vào sự kết hợp của nhiều giải pháp phần mềm khác nhau, chẳng hạn như Salesforce, Trello, Asana, v.v., mà không dễ dàng tích hợp với Teams.
Mặc dù Microsoft đã nỗ lực cải thiện khả năng tích hợp với bên thứ ba, nhưng các kết nối này thường đòi hỏi cấu hình và khắc phục sự cố bổ sung, điều này có thể tốn thời gian và gây khó chịu cho tất cả mọi người, kể cả quản trị viên IT.
Đó chỉ là một phần của vấn đề. Tôi đã thử tích hợp Asana với Teams, nhưng tôi đã gặp phải một trở ngại lớn chỉ vì tôi không có tài khoản công việc hoặc trường học của Microsoft. Vì vậy, bạn nên cân nhắc mua giấy phép phù hợp trước nếu muốn thử tích hợp các ứng dụng cần thiết. Microsoft có thể sẽ thay đổi điều đó trong tương lai, nhưng hiện tại, bạn cần phải chi trả.
Giao diện ứng dụng Discord hiển thị trên máy Macbook, minh họa một lựa chọn thay thế linh hoạt cho giao tiếp nhóm.
3. Tùy Chỉnh Hạn Chế
Đừng mong đợi quá nhiều
Microsoft Teams chỉ cung cấp một số tùy chọn tùy chỉnh cho các nhóm và kênh. Có thể nói rằng danh sách này kém xa so với các nền tảng như Slack hoặc Zoom. Ví dụ, trong Teams, bạn không thể dễ dàng tùy chỉnh bố cục không gian làm việc của mình để ưu tiên một số tính năng hoặc công cụ nhất định hơn những công cụ khác.
Nếu bạn không thể tùy chỉnh nền tảng theo nhu cầu cụ thể của mình, bạn có thể gặp khó khăn trong việc tìm kiếm các công cụ mình cần hoặc lãng phí thời gian điều hướng qua những công cụ bạn không thực sự sử dụng. Hơn nữa, những vướng mắc đó cũng có thể dẫn đến sự hiểu lầm trong giao tiếp.
Tôi không nhớ đã bao nhiêu lần tôi vô tình đăng thông tin hoặc chia sẻ tệp lên sai kênh. Điều đó xảy ra vì tôi đơn giản không thể tô màu cuộc trò chuyện hoặc làm cho nó nổi bật hơn. Tất nhiên, tất cả những điều đó có thể tạo ra những cuộc trò chuyện qua lại không cần thiết để làm rõ sự hiểu lầm và cản trở quy trình làm việc của bạn.
Màn hình hiển thị các cộng đồng Discord đa dạng, cho thấy khả năng tùy chỉnh và quản lý kênh hiệu quả hơn các nền tảng khác.
2. Đường Cong Học Tập Dốc
Phải mất một thời gian để làm quen với Teams
Teams ban đầu là một công cụ trò chuyện khá đơn giản, nhưng theo thời gian, khi Microsoft điều chỉnh nó cho mục đích kinh doanh, họ đã bổ sung rất nhiều tính năng. Ngoài ra, mặc dù là một phần của hệ sinh thái Microsoft quen thuộc (đối với nhiều người), Teams không thực sự mang lại cảm giác như một ứng dụng Microsoft đối với tôi.
Giao diện của nền tảng không phải lúc nào cũng trực quan, và nhiều người dùng có thể cần được đào tạo chuyên sâu để hiểu đầy đủ cách sử dụng tất cả các tính năng của nó một cách hiệu quả.
Tôi vẫn còn gặp khó khăn với các chức năng nâng cao như thiết lập quy trình làm việc tùy chỉnh, quản lý quyền hoặc tích hợp ứng dụng của bên thứ ba. Tôi có thể chủ quan về sự phức tạp của Teams, nhưng ngược lại, các nền tảng như Slack hoặc Google Chat thường cho phép đường cong học tập dốc hơn, không cần đào tạo chuyên sâu.
Hình ảnh biểu tượng các ứng dụng trò chuyện được đánh giá tốt hơn Discord, cung cấp cái nhìn về các lựa chọn thay thế phong phú.
1. Các Vấn Đề Về Bảo Mật Và Thời Gian Ngừng Hoạt Động
Cái giá của sự phổ biến có thể kéo Teams đi xuống
Đã có nhiều cuộc thảo luận trong nhiều năm về việc trò chuyện với những người bên ngoài tổ chức của bạn trong Teams. Microsoft cũng có một hướng dẫn về cách chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu trò chuyện hoặc cuộc họp trong Teams.
Về lý thuyết, bạn có thể làm điều đó nếu có các quyền cần thiết. Tuy nhiên, năm ngoái, tôi đột nhiên nhận được một tin nhắn từ một người dùng bên ngoài tổ chức mà không ai mời. Tin nhắn đó là spam quảng cáo cho một trò lừa đảo tiền điện tử, mời tôi tham gia cuộc trò chuyện trên Skype.
Microsoft đang gắn cờ các ứng dụng và dịch vụ kích hoạt người dùng Teams, nhưng một số nỗ lực lừa đảo vẫn vượt qua được. Rõ ràng, những kẻ tấn công bị thu hút bởi sự phổ biến của Teams, hy vọng có được quyền truy cập vào các hệ thống và tài nguyên mà cuối cùng sẽ trở thành công cụ mặc cả cho ransomware.
Cuối cùng, Teams đã phải đối mặt với không ít lần ngừng hoạt động gây ảnh hưởng đến hàng triệu người dùng trên toàn thế giới. Lần gần đây nhất xảy ra vào ngày 3 tháng 3 năm 2025, và kéo dài trong nhiều giờ cho đến khi Microsoft thông báo đã khắc phục được sự cố. Tôi xin nhắc lại rằng Teams hoạt động hoàn toàn trực tuyến, do đó các kênh liên lạc đã bị gián đoạn hoàn toàn trong suốt thời gian xảy ra vấn đề này.
Tin nhắn không mong muốn từ một liên hệ lạ trên Microsoft Teams, minh họa vấn đề spam và bảo mật tiềm ẩn.
Liệu tôi có quay lại dùng Microsoft Teams không?
Mặc dù Microsoft Teams cung cấp một bộ tính năng mạnh mẽ và tích hợp liền mạch với Microsoft 365, nhưng nó không phải là không có khuyết điểm. Các vấn đề như sự phức tạp quá mức, tùy chỉnh hạn chế và mức tiêu thụ tài nguyên cao có thể cản trở năng suất và làm cho nền tảng kém hiệu quả hơn so với các lựa chọn thay thế như Slack, Zoom hoặc Google Workspace.
Nói tóm lại, trừ khi tổ chức mà tôi cộng tác yêu cầu nghiêm ngặt nền tảng giao tiếp này, tôi sẽ thích sử dụng bất kỳ công cụ nào khác hơn.