Microsoft Excel từ lâu đã được công nhận là một trong những ứng dụng bảng tính mạnh mẽ và linh hoạt nhất hiện nay. Không chỉ là một công cụ quản lý dự án hiệu quả hay sổ cái tài chính cá nhân không thể thiếu, Excel còn được sử dụng cho vô vàn mục đích độc đáo khác như theo dõi lịch tập luyện, lập kế hoạch du lịch hay thậm chí là chơi game giải trí. Dù sở hữu kho tàng tính năng khổng lồ, ứng dụng “đếm số” của Microsoft vẫn có những khía cạnh cần được cải thiện để duy trì vị thế dẫn đầu trong kỷ nguyên công nghệ số.
Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt, nhiều đối thủ đã kịp thời bắt kịp và thậm chí còn mang đến những tính năng ưu việt hơn, giúp tăng cường năng suất và làm mượt mà quy trình làm việc của người dùng. Với vai trò là một chuyên gia SEO và biên tập viên tại caphecongnghe.com, chúng tôi tin rằng việc Microsoft tích hợp những tính năng đột phá này vào Excel sẽ là bước tiến quan trọng. Dưới đây là 5 tính năng tiêu biểu từ các nền tảng khác mà chúng tôi mong muốn Microsoft sẽ sớm giới thiệu trên Excel, bởi chúng thực sự mang lại lợi ích đáng kể cho cộng đồng người dùng Việt Nam.
1. Cộng tác thời gian thực với tính năng trò chuyện tích hợp
Nguồn cảm hứng: Google Sheets
Mặc dù không thường xuyên làm việc với bảng tính, nhưng khi cần, tôi thường dùng Excel để tổng hợp thu nhập, chi phí, các khoản đầu tư, chủ yếu phục vụ cho mục đích khai báo thuế. Do không tự làm hồ sơ thuế, tôi cần chia sẻ bảng tính này với kế toán viên. Đây chính là lúc tôi ước Excel có khả năng cộng tác mượt mà như Google Sheets. Khi dữ liệu trong bảng tính là động và có thể thay đổi thường xuyên, việc gửi đi gửi lại tệp Excel qua email với các bản cập nhật trở nên vô cùng tốn thời gian.
Thêm vào đó, nếu kế toán viên của tôi có bất kỳ câu hỏi nào về một mục nhập cụ thể, họ thường gọi điện để hỏi. Số lượng cuộc gọi sẽ tăng lên theo số lượng câu hỏi phát sinh. Nếu Excel cho phép trò chuyện trực tiếp ngay trong ứng dụng khi cộng tác với nhiều người dùng, quy trình làm việc sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều so với hiện tại, giúp các chuyên gia Việt Nam tối ưu hóa công việc.
Tính năng trò chuyện cộng tác trên Google Sheets
2. Tự động hóa tác vụ mà không cần lập trình chuyên sâu
Nguồn cảm hứng: Smartsheet
Excel sở hữu hàng loạt hàm và công thức mạnh mẽ, mở ra một thế giới khả năng mới cho việc xử lý dữ liệu. Một khi đã nắm vững cách sử dụng các hàm này, bạn có thể tạo ra “phép thuật” với những con số. Tuy nhiên, thách thức lớn nhất nằm ở việc học và áp dụng chúng. Các lập trình viên hoặc những người có kinh nghiệm về coding sẽ dễ dàng hơn trong việc tạo ra các tác vụ tự động hóa trong Excel, vì cú pháp tương tự như các ngôn ngữ lập trình khác. Nhưng đối với người dùng phổ thông, điều này có thể khá đáng sợ và phức tạp.
Tôi ước Excel có một cách tiếp cận tương tự như Smartsheet trong vấn đề này. Ứng dụng này cung cấp một giao diện đồ họa đơn giản, nơi bạn có thể thêm các giá trị đầu vào vào các cột như ‘nếu điều này’ (if this) và ‘thì điều đó’ (then that). Ví dụ, giả sử bạn có một bảng tính chứa hồ sơ chấm công của công ty. Trên Smartsheet, bạn có thể lập trình một hệ thống tự động hóa để gửi email cho nhân viên với số ngày nghỉ phép còn lại mỗi khi ô tương ứng của họ hiển thị ‘Vắng mặt’. Bạn cũng có thể thực hiện điều này trong Excel, nhưng sẽ đòi hỏi kiến thức kỹ thuật chuyên sâu hơn rất nhiều.
Giao diện tự động hóa không cần lập trình của Smartsheet
3. Nhập dữ liệu và làm mới tự động theo thời gian thực
Nguồn cảm hứng: Quip
Excel hỗ trợ nhập dữ liệu trực tiếp để tạo các bảng điều khiển dự án (project dashboards) hoặc những thứ đơn giản hơn như bảng tổng hợp (pivot tables). Bạn có thể nhập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau như các ứng dụng khác, cơ sở dữ liệu và trang web trực tuyến. Tuy nhiên, vấn đề lớn nhất là dữ liệu đã nhập không được làm mới theo thời gian thực. Bạn có thể thiết lập chu kỳ làm mới tự động hoặc sử dụng nút làm mới thủ công để nhập dữ liệu mới theo một tần suất nhất định, nhưng đó vẫn là một bước bổ sung không cần thiết.
Các nền tảng như Quip cho phép nhập dữ liệu thực sự được làm mới theo thời gian thực. Nếu bạn đã nhập một bảng thông qua API, các thay đổi trong dữ liệu nguồn sẽ được phản ánh ngay lập tức mà không cần bất kỳ sự can thiệp thủ công nào. Ví dụ, giả sử bạn đã nhập biểu đồ giá cho một sản phẩm đang bán tại cửa hàng và đã vẽ các dự báo dựa trên đó. Giả sử giá của một số sản phẩm dao động theo nhu cầu, tất cả các dự báo của bạn cũng sẽ tự động thay đổi theo thời gian thực. Đã đến lúc Excel cần có chức năng này để đạt được độ chính xác cao hơn, đặc biệt quan trọng trong các phân tích tài chính phức tạp.
Tính năng nhập và làm mới dữ liệu theo thời gian thực
4. Các mẫu quy trình làm việc định sẵn trực quan
Nguồn cảm hứng: Sheetgo
Không có gì ngạc nhiên khi Excel có nhiều mẫu dựng sẵn giúp bạn thực hiện vô số việc khác nhau. Chẳng hạn, bạn có thể sử dụng chúng để tạo kế hoạch du lịch, bảng theo dõi calo, hóa đơn cho khách hàng hoặc thậm chí là bảng chấm công cho trường học hay công ty. Mặc dù những mẫu này hữu ích, nhưng chúng không thực sự giúp ích cho chức năng cốt lõi là hoàn thành công việc hàng ngày trong Excel một cách có hệ thống.
Đó là lúc các mẫu quy trình làm việc trực quan trên Sheetgo trở nên tiện dụng. Nền tảng này có các mẫu được định sẵn mô phỏng nhiều quy trình làm việc khác nhau, cung cấp hướng dẫn từng bước cho người dùng để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Giả sử bạn được giao nhiệm vụ tạo một báo cáo dự án với nhiều luồng dữ liệu. Nếu bạn sử dụng mẫu Báo cáo Dự án trong Sheetgo, nó sẽ hướng dẫn bạn qua quy trình: đầu tiên là nhập dữ liệu từ tất cả các nguồn cần thiết, sau đó xử lý dữ liệu theo nhu cầu của bạn và cuối cùng là thực hiện báo cáo. Vì Excel có thể gây khó khăn cho người dùng mới, một tính năng như thế này có thể giúp nền tảng dễ sử dụng hơn rất nhiều.
Mẫu quy trình làm việc trực quan trên Sheetgo
5. Truy vấn dữ liệu bằng ngôn ngữ tự nhiên
Nguồn cảm hứng: Google Sheets
Một tính năng khác chắc chắn sẽ giúp việc sử dụng Excel đơn giản hơn là khả năng đặt câu hỏi dưới dạng các câu tự nhiên, giống như cách người ta trò chuyện với một người thật. Ví dụ, tính năng Explore (nay đã bị ngừng) của Google Sheets từng cho phép bạn hỏi những câu như “tỷ lệ phân chia doanh số theo khu vực là gì?” hoặc “bang nào có số lượng khách hàng tối đa?”. Thuật toán sau đó sẽ quét bảng tính và tìm câu trả lời.
Trong Excel, bạn sẽ phải sử dụng Power Query để có được kết quả tương tự, và ngay cả khi đó, bạn vẫn phải nhập thủ công để cho Excel biết nơi cần kiểm tra dữ liệu. Hãy tưởng tượng có thể xây dựng biểu đồ hình tròn chỉ bằng một lệnh đơn giản thay vì phải tạo bảng tổng hợp và sau đó tự tạo biểu đồ. Điều này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian quý báu. Không rõ tại sao Google lại loại bỏ tính năng này, nhưng đã đến lúc Microsoft thêm nó vào Excel để nâng cao trải nghiệm phân tích dữ liệu cho người dùng.
Truy vấn dữ liệu bằng ngôn ngữ tự nhiên trong Google Sheets
Đã đến lúc Excel cần bứt phá
Không thể phủ nhận rằng Excel vẫn là “tiêu chuẩn vàng” cho các ứng dụng bảng tính và mọi loại tính toán nặng hay phân tích dữ liệu. Tính linh hoạt mà nó mang lại với bảng tổng hợp (pivot tables), bảng điều khiển (dashboards) đã khiến nó trở thành lựa chọn hàng đầu của đa số các tập đoàn trên thế giới. Tuy nhiên, việc bổ sung những yếu tố then chốt này sẽ nâng tầm Excel lên một cấp độ mới, thậm chí có thể biến nó thành lựa chọn mặc định cho nhiều lĩnh vực hơn nữa. Điều này cũng có thể thúc đẩy các cá nhân hiện đang sử dụng các giải pháp thay thế miễn phí phải cân nhắc trả tiền cho phiên bản Office hoặc Microsoft 365 mới nhất.
Việc tích hợp các tính năng như cộng tác thời gian thực, tự động hóa không cần lập trình, làm mới dữ liệu tự động, mẫu quy trình làm việc trực quan và truy vấn bằng ngôn ngữ tự nhiên sẽ giúp Excel không chỉ giữ vững mà còn củng cố vị thế dẫn đầu. Caphecongnghe.com tin rằng đây là những bước tiến cần thiết để Excel tiếp tục là công cụ bảng tính vượt trội nhất, đáp ứng tối đa nhu cầu của người dùng trong bối cảnh công nghệ liên tục thay đổi.
Bạn đọc nghĩ sao về những tính năng này? Liệu có tính năng nào khác mà bạn mong muốn Excel sẽ có trong tương lai? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới và đừng quên theo dõi caphecongnghe.com để cập nhật những thông tin công nghệ mới nhất nhé!