Việc quản lý email ngày càng trở nên khó khăn và tốn thời gian hơn bao giờ hết. Hộp thư đến thường xuyên tràn ngập thư rác, quảng cáo và các thông báo không cần thiết, khiến chúng ta bỏ lỡ những thông tin quan trọng. Trong bối cảnh đó, việc tự host một máy chủ email riêng với vô vàn quy tắc hộp thư và cơ chế chống thư rác phức tạp dường như là một gánh nặng không đáng có. Nhiều người dùng lựa chọn ủy thác nhiệm vụ này cho các dịch vụ email chuyên nghiệp, những đơn vị sẵn lòng giúp bạn sắp xếp hộp thư để tập trung vào những email thực sự liên quan và dễ dàng hủy đăng ký khỏi những bản tin không đọc tới. Bên cạnh việc thử nghiệm các ứng dụng email khác nhau, có rất nhiều tiện ích mở rộng chất lượng mà bạn có thể thêm vào tài khoản Gmail của mình để bổ sung các tính năng mới ngay trên giao diện quen thuộc.
1. Thunderbird: Ứng Dụng Email Mã Nguồn Mở Mạnh Mẽ Liên Tục Cải Tiến
Mozilla Thunderbird vẫn là một trong những lựa chọn thay thế hàng đầu cho Outlook hoặc bất kỳ ứng dụng email máy tính để bàn nào khác. Ứng dụng này cung cấp các phiên bản cài đặt gốc cho Windows, Mac, Linux và Android, với phiên bản iOS đang được phát triển. Điều đáng chú ý là Thunderbird hoàn toàn miễn phí, không yêu cầu bất kỳ khoản phí đăng ký nào để truy cập các tính năng của nó. Người dùng có thể tích hợp nhiều tài khoản email, liên kết với lịch cá nhân và tận hưởng bộ điều khiển quyền riêng tư mạnh mẽ.
Các công cụ năng suất mã nguồn mở thay thế Notion và Trello
Giao diện người dùng từng không phải là điểm mạnh của Thunderbird, nhưng điều này đã thay đổi đáng kể với bản cập nhật v128 Nebula. Bản cập nhật này đã giới thiệu một thiết kế phẳng hiện đại, chế độ xem dạng thẻ giúp hiển thị nhiều thông tin hơn cùng lúc, các menu và biểu tượng được cải tiến, mang lại trải nghiệm người dùng tổng thể tốt hơn rất nhiều. Hiện tại, Thunderbird cũng hoạt động hiệu quả hơn trên các thiết bị màn hình cảm ứng, cho phép bạn thay đổi mật độ hiển thị email sang chế độ “Relaxed” để có đủ không gian thao tác bằng ngón tay trên các laptop cảm ứng. Hệ thống gắn thẻ (tagging system) giúp bạn sắp xếp các email đến thành các danh mục để dễ dàng quản lý hơn. Ngoài ra, có hàng tấn tiện ích mở rộng để bổ sung thêm tính năng nếu bạn cần thứ gì đó mà ứng dụng cơ bản chưa hỗ trợ. Thunderbird được thiết kế để bảo mật quyền riêng tư, giữ dữ liệu của bạn nằm trong tay bạn chứ không phải của các nhà quảng cáo.
Lý do nên sử dụng Thunderbird trên Windows thay vì Outlook
- Xem tại Thunderbird: https://www.thunderbird.net/en-US/
2. Boomerang: Nâng Tầm Hộp Thư Gmail Với Các Tính Năng Thông Minh
Nếu bạn là một trong số rất nhiều người không thể rời xa hộp thư Gmail của mình, bạn vẫn có thể bổ sung vô số chức năng mới bằng cách tích hợp các công cụ khác. Boomerang cung cấp một loạt tính năng hữu ích, ngay cả trên gói miễn phí, như theo dõi phản hồi, nhắc nhở theo dõi, theo dõi lượt click, nút tạm dừng hộp thư và khả năng lên lịch họp mà không cần rời khỏi hộp thư. Hơn nữa, bạn còn có tính năng Respondable, phân tích email của bạn khi bạn viết, đưa ra lời khuyên về phong cách giao tiếp và các quy tắc email nâng cao để bạn có cơ hội nhận được phản hồi tốt hơn.
Biểu tượng Boomerang Gmail
Tất cả những điều này đều rất tuyệt vời và có thể hữu ích ngay cả cho các tài khoản cá nhân. Tuy nhiên, những người dùng chuyên nghiệp sẽ muốn xem xét các gói đăng ký trả phí để có thêm các tùy chọn nâng cao cho các tính năng cơ bản, cùng với hàng loạt tính năng mà bất kỳ ai làm trong lĩnh vực bán hàng cũng sẽ muốn sở hữu.
- Xem tại Trang chính thức: https://www.boomeranggmail.com/
3. Todoist: Biến Email Thành Nhiệm Vụ, Tăng Cường Năng Suất
Todoist là một công cụ xuất sắc cho nhiều tác vụ cá nhân và công việc, và xử lý email chỉ là một trong số đó. Chúng ta yêu thích Todoist vì khả năng quản lý nhiệm vụ, nhưng bạn cũng có thể quản lý thời gian và nhiều kết nối mạnh mẽ để xử lý hộp thư đến. Các tính năng này bao gồm việc biến email thành các nhiệm vụ trong Todoist để bạn có thể theo dõi mọi lúc mọi nơi, bằng cách thêm tiện ích mở rộng vào ứng dụng email của bạn hoặc chuyển tiếp email đến tài khoản Todoist của bạn. Tùy thuộc vào ứng dụng email bạn đang sử dụng để chuyển tiếp, bạn có thể thiết lập để tự động lưu trữ hoặc đánh dấu đã đọc, giúp bạn nhanh chóng đạt được trạng thái Inbox Zero (hộp thư không còn email nào cần xử lý).
- Xem tại Chrome Web Store: https://chrome.google.com/webstore/detail/todoist-for-chrome/jldhpllghnbhlbpcmnajkpdmadaolakh?hl=en-GB
- Xem tại Apple App Store: https://apps.apple.com/us/app/todoist-to-do-list-tasks/id585829637
- Xem tại Microsoft Store: https://apps.microsoft.com/detail/xp99k37g9cwbdc?hl=en-US&gl=US
- Xem tại Firefox Add-ons: https://todoist.com/help/articles/use-firefox-with-todoist-SZItgdsFz
4. Spark: Ứng Dụng Email Hiện Đại Với Công Cụ Tổ Chức Thông Minh
Spark là một trong những ứng dụng email được đánh giá cao tại XDA, mặc dù các tính năng thực sự hữu ích của nó yêu cầu đăng ký trả phí. Với các công cụ tổ chức chuyên sâu, Spark biến hộp thư của bạn thành một danh sách việc cần làm được sắp xếp gọn gàng, làm nổi bật những email cần sự chú ý của bạn trong khi lọc bỏ những thông báo gây nhiễu. Ứng dụng sở hữu giao diện đẹp mắt, hiện đại được thiết kế để giúp bạn tập trung vào những điều quan trọng, như cách diễn đạt phản hồi của mình. Hộp thư được thống nhất cho nhiều tài khoản email, tích hợp tất cả các tính năng hiện đại mà bạn mong đợi để lên lịch và tạm ẩn email, và đó mới chỉ là các tính năng trong gói miễn phí.
Ứng dụng thư Spark Mail với giao diện trực quan
Gói miễn phí cũng cung cấp quyền truy cập vào Action Center, hoạt động như một chatbot cá nhân giúp bạn thực hiện các tác vụ email nếu bạn nhập lệnh. Bạn có thể sử dụng nó để lưu trữ email, lên lịch gửi, hoặc thực hiện bất kỳ tác vụ nào bạn có thể làm bằng chuột. Gói đăng ký trả phí bổ sung vô số công cụ AI để tóm tắt, sắp xếp hoặc viết email, cùng với tính năng ghi chú và dịch thuật bằng AI, rất tiện dụng. Bạn cũng có các cách để tắt tiếng các luồng hội thoại, nhóm email theo người gửi và một số tính năng chặn mạnh mẽ mà có thể đáng giá khoản đầu tư của riêng chúng.
- Xem tại Microsoft Store: https://apps.microsoft.com/detail/xpfcs9qjbkthvz?hl=en-US&gl=US
5. Canary Mail: Bảo Mật Email Tối Ưu Cùng Giao Diện Tối Giản
Ứng dụng email đa nền tảng này cho phép mã hóa email dễ dàng thông qua tính năng SecureSend, đảm bảo rằng email của bạn không bị đọc trộm trên đường đến người nhận. Hơn nữa, bạn có thể đặt ngày hết hạn để tự động hủy hoặc thu hồi khả năng đọc chúng bất cứ lúc nào. Điều này hoàn hảo nếu bạn muốn trải nghiệm cảm giác như điệp viên James Bond. Tuy nhiên, bạn sẽ cần gói đăng ký cao cấp nhất để sử dụng tính năng này, nhưng bạn có thể sẽ yêu thích giao diện người dùng tối giản và sử dụng nó cho cả những email thông thường.
Giao diện người dùng Canary Mail
Canary Mail còn mang đến giao diện sạch sẽ, hiện đại, khả năng thống nhất nhiều tài khoản email, tính năng thông báo đọc và các yếu tố thiết yếu hiện đại khác như tạm ẩn email để xử lý sau. Bạn cũng nhận được một bộ sưu tập các mẫu email, rất hữu ích, cùng với một số tùy chỉnh để làm cho hộp thư của bạn trở nên cá nhân hóa hơn. Ngoài ra, có hai gói trả phí, bổ sung các tính năng như AI Copilot để soạn tin nhắn, lên lịch và sự kiện trên lịch, cũng như công cụ dọn dẹp hộp thư. Gói cao cấp nhất còn thêm mã hóa PGP và một số tính năng bảo mật nâng cao.
Canary Email là một lựa chọn thay thế xuất sắc cho ứng dụng email của bạn.
- Xem tại Microsoft Store: https://apps.microsoft.com/detail/xpdc1prbhg5nj3?hl=en-us&gl=US
Lấy Lại Quyền Kiểm Soát Hộp Thư Email Của Bạn
Email từng là một công cụ tuyệt vời và hữu ích trước khi mọi thứ đòi hỏi bạn phải đăng ký vào danh sách email của họ, và trước khi các công ty bán danh sách email cho các nhà tiếp thị để tăng doanh thu. Nhưng ngày nay, hộp thư đến của chúng ta thường xuyên trong tình trạng hỗn độn, và những email quan trọng bị chôn vùi trong hàng tấn quảng cáo, thông báo blog và những thứ khác mà chúng ta thực sự không cần đọc.
Giao diện Thunderbird email trên trang XDA Developers
Việc lấy lại quyền kiểm soát hộp thư có thể đòi hỏi một khoản đầu tư nhỏ, nhưng hãy nghĩ về giá trị thời gian của bạn và bao nhiêu thời gian đó đang bị lãng phí trong hộp thư lộn xộn. Điều quan trọng là bạn nên thử nghiệm một vài tùy chọn khác nhau, bởi vì mỗi ứng dụng quản lý email hoặc ứng dụng máy tính để bàn đều xử lý mọi thứ hơi khác một chút. Mục tiêu là tìm ra công cụ phù hợp với cách bạn làm việc, chứ không phải một công cụ mà bạn phải thay đổi thói quen của mình để thích nghi. Hãy khám phá và chọn lựa để biến hộp thư của bạn thành một công cụ năng suất thực sự, thay vì một nguồn gây căng thẳng.