Notion là một không gian làm việc tất cả trong một mạnh mẽ, tự hào với hơn 120 tích hợp với các nền tảng và ứng dụng khác. Tuy nhiên, bạn đã thực sự tận dụng hết tiềm năng này chưa? Bằng cách kết nối Notion với các công cụ khác, người dùng có thể mở rộng khả năng và lấp đầy những khoảng trống chức năng mà Notion còn thiếu. Mặc dù Thư viện tích hợp của Notion có vẻ không mang lại nhiều giá trị nếu bạn chỉ sử dụng các nền tảng chuyên biệt, nhưng vẫn có những lựa chọn tích hợp ý nghĩa dành cho người dùng phổ thông hàng ngày, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc.
Bản thân Notion đã có khả năng thực hiện rất nhiều việc ngay từ đầu – từ xây dựng các công cụ theo dõi thời gian riêng đến tạo ra các hệ thống toàn diện để kiểm soát cuộc sống của bạn. Đó là một trong những lý do khiến Thư viện tích hợp của nó có vẻ còn thiếu sót, vì không chứa nhiều thứ thực sự cần thiết. Thay vì liệt kê các tích hợp “hàng đầu” quen thuộc của Notion, chúng ta hãy cùng khám phá các danh mục tích hợp chính và các ứng dụng thường được sử dụng trong đó để xem những tích hợp nào đáng để bạn bỏ công sức thêm vào nhằm nâng cao hiệu suất làm việc với Notion.
Hệ thống Notion quản lý chiến dịch quảng cáo, làm việc nhóm hiệu quả
5. Công cụ quản lý dự án
Sắp xếp công việc và cộng tác hiệu quả
Nếu bạn là người dùng cá nhân, Notion có thể chính là công cụ quản lý dự án của bạn. Tuy nhiên, đó có thể không phải là nền tảng quản lý dự án bạn sử dụng cho công việc, hoặc bạn đang chuyển đổi từ một nền tảng khác trong khi làm quen với Notion. Hai nền tảng nổi tiếng có tích hợp với Notion là Trello và Asana.
Cả hai tích hợp này chủ yếu cho phép bạn nhúng các bản xem trước vào Notion hoặc đồng bộ/nhập thông tin. Điều này có thể hữu ích khi chuyển đổi từ một trong các nền tảng này sang Notion, vì nó cho phép bạn truy cập dữ liệu Trello và Asana mà không cần rời khỏi Notion. Nó cũng tiện lợi nếu bạn đang sử dụng Notion như một bảng điều khiển cho nhiều nền tảng hơn là một hệ thống quản lý dự án chuyên biệt. Với các tích hợp Notion này, việc quản lý công việc và dự án trở nên liền mạch hơn bao giờ hết.
4. Tích hợp truy cập và nhúng lưu trữ đám mây
Dễ dàng truy cập file trên nhiều nền tảng
Notion thiếu hỗ trợ cho một số nền tảng lưu trữ đám mây, bao gồm Proton Drive và Microsoft OneDrive. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng Google Drive, Dropbox hoặc Box, các tích hợp Notion của chúng rất đáng để cân nhắc. Các tích hợp này cung cấp chức năng tương tự nhau:
- Google Drive: Đính kèm và xem trước tài liệu, bảng tính, và slide trực tiếp trong Notion.
- Box: Duyệt file, dán liên kết Box vào Notion, và nhúng bản xem trước.
- Dropbox: Duyệt file và nhúng bản xem trước trong Notion.
Việc nhúng file vào Notion hữu ích hơn nhiều so với chỉ dán các liên kết thô. Ví dụ, bản xem trước PDF cho phép bạn xem nội dung mà không cần mở tài liệu. Nhược điểm chính là đôi khi cần cấp lại quyền truy cập, điều này có thể gây ra vấn đề truy cập cho những người cộng tác.
3. Tự động hóa quy trình làm việc và tiết kiệm thời gian
Vượt xa những gì có trong thư viện tích hợp
Các tích hợp này nằm trong số những công cụ mạnh mẽ nhất hiện có, nhưng chúng đòi hỏi một quá trình học hỏi và thiết lập ban đầu. Khả năng của chúng chỉ bị giới hạn bởi những gì bạn cấu hình trong chính các nền tảng đó. IFTTT (If This Then That) kết nối Notion với hơn 700 ứng dụng, Zapier với hơn 5.000 ứng dụng và Integrately với hơn 1.100 ứng dụng.
Tên của IFTTT đã giải thích cách các nền tảng này hoạt động: tự động hóa về cơ bản là lập trình các tác vụ với cú pháp “Nếu điều này xảy ra, thì hãy làm điều kia.” Nhiều chức năng tự động hóa diễn ra bên ngoài nền tảng. Một số ví dụ về cách tận dụng tích hợp Notion để tự động hóa bao gồm:
- Nếu một thẻ Trello được giao cho bạn, thì tạo một mục danh sách công việc trong Notion.
- Nếu một tin nhắn Slack được đánh dấu, thì thêm nó như một nhiệm vụ ưu tiên trong Notion.
- Nếu một sự kiện Google Calendar được tạo, thì đồng bộ nó với Notion và đăng thông báo trong Slack.
- Nếu bạn thêm một mục thông qua Siri hoặc Alexa, thì tạo một mục tương ứng trong Notion.
2. Sơ đồ tư duy và hình dung ý tưởng
Hình dung ý tưởng và các khái niệm
Trong khi công cụ miễn phí yêu thích của chúng ta, Draw.io, không khả dụng dưới dạng tích hợp Notion, Mindmap.so và Miro cung cấp các lựa chọn thay thế tuyệt vời. Nếu bạn là người suy nghĩ trực quan, lập sơ đồ tư duy là một cách xuất sắc để động não, phân tích các chủ đề phức tạp và sắp xếp các ý tưởng đa tầng.
- Mindmap.so: Thay vì tích hợp vào Notion, Mindmap.so cho phép bạn nhập các trang và cơ sở dữ liệu Notion vào nền tảng của riêng nó, cho phép bạn xem trước nội dung Notion trực tiếp trong Mindmap.so.
- Miro: Cho phép nhúng các bảng Miro trực tiếp vào Notion với tính năng đồng bộ hóa thời gian thực, đảm bảo rằng các cập nhật trong Notion phản ánh ngay lập tức trong Miro.
Các mẫu Notion phổ biến giúp tối ưu hóa công việc và cuộc sống
1. Các tích hợp Notion độc lập đáng chú ý
Nâng cao trải nghiệm Notion của bạn
Một số tích hợp Notion không phù hợp hoàn hảo vào một danh mục cụ thể, nhưng vẫn cung cấp chức năng có giá trị. Một trong những tích hợp được nhắc đến thường xuyên nhất là Fillout Forms – một công cụ xây dựng biểu mẫu được thiết kế cho Notion, giúp điền dữ liệu phản hồi vào cơ sở dữ liệu của bạn.
Hầu hết các tích hợp Notion chủ yếu cho phép nhúng nội dung từ nền tảng này sang nền tảng khác. Tuy nhiên, một số ít cung cấp chức năng bổ sung có thể nâng cao đáng kể khả năng vốn đã mạnh mẽ của Notion. Các tích hợp giá trị nhất là các công cụ tự động hóa như IFTTT và Zapier, nhưng các gói miễn phí của chúng lại bị giới hạn đến mức chúng chỉ giống như các bản demo được cường điệu hóa. Các hạn chế này dường như được thiết kế để khuyến khích người dùng nâng cấp lên gói trả phí khi họ nhận ra rằng không thể làm được nhiều việc mà không nâng cấp.
Dù bạn sử dụng Notion cho mục đích gì, bạn có thể đã tìm ra cách để nó phục vụ nhu cầu của mình – có lẽ đó là lý do tại sao các tích hợp Notion không nhận được nhiều sự chú ý. Tuy nhiên, các tùy chọn nhúng thực sự hữu ích nếu bạn đã sử dụng một số nền tảng được đề cập, vì vậy việc tích hợp chúng vào quy trình làm việc có thể là một bổ sung đáng giá, giúp tối ưu hóa trải nghiệm sử dụng công nghệ của bạn.