Dù bạn đang sử dụng hệ điều hành Windows hay macOS, bộ ứng dụng Microsoft Office từ lâu đã được xem là tiêu chuẩn vàng trong việc soạn thảo tài liệu, xử lý bảng tính và tạo các bài thuyết trình. Tuy nhiên, với việc Microsoft 365 gần đây đã tăng giá do bổ sung Copilot, cùng với chi phí ban đầu vốn đã không hề rẻ, việc tìm kiếm một giải pháp thay thế tiết kiệm hơn là điều hoàn toàn dễ hiểu.
Thực tế, không ít người dùng đã cân nhắc ngừng gia hạn Microsoft 365. Mặc dù phần mềm trên macOS thường có xu hướng đắt đỏ hơn, bạn sẽ vui mừng khi biết rằng vẫn có những lựa chọn thay thế Microsoft Office hoàn toàn miễn phí mà chất lượng không hề kém cạnh. Nếu bạn đang tìm kiếm những ứng dụng giúp tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả công việc, đừng tìm đâu xa; dưới đây là những gợi ý tuyệt vời mà caphecongnghe.com dành cho bạn.
Laptop Windows 11 chạy OnlyOffice trên nền cửa sổ Microsoft Word, minh họa so sánh các bộ phần mềm văn phòng
1. LibreOffice: Bộ Ứng Dụng Văn Phòng Mã Nguồn Mở Đáng Tin Cậy
Tổng quan về LibreOffice
LibreOffice là một trong những bộ ứng dụng văn phòng mã nguồn mở nổi tiếng và được tin dùng nhất. Mặc dù có thể một số người không quá yêu thích giao diện của nó, nhưng không thể phủ nhận rằng LibreOffice hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình. Thậm chí, ở một số khía cạnh, nó còn vượt trội hơn so với các bộ ứng ứng dụng miễn phí khác cùng loại. LibreOffice cung cấp đầy đủ các công cụ thay thế cho Word, Excel và PowerPoint với tên gọi tương ứng là Writer, Calc và Impress.
Đặc biệt, LibreOffice còn tích hợp một công cụ quản lý cơ sở dữ liệu (Base), về cơ bản là một giải pháp thay thế cho Microsoft Access mà hầu như không có bộ ứng dụng miễn phí nào khác cung cấp. Bên cạnh đó, nó còn bao gồm công cụ vẽ (Draw) và một ứng dụng chuyên dụng để viết các công thức toán học phức tạp (Math).
Giao diện LibreOffice Writer, Calc, Impress và Draw trên Windows 11, thể hiện các ứng dụng văn phòng mã nguồn mở
Điểm mạnh và nhược điểm thực tế
Việc có được tất cả các công cụ này hoàn toàn miễn phí là một thành tựu không hề nhỏ, và LibreOffice đã làm rất tốt. Trong quá trình trải nghiệm, có một vài vấn đề nhỏ khi nhập một số tệp CSV phức tạp dùng cho công việc, với các ký tự lạ xuất hiện khiến việc sắp xếp và lọc dữ liệu trở nên khó khăn hơn. Tuy nhiên, cũng cần thừa nhận rằng các tệp CSV này khá phức tạp và được định dạng theo cách đặc biệt, gây ra vấn đề với một số ứng dụng khác trong danh sách này.
Một điểm trừ lớn với LibreOffice là giao diện người dùng dường như lấy cảm hứng từ các ứng dụng Office đời cũ hơn là các phiên bản hiện đại, và nó có cảm giác hơi lộn xộn. Có quá nhiều biểu tượng trên màn hình và chúng không được chú thích rõ ràng, nên người dùng sẽ mất một thời gian để làm quen. Tin tốt là LibreOffice có khả năng tùy biến rất cao, cho phép bạn điều chỉnh giao diện theo ý muốn để trông hiện đại và gọn gàng hơn.
Logo LibreOffice, đại diện cho phần mềm văn phòng miễn phí và mã nguồn mở
LibreOffice cung cấp một bộ công cụ mạnh mẽ, đa năng và hoàn toàn miễn phí, phù hợp cho nhiều nhu cầu sử dụng từ cơ bản đến nâng cao.
2. OnlyOffice: Đơn Giản, Hiện Đại và Khả Năng Cộng Tác
Giao diện dựa trên tab và tính năng nổi bật
OnlyOffice là một bộ ứng dụng văn phòng tuyệt vời nếu bạn tìm kiếm sự đơn giản và hiệu quả. Điểm nổi bật ngay từ đầu là giao diện của OnlyOffice hoàn toàn dựa trên các tab, nghĩa là bạn không cần mở riêng từng ứng dụng. Việc chỉnh sửa tài liệu, bảng tính hoặc bài thuyết trình đều được thực hiện trong cùng một cửa sổ, giúp bạn dễ dàng quản lý tất cả các tệp công việc mà không phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng khác nhau.
OnlyOffice hoàn toàn miễn phí khi sử dụng offline. Ngoài ra, bạn có thể tạo một tài khoản OnlyOffice Cloud miễn phí với 2GB dung lượng lưu trữ, cho phép cộng tác theo thời gian thực trên các tài liệu được chia sẻ, tương tự như bộ ứng dụng của Microsoft. Các tài liệu trực tuyến sử dụng trình chỉnh sửa dựa trên web, nhưng giao diện vẫn giống hệt với giao diện offline tiêu chuẩn, đảm bảo không có đường cong học tập nào bạn cần phải thích nghi.
Laptop Windows 11 hiển thị giao diện OnlyOffice, minh họa ứng dụng văn phòng miễn phí với tính năng cộng tác
Trải nghiệm sử dụng và hạn chế
Ngoài các ứng dụng văn phòng tiêu chuẩn, OnlyOffice còn bao gồm khả năng đánh dấu các tệp PDF, một tính năng tiện lợi. OnlyOffice được định hướng nhiều hơn cho các nhóm làm việc, nhưng người dùng cá nhân hoàn toàn có thể sử dụng hiệu quả. Vấn đề lớn nhất mà người dùng có thể gặp phải là khả năng xử lý một số tệp CSV phức tạp, khiến nó không phải là lựa chọn lý tưởng cho các tác vụ cần xử lý dữ liệu bảng tính chuyên sâu.
Nhìn chung, OnlyOffice mang lại trải nghiệm gọn gàng, hiện đại và rất thích hợp cho những ai muốn một giải pháp văn phòng tích hợp, đặc biệt là khi cần cộng tác trực tuyến.
Logo OnlyOffice, biểu tượng của bộ phần mềm văn phòng gọn nhẹ và miễn phí
3. SoftMaker FreeOffice: Giao Diện Quen Thuộc, Hiệu Năng Tốt
Thiết kế thân thiện và khả năng xử lý file
SoftMaker FreeOffice là một lựa chọn thay thế Microsoft Office xuất sắc khác, cũng có sẵn cho cả Mac và Windows. Ứng dụng này nổi bật nhờ nhiều lý do tương tự như OnlyOffice. Nó sở hữu giao diện người dùng cố gắng bắt chước phong cách của bộ Office của Microsoft, trông khá đẹp mắt và rất gọn gàng. Về mặt tính năng, nó cũng đáp ứng gần như mọi thứ bạn mong muốn, với các ứng dụng riêng biệt cho Word (gọi là TextMaker), Excel (PlanMaker) và PowerPoint (Presentations).
Giao diện của FreeOffice được đánh giá là dễ chịu hơn một chút so với OnlyOffice, và nó cũng xử lý các tệp CSV tốt hơn nhiều, giảm thiểu các vấn đề mà OnlyOffice gây ra.
Giao diện Presentations của SoftMaker FreeOffice, một lựa chọn thay thế miễn phí cho PowerPoint
Hạn chế của phiên bản miễn phí
Tuy nhiên, khi xét về bảng tính, FreeOffice có một hạn chế có thể gây rắc rối: bạn không thể tạo bảng trong bảng tính. Tính năng này được dành riêng cho phiên bản trả phí của các ứng dụng này.
Mặc dù vậy, tùy thuộc vào trường hợp sử dụng của bạn, FreeOffice vẫn là một lựa chọn tuyệt vời, đáp ứng gần như tất cả các tính năng cần thiết trong một bộ ứng dụng văn phòng. Đây là một giải pháp hữu ích cho những ai ưu tiên giao diện quen thuộc và hiệu năng ổn định.
Logo SoftMaker FreeOffice, biểu trưng cho bộ ứng dụng văn phòng miễn phí với giao diện quen thuộc
4. MobiOffice: Bước Tiến Mới Trong Các Giải Pháp Miễn Phí
Giao diện độc đáo và khả năng xử lý dữ liệu vượt trội
MobiOffice là một trong những ứng dụng đầu tiên trong danh sách này mà chúng tôi thực sự không ngần ngại giới thiệu. Đây là một bộ công cụ tuyệt vời khác tập trung vào các chức năng cơ bản của một bộ ứng dụng văn phòng: Tài liệu (với MobiDocs), Bảng tính (MobiSheets) và Trình chiếu (MobiSlides). Tất cả các ứng dụng này đều cung cấp các lựa chọn thay thế tuyệt vời cho bộ Microsoft Office trên Mac, với giao diện người dùng được thiết kế riêng, pha trộn giữa phong cách ứng dụng Office cổ điển và thiết kế sau năm 2010.
Các ứng dụng này không sử dụng tab, nhưng tất cả các tùy chọn có sẵn trên thanh công cụ đều được gắn nhãn rõ ràng hơn và có các biểu tượng dễ nhìn, giúp người dùng dễ dàng làm quen. Ngay cả các tùy chọn menu trên thanh công cụ cũng được trình bày khác thường, với hình ảnh đại diện cho từng tính năng, khiến chúng rất dễ sử dụng.
Khi nói đến các tệp CSV, MobiOffice là ứng dụng đầu tiên trong danh sách này xử lý việc nhập các tệp CSV một cách trơn tru. Mặc dù các tệp này bao gồm các số có dấu phẩy và các dấu phân cách khác, cùng với ký hiệu đô la, MobiSheets vẫn có thể nhận diện các ô này là số và sắp xếp chúng một cách chính xác, đây là một điểm cộng lớn.
Những điểm cần cân nhắc
Tuy nhiên, MobiOffice vẫn có một số hạn chế. Thứ nhất, ứng dụng này thường xuyên nhắc nhở người dùng mua phiên bản đầy đủ, với các cửa sổ bật lên liên tục trong khi làm việc. Thứ hai, một số tính năng tương đối cơ bản lại không miễn phí. Trong MobiSlides, bạn không thể sử dụng hiệu ứng chuyển slide hoặc hoạt ảnh đối tượng trong phiên bản miễn phí, điều này làm giảm đáng kể tính hữu dụng của ứng dụng.
Mặc dù vậy, tùy thuộc vào mục đích sử dụng chính của bạn, những hạn chế này có thể không thành vấn đề, và MobiOffice vẫn nổi bật ở nhiều khía cạnh khác.
Logo MobiOffice (Officesuite), đại diện cho bộ ứng dụng văn phòng di động và desktop
5. WPS Office: Lựa Chọn Tối Ưu Cho Hiệu Suất và Tính Năng
Sự kết hợp hoàn hảo giữa giao diện và tính năng
Trong số các lựa chọn thay thế Office miễn phí, WPS Office khó có đối thủ. Đây là một công cụ khác tập trung vào các tính năng cơ bản của bộ ứng dụng văn phòng, với khả năng chỉnh sửa tài liệu, bảng tính và bài thuyết trình đều trong cùng một ứng dụng. Nó cũng có thể chỉnh sửa và đánh dấu các tệp PDF, và giao diện dựa trên tab được rất nhiều người dùng yêu thích vì sự tiện lợi.
Đặc biệt, WPS Office mang lại lợi ích tốt nhất của cả hai thế giới: bạn có thể tạo các không gian làm việc (cửa sổ) riêng biệt, giúp nhóm các tệp cho cùng một dự án lại với nhau, hoặc có các cửa sổ riêng nếu muốn các dự án khác nhau được tách biệt hoàn toàn.
Giao diện WPS Office trên máy tính, thể hiện các tính năng như tài liệu, bảng tính và trình chiếu trong một ứng dụng
Trải nghiệm thực tế và khuyến nghị
Về giao diện người dùng, WPS Office rất giống với bộ Office của Microsoft, đây là một điểm cộng lớn. Các tab giúp bạn dễ dàng tìm thấy những gì mình cần và các biểu tượng cũng rất hấp dẫn trên Mac. Mặc dù có phiên bản trả phí của WPS Office, nhưng phiên bản miễn phí vẫn bao gồm tất cả các tính năng thiết yếu trên ba ứng dụng chính, vì vậy bạn không bị khóa các tính năng như chuyển đổi slide hay hoạt ảnh. Bạn thậm chí còn nhận được 1GB bộ nhớ đám mây miễn phí, cho phép làm việc trên nhiều thiết bị và cộng tác theo thời gian thực.
Điểm cộng cuối cùng là WPS Office không gặp bất kỳ vấn đề nào khi quản lý các tệp CSV, dữ liệu được phân tích cú pháp chính xác và có thể sắp xếp các số một cách đúng đắn mà không cần điều chỉnh giá trị ô. Với tất cả những ưu điểm này, WPS Office xứng đáng là bộ ứng dụng văn phòng được khuyến nghị hàng đầu.
Logo WPS Office, biểu tượng của bộ ứng dụng văn phòng toàn diện và miễn phí
Kết Luận
Việc tìm kiếm một giải pháp thay thế Microsoft Office miễn phí nhưng vẫn hiệu quả là một nhu cầu chính đáng của nhiều người dùng công nghệ tại Việt Nam. Dù bộ ứng dụng của Apple (Pages, Numbers, Keynote) được cung cấp miễn phí trên macOS, giao diện và một số vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng có thể không làm hài lòng tất cả mọi người. Tương tự, Google Docs, dù tiện lợi, nhưng lại là công cụ dựa trên web và bài viết này tập trung vào các ứng dụng chạy cục bộ.
Với vai trò là chuyên gia tại caphecongnghe.com, chúng tôi tin rằng các lựa chọn trên, đặc biệt là WPS Office, mang lại giá trị vượt trội. Với những người dùng không quá chuyên sâu, việc chi trả một khoản phí hàng năm hoặc một lần cho Microsoft 365 có thể là quá mức cần thiết. Các giải pháp miễn phí này không chỉ giúp bạn tiết kiệm chi phí mà còn cung cấp đầy đủ các tính năng cơ bản để hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
Chúng tôi khuyến khích bạn tải về và tự mình trải nghiệm từng ứng dụng để tìm ra bộ công cụ phù hợp nhất với nhu cầu cá nhân. Đừng ngần ngại khám phá và chia sẻ trải nghiệm của bạn với cộng đồng công nghệ Việt Nam tại caphecongnghe.com!