Với tư cách là một người luôn khao khát tìm kiếm không gian làm việc kỹ thuật số hoàn hảo, tôi mong muốn tạo ra một nơi mà những ý tưởng được kết nối liền mạch, thông tin dễ dàng được truy xuất và năng suất làm việc luôn trôi chảy. Giống như nhiều người khác, tôi đã thử vô số ứng dụng ghi chú và hệ thống quản lý kiến thức cá nhân (PKM), mỗi loại đều hứa hẹn sẽ là câu trả lời cuối cùng. Thế nhưng, luôn có điều gì đó còn thiếu.
Tôi đã nghe nói về Capacities từ trước nhưng vẫn còn do dự chưa muốn chuyển đổi. Cuối cùng, tôi quyết định dùng thử Capacities và ngay lập tức cảm nhận được tác động rõ rệt. Thật lòng mà nói, tôi đang tự trách mình vì đã không trải nghiệm sớm hơn. Đây là câu chuyện về cách Capacities đã thay đổi quy trình làm việc của tôi và tại sao tôi tin rằng nó cũng có thể làm điều tương tự cho bạn, đặc biệt trong bối cảnh các công cụ PKM đang ngày càng phát triển tại Việt Nam.
Biểu đồ so sánh tính năng của ứng dụng quản lý kiến thức Capacities và Logseq, hai lựa chọn thay thế Obsidian.
Thiết Kế Hướng Đối Tượng: Yếu Tố Thay Đổi Cuộc Chơi Trong Quản Lý Kiến Thức
Điều thực sự làm Capacities trở nên khác biệt là thiết kế hướng đối tượng độc đáo của nó. Không giống như các ứng dụng ghi chú truyền thống, tôi không cần phải đối phó với những tài liệu bị cô lập. Bạn có thể coi các đối tượng (objects) là những khối xây dựng tri thức với các thuộc tính cụ thể. Cách tiếp cận này loại bỏ cấu trúc thư mục cứng nhắc trong quá khứ và cho phép truy xuất thông tin dễ dàng. Đối với tôi, nó giống như một bộ não thứ hai phát triển cùng với sự hiểu biết của mình.
Tùy Chỉnh Mọi Ghi Chú Với Khối Tri Thức Riêng Biệt
Là một người đam mê ẩm thực, tôi muốn tổ chức các công thức nấu ăn yêu thích của mình. Trong một ứng dụng truyền thống, tôi sẽ cần một thư mục gọi là “Công thức” với các tệp văn bản riêng lẻ cho mỗi món ăn. Cách này có thể hoạt động, nhưng nó không thể phân biệt các công thức đó với những ghi chú khác.
Trong Capacities, tôi đã tạo một loại đối tượng “Công thức Nấu ăn” với các thuộc tính sau:
- Tên (văn bản)
- Ẩm thực (thẻ)
- Thành phần (hộp kiểm)
- Hướng dẫn (văn bản)
- Đánh giá (số)
- Nguồn (văn bản)
- Thời gian nấu
- Hình ảnh
Cách tiếp cận hướng đối tượng này đã biến bộ sưu tập công thức của tôi thành một cơ sở tri thức vững chắc. Tương tự, tôi đã tạo một đối tượng “Dự Án” với các thuộc tính như Tên dự án, Trạng thái, Hạn chót, Nhiệm vụ, Tài liệu và Khách hàng.
Không gian làm việc Capacities của tôi cũng có một đối tượng “Sách” với các thuộc tính Tiêu đề, Tác giả, Ý chính, Tóm tắt, Trích dẫn, Ghi chú và Liên kết. Tôi đã tạo thêm một số đối tượng cho các bài đăng blog, video, nội dung mạng xã hội và thông tin về những người quan trọng. Bằng cách cấu trúc thông tin thành các đối tượng với các thuộc tính được định nghĩa rõ ràng, Capacities giúp tôi tạo ra một cơ sở tri thức mạnh mẽ, hỗ trợ phong cách ghi chú và quản lý thông tin riêng của tôi một cách hiệu quả.
Chế Độ Xem Lịch Tích Hợp: Lý Tưởng Cho Nhật Ký Kỹ Thuật Số Của Bạn
Việc tích hợp lịch là lý tưởng để tạo ra một nhật ký kỹ thuật số liền mạch. Nó loại bỏ nhu cầu về các ứng dụng nhật ký riêng biệt hoặc các đối tượng tùy chỉnh rườm rà. Capacities xử lý mỗi ngày trong lịch như một không gian riêng dành cho các ghi chú của tôi. Điều này có nghĩa là tôi không phải tạo một đối tượng riêng cho “Mục Nhập Nhật Ký Hàng Ngày” hoặc loay hoay giữa các phần khác nhau. Những suy nghĩ, sự kiện và suy ngẫm hàng ngày của tôi tự nhiên khớp vào ngữ cảnh của lịch.
Một Tiện Ích Đắc Lực Cho Dòng Chảy Công Việc Hàng Ngày
Giao diện chính của Capacities hiển thị các ghi chú và tùy chọn menu, làm nổi bật khả năng quản lý kiến thức linh hoạt.
Chế độ xem lịch tự động sắp xếp các mục nhập của tôi theo thứ tự thời gian. Điều này loại bỏ nhu cầu phân loại hoặc gắn thẻ thủ công theo ngày. Tôi có thể dễ dàng liên kết các sự kiện, người, dự án hoặc bất kỳ đối tượng nào khác vào các mục nhập hàng ngày của mình. Ví dụ, khi tôi có một cuộc họp với ai đó, tôi thêm một thẻ liên quan, chèn một đối tượng “Người” và ghi lại các ghi chú cuộc họp.
Chế độ xem lịch cũng cho phép tôi thêm ngữ cảnh vào các ghi chú hàng ngày bằng cách bao gồm các sự kiện, lời nhắc và nhiệm vụ đã lên lịch. Điều này giúp tôi có cái nhìn tổng quan toàn diện về một ngày của mình, đồng thời dễ dàng truy xuất thông tin khi cần.
Ảnh minh họa cách tạo nhật ký kỹ thuật số trong Notion, so sánh với tính năng lịch tích hợp của Capacities.
Gói Miễn Phí Mạnh Mẽ: Đáp Ứng Hầu Hết Mọi Nhu Cầu
Không thiếu các ứng dụng PKM trên thị trường, thậm chí một số còn cung cấp tiện ích bổ sung AI. Tuy nhiên, hầu hết chúng chỉ cung cấp các mục nhập văn bản cơ bản và số lượng khối (blocks) hạn chế trong gói miễn phí, khóa phần lớn các tính năng quan trọng đằng sau một gói đăng ký trả phí. Đó không phải là trường hợp của Capacities.
Miễn Phí Nhưng Vượt Trội So Với Đối Thủ
Chế độ xem đồ thị (graph view) trong Capacities thể hiện mối liên kết giữa các ý tưởng và ghi chú trong hệ thống PKM.
Gói miễn phí của Capacities cung cấp không giới hạn không gian, đối tượng và khối. Nó cũng bao gồm đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị (không giống như Obsidian), hỗ trợ ngoại tuyến, tải lên media lên đến 100MB mỗi tháng, tìm kiếm toàn văn và nhiều tính năng khác. Những tính năng này quá đủ cho quy trình làm việc của tôi. Đây là một sự thay đổi đáng mừng so với các công cụ PKM khác thường có giá khoảng 10 đô la mỗi tháng. Gói miễn phí này giúp Capacities trở thành một lựa chọn hấp dẫn cho người dùng Việt Nam muốn trải nghiệm công cụ quản lý kiến thức cao cấp mà không tốn kém.
Hệ Thống PKM Thật Sự Phục Vụ Bạn, Không Phải Ngược Lại
Với các công cụ PKM thông thường như Notion, Obsidian và Evernote, tôi thường mất nhiều thời gian hơn vào việc tổ chức và quản lý cơ sở kiến thức của mình. Đôi khi, nó lại trở thành một yếu tố gây giảm năng suất. Capacities có một cách tiếp cận khác biệt ở đây. Tôi đã tạo một số đối tượng theo nhu cầu của mình, và hệ thống PKM của tôi đã sẵn sàng để sử dụng. Tôi chưa bao giờ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm một ghi chú liên quan từ trung tâm kiến thức của mình.
Tối Ưu Hóa Năng Suất, Giải Phóng Thời Gian Tổ Chức
Giao diện người dùng của Capacities với các chức năng liên quan đến AI hoặc công cụ hỗ trợ thông minh, tối ưu hóa quy trình làm việc.
Khả năng lưu nội dung từ WhatsApp, Telegram, Gmail và các ứng dụng khác là một tiện ích bổ sung tiện lợi khác. Nó loại bỏ nhu cầu sao chép và dán thông tin thủ công, giúp hợp lý hóa quy trình làm việc của tôi trong thời gian ngắn. Sự kết hợp của các tính năng này cho phép tôi tạo ra một hệ thống PKM thực sự thích ứng với các quy trình làm việc và sở thích độc đáo của mình, thay vì phải thay đổi cách làm việc để phù hợp với công cụ. Điều này đặc biệt quan trọng để đạt được năng suất tối ưu trong môi trường làm việc kỹ thuật số ngày nay.
Quyết Định Thay Đổi Năng Suất (Và Tiết Lộ)
Nhìn chung, Capacities có khả năng (không phải chơi chữ) thay đổi cách tôi quản lý thông tin và kết nối các ý tưởng. Đó là một không gian làm việc năng động thích ứng với cách tư duy của tôi. Nếu bạn cũng giống như tôi, liên tục tìm kiếm một không gian làm việc kỹ thuật số hoàn hảo, tôi thực sự khuyên bạn nên dùng thử Capacities.
Nếu bạn đang là người dùng Notion hiện tại và vẫn còn băn khoăn về việc chuyển sang Capacities, hãy tham khảo bài viết so sánh chuyên sâu của chúng tôi để đưa ra quyết định phù hợp nhất.