Việc theo dõi các biên lai, hóa đơn luôn là một gánh nặng, dù là cho mục đích lập ngân sách, theo dõi chi tiêu hay chuẩn bị cho mùa thuế. Khối lượng khổng lồ các email và biên lai giấy có thể nhanh chóng trở nên quá tải. Trong một thời gian dài, tôi từng phải ghi lại các khoản chi tiêu và mục thuế này một cách thủ công, hoặc đơn giản là bỏ cuộc, và điều đó thường dẫn đến một mớ hỗn độn không thể quản lý. Đây chính là lúc cơ sở dữ liệu của Notion phát huy tác dụng. Tôi đã dành thời gian tinh chỉnh một hệ thống có khả năng tự động hóa toàn bộ quy trình biến các biên lai email thành các mục được tổ chức gọn gàng trong Notion.
Hãy cùng tôi khám phá thiết lập chính xác của mình và xem cách tôi đã đạt được quy trình quản lý tài chính “thiết lập và quên” này, một giải pháp đã thực sự thay đổi cách tôi quản lý biên lai.
Tự động hóa quản lý biên lai email vào Notion với Zapier
Trước Khi Bắt Đầu: Những Gì Bạn Cần Chuẩn Bị
Mặc dù Notion cung cấp nhiều thủ thuật tự động hóa, nhưng nền tảng này không kết nối trực tiếp với tài khoản Gmail của bạn. Bạn cần sử dụng một dịch vụ bên thứ ba để kết nối cả hai tài khoản và tạo một trình kích hoạt (trigger). Mặc dù có nhiều công cụ như vậy, trong ví dụ này, tôi sẽ sử dụng Zapier. Đây là một trong những công cụ tự động hóa phổ biến nhất hiện nay, cung cấp giao diện người dùng trực quan, nhiều tính năng và hoạt động với hàng ngàn công cụ năng suất, bao gồm cả Gmail và Notion.
Giao diện chính Zapier giúp kết nối Gmail và Notion
Ngoài ra, tôi cũng đã tạo một quy tắc trong Gmail để tự động áp dụng nhãn “Receipts” (Biên lai) cho các email từ Amazon, Best Buy, Walmart, eBay và các người gửi có liên quan khác. Tôi sẽ sử dụng nhãn này khi tạo một Zap trong Zapier (chúng ta sẽ nói thêm về điều này trong giây lát).
Tạo Cơ Sở Dữ Liệu Biên Lai Trong Notion
Trước khi kết nối Gmail với Notion và tự động hóa toàn bộ quy trình, điều quan trọng là phải tạo một cơ sở dữ liệu trong Notion. Tôi sẽ sử dụng cơ sở dữ liệu này để tạo các mục mới dựa trên các email đến được gắn nhãn “Receipts”. Đầu tiên, hãy đảm bảo bạn đã tạo một tài khoản mới tại Zapier và thực hiện các bước dưới đây.
- Khởi chạy Notion và tạo một trang mới với một biểu tượng và một banner.
- Gõ /database và chèn một cơ sở dữ liệu mới với tên phù hợp (ví dụ: “Biên lai Gmail”).
- Tôi đã thêm các cột như Tên (Name – text), Tệp & Phương tiện (Files & media), Email Người Gửi (Recipient Email) và Chủ Đề (Subject).
Thiết lập cơ sở dữ liệu biên lai trong Notion với các cột cần thiết
Bây giờ là lúc kết nối tài khoản Notion của chúng ta với Zapier.
Kết Nối Tài Khoản Notion Với Zapier
Khi cơ sở dữ liệu Notion của bạn đã sẵn sàng với các chi tiết cơ bản, hãy thực hiện các bước dưới đây để thiết lập kết nối.
- Khởi chạy Notion và truy cập vào Cài đặt (Settings) từ thanh bên.
- Cuộn xuống mục Kết nối (Connections).
- Duyệt qua Thư viện kết nối Notion (Notion Connections gallery) và tìm Zapier.
- Thêm nó vào tài khoản Notion của bạn bằng cách làm theo hướng dẫn trên màn hình.
Kết nối tài khoản Notion với Zapier thông qua cài đặt
Bạn có thể bỏ qua phần này và kết nối tài khoản Notion của mình với Zapier trong khi tạo Zap đầu tiên.
Thiết Lập Quy Trình Tự Động (Zap) Trong Zapier
Bây giờ bạn đã tạo một quy tắc trong Gmail, thêm một cơ sở dữ liệu trong Notion và kết nối tài khoản của mình với Zapier, đã đến lúc tạo một Zap bằng cách thực hiện các bước dưới đây.
- Điều hướng đến Zapier và đăng nhập bằng thông tin tài khoản của bạn.
- Nhấp vào biểu tượng + ở góc trên bên trái và chọn Zap.
- Hãy đặt tên phù hợp cho nó, ví dụ: Gmail sang Notion.
- Nhấp vào Trigger (Trình kích hoạt) và chọn Gmail từ menu tiếp theo. Thực hiện theo hướng dẫn trên màn hình để Zapier có thể kết nối và đọc hộp thư đến Gmail của bạn.
- Mở rộng Trigger event (Sự kiện kích hoạt) và chọn New Labeled Email (Email mới được gắn nhãn). Nhấp vào Continue (Tiếp tục).
- Chọn Receipts label (nhãn Biên lai) (nhãn mà chúng ta đã tạo và đặt quy tắc trước đó) trong menu Configure (Cấu hình). Nhấp vào Continue và Test the trigger (Kiểm tra trình kích hoạt) (nó sẽ hiển thị các email gần đây đã được gắn nhãn).
- Nhấp vào Action (Hành động) và tìm Notion.
- Chọn Create Database Item (Tạo mục cơ sở dữ liệu) trong Action event. Chọn cơ sở dữ liệu của bạn từ tài khoản Notion (Biên lai Gmail).
- Bạn sẽ thấy tất cả các thuộc tính của Cơ sở dữ liệu (Tên, Tệp & Phương tiện, Email Người Gửi và Chủ đề).
- Đã đến lúc điền các chi tiết này. Ví dụ: nhấp vào biểu tượng + bên cạnh Name và chọn From Name (Tên người gửi). Tương tự, chọn Recipient Email và chèn From Email (Email người gửi). Nhấp vào Subject và thêm email subject (chủ đề email).
- Quan trọng hơn, chọn biểu tượng + bên cạnh Files & media và nhấp vào Attachment (Tệp đính kèm). Đây chính là lúc phép màu xảy ra. Zapier sẽ tìm tệp đính kèm trong Gmail và thêm nó vào mục cơ sở dữ liệu Notion của bạn.
- Xem lại Zap của bạn và nhấp vào Continue. Bây giờ bạn có thể kiểm tra nó từ menu tiếp theo.
- Nhấp vào Publish (Xuất bản), và bạn đã hoàn tất.
Zapier chạy tự động hóa mỗi 15 phút.
Kiểm Tra Và Quản Lý Biên Lai Tự Động Trong Notion
Bạn có thể quay lại cơ sở dữ liệu Notion và kiểm tra các biên lai email của mình dưới dạng các mục mới. Nó hiển thị tên người gửi, đính kèm biên lai vào cột Tệp & Phương tiện, hiển thị email người nhận và Chủ đề. Bạn có thể mở rộng mục, nhấp vào liên kết trong Tệp & Phương tiện và tải tệp đính kèm về thiết bị của mình.
Kiểm tra các biên lai email đã được tự động thêm vào cơ sở dữ liệu Notion
Bạn thậm chí có thể sáng tạo hơn và thêm nhiều cột vào cơ sở dữ liệu Notion và điền các chi tiết đó từ nội dung email Gmail của bạn (chẳng hạn như nội dung thân email). Bất cứ lúc nào, bạn cũng có thể quay lại trang chủ Zapier và chỉnh sửa Zap theo ý muốn. Khả năng là vô tận.
Không Còn Nhập Liệu Thủ Công Nữa!
Nhìn chung, hệ thống tự động hóa này để biến biên lai email thành các mục trong cơ sở dữ liệu Notion đã thực sự mang tính cách mạng đối với việc theo dõi tài chính cá nhân của tôi. Những gì từng là một công việc tẻ nhạt, thường tốn nhiều thời gian, giờ đây là một quy trình liền mạch, tự động hoàn toàn. Giờ đây, tôi không còn cần phải sàng lọc email hoặc căng thẳng vào phút cuối khi đến lúc xem xét chi tiêu của mình.
Bạn còn chần chừ gì nữa? Hãy làm theo các bước trên và xây dựng quy trình làm việc liền mạch của riêng bạn ngay lập tức. Nếu bạn đang tìm kiếm thêm các thủ thuật Notion hữu ích khác, hãy khám phá bài viết chuyên sâu của chúng tôi.