Trong hành trình tìm kiếm ứng dụng ghi chú và tổ chức công việc hoàn hảo, tôi phần lớn đã chọn Obsidian làm bến đỗ. Đây là một công cụ tuyệt vời cho đa số các nhu cầu của tôi. Tuy nhiên, bất chấp sự hiệu quả của Obsidian, tôi vẫn duy trì một không gian Notion nhỏ gọn và hoạt động song song. Có nhiều lý do cho việc này, nhưng chúng đều quy về một sự thật đơn giản: Notion xử lý một số tác vụ tốt hơn Obsidian. Mặc dù sẽ tiện lợi hơn nếu chỉ cần một ứng dụng duy nhất, nhưng các yêu cầu của tôi quá đa dạng và không có chương trình nào có thể đáp ứng tất cả. Nói vậy, sự kết hợp giữa Obsidian và Notion đã đáp ứng 99% nhu cầu của tôi trong việc quản lý thông tin và dự án.
1. Notion có tính năng cộng tác vượt trội
Dễ dàng quản lý các dự án nhóm và gia đình
Vợ chồng tôi sắp chào đón đứa con đầu lòng. Nếu bạn đã làm cha mẹ, bạn sẽ biết điều đó có nghĩa là phải nghiên cứu rất nhiều về các sản phẩm dành cho trẻ sơ sinh và cố gắng tìm ra loại nào tốt nhất cho từng tình huống. Notion giúp việc ghi chú và chia sẻ thông tin với người khác trở nên dễ dàng hơn đáng kể. Mặc dù Obsidian cũng cung cấp các tính năng cộng tác, nhưng chúng hạn chế hơn nhiều. Tôi có thể thêm nội dung vào không gian Notion cùng lúc với vợ mình, và chúng tôi có thể để lại ghi chú cho nhau về những gì tìm thấy.
Không chỉ vậy, Notion còn cho phép bạn giao nhiệm vụ cho bản thân hoặc người khác. Khi có nhiều việc phải làm, danh sách giao việc đó giúp việc phân chia trách nhiệm và đảm bảo mọi thứ được xử lý trở nên dễ dàng hơn.
Màn hình Obsidian thể hiện các liên kết trong hệ thống quản lý kiến thức cá nhân (PKM)
2. Notion sở hữu kho mẫu (templates) đa dạng
Các mẫu của Obsidian cơ bản hơn nhiều
Obsidian có cả các mẫu cốt lõi và mẫu từ cộng đồng, nhưng cả hai đều yêu cầu các plugin để bạn có thể tận dụng tối đa. Ngược lại, Notion có hàng tấn mẫu mà bạn có thể triển khai chỉ với một cú nhấp chuột. Nhiều mẫu trong số này miễn phí, nhưng cũng có rất nhiều tùy chọn trả phí; thực tế, một số nhà sáng tạo sử dụng Notion như một cách khác để tạo doanh thu bằng cách bán các mẫu dựng sẵn. Các mẫu hiện có dễ dàng sửa đổi khi cần, nhưng lợi ích thực sự là sự đa dạng của các tùy chọn, bao gồm rất nhiều mẫu tập trung vào em bé.
Việc tìm kiếm Mẫu trong Notion rất đơn giản, chỉ cần nhấp vào nút Template trên thanh bên và duyệt qua các danh mục khác nhau. Chúng được phân loại rộng rãi thành Công việc, Cuộc sống và Trường học, nhưng phần Khám phá (Discover) cho phép bạn duyệt và tìm các loại mẫu mới một cách tự nhiên hơn. Ngoài ra còn có thanh tìm kiếm nơi bạn có thể nhập bất cứ thứ gì bạn đang tìm kiếm, từ bố cục ngân sách đến danh sách kiểm tra đồ dùng cho em bé. Bạn cũng có thể duyệt các nhà sáng tạo cụ thể theo cách đó.
Giao diện Notion hiển thị thư viện các mẫu (templates) đa dạng, phân loại theo mục đích
3. Notion hoạt động mượt mà “out of the box”
Không cần thiết lập phức tạp
Tôi sử dụng nhiều công cụ khác nhau trong quy trình làm việc hàng ngày, nhưng vợ tôi thì không. Notion dễ thiết lập hơn nhiều so với Obsidian và nó không phụ thuộc vào nền tảng. Tôi có thể mời cô ấy vào một không gian chung chỉ bằng cách gửi email và cô ấy có thể truy cập các ghi chú và danh sách kiểm tra khác nhau ngay từ điện thoại của mình. Chức năng hoạt động ngay lập tức (out-of-the-box) khiến Notion trở thành lựa chọn tuyệt vời để giới thiệu người mới vào ứng dụng, mà không cần công đoạn chuẩn bị như Obsidian (plugin, tải ứng dụng, v.v.).
Notion cũng đơn giản là mang lại trải nghiệm tổng thể tốt hơn trên thiết bị di động, điều này làm cho nó lý tưởng để theo dõi dữ liệu tôi có thể cần khi di chuyển. Danh sách kiểm tra đồ dùng cho em bé mà tôi đã đề cập trước đó là một ví dụ hoàn hảo; tôi có thể mở nó trên điện thoại khi ở cửa hàng để đảm bảo chúng tôi đã mua mọi thứ cần thiết. Mặc dù tôi có thể ghi chú trên Obsidian, nhưng tôi thấy nó tốt hơn nhiều cho việc nghiên cứu và đi sâu vào một chủ đề nhất định hơn là các danh sách cho cuộc sống hàng ngày.
Cửa sổ mời người dùng mới cộng tác trong Notion chỉ với địa chỉ email
4. Notion dễ dàng tích hợp với các ứng dụng bên thứ ba
Không cần plugin phức tạp
Một lần nữa, sức hấp dẫn chính của Notion nằm ở sự dễ sử dụng. Mặc dù tôi có (và đang) sử dụng các tích hợp của bên thứ ba với Obsidian, nhưng việc thêm chúng vào Notion lại dễ dàng hơn đáng kể. Tất cả những gì tôi phải làm là gõ /embed, và một danh sách các tùy chọn sẽ xuất hiện từ rất nhiều ứng dụng, bao gồm Google Drive, Figma, Mixpanel, và nhiều ứng dụng khác. Trong trường hợp cụ thể này, việc nhúng Google Contacts đã là một món quà tuyệt vời để theo dõi tất cả các lời mời dự tiệc baby shower và các thông tin liên lạc khác.
Tôi cũng tích hợp Google Calendar để chúng tôi có thể dễ dàng theo dõi những việc như lịch khám bác sĩ, các lớp học, và hàng chục sự kiện trước khi sinh khác mà chúng tôi phải tham dự. Dropbox cũng dễ dàng nhúng, cho phép tôi liên kết tất cả các giấy tờ và biểu mẫu chúng tôi đã điền trong vài tháng qua và dễ dàng truy cập chúng ở một nơi.
Lịch Google Calendar được nhúng trực tiếp vào trang Notion để theo dõi sự kiện
Giao diện Notion được tùy chỉnh để sử dụng như một nhật ký kỹ thuật số cá nhân
Đối với công việc cộng tác, không có lựa chọn nào tốt hơn
Tôi phân chia Notion và Obsidian cho cuộc sống và công việc tương ứng. Obsidian giúp tôi động não và theo dõi nghiên cứu cho công việc, trong khi Notion là một trong những công cụ tốt nhất mà tôi có thể nghĩ đến để làm việc với người khác. Nó đã định vị mình là hướng dẫn lập kế hoạch cho em bé tối ưu (điều mà tôi rất biết ơn), nhưng Notion cũng có thể dễ dàng được sử dụng cho bất cứ việc gì từ phác thảo một cuốn tiểu thuyết đến lập kế hoạch cho một chuyến du lịch gia đình.
Notion thực sự tỏa sáng khi bạn cần sự linh hoạt, dễ dàng chia sẻ và khả năng tích hợp liền mạch với các công cụ khác để quản lý các dự án phức tạp hoặc các khía cạnh khác của cuộc sống. Trong khi Obsidian là một “bộ não thứ hai” mạnh mẽ cho kiến thức cá nhân, Notion lại là một “trung tâm điều hành” lý tưởng cho các hoạt động hợp tác và thực tế hàng ngày.