Khi nhắc đến các ứng dụng xử lý văn bản, bảng tính hay trình chiếu, Microsoft Office thường là cái tên đầu tiên xuất hiện trong tâm trí bạn. Tuy nhiên, trên thị trường công nghệ hiện nay, có rất nhiều phần mềm văn phòng thay thế Microsoft Office hoàn toàn miễn phí, mã nguồn mở và được tích hợp những tính năng độc đáo. Một trong những yếu tố quan trọng nhất mà người dùng Việt Nam thường quan tâm là khả năng hoạt động mượt mà trên nhiều thiết bị và hệ điều hành khác nhau.
Ngoài việc lựa chọn các giải pháp văn phòng miễn phí và đa nền tảng, bạn cũng cần đảm bảo rằng bộ công cụ bạn chọn có đầy đủ các tính năng cần thiết cho công việc. Chính vì vậy, việc thử nghiệm nhiều phần mềm văn phòng miễn phí khác nhau là hoàn toàn không lãng phí thời gian, giúp bạn tìm ra lựa chọn phù hợp nhất. Bài viết này sẽ giúp bạn rút ngắn quá trình tìm kiếm bằng cách giới thiệu những lựa chọn miễn phí, vượt trội về khả năng tương thích đa nền tảng, rất hữu ích cho các doanh nghiệp nhỏ, người dùng gia đình với phòng lab cá nhân hoặc bất kỳ ai muốn nâng cao năng suất làm việc.
4. FreeOffice: Lựa chọn thay thế miễn phí, đa nền tảng
FreeOffice của SoftMaker là một bộ phần mềm văn phòng miễn phí trọn đời, nổi bật với khả năng tương thích cao với các định dạng tệp chuẩn của Microsoft Office. Điều này giúp người dùng dễ dàng trao đổi tài liệu giữa các thiết bị và phần mềm khác nhau. Ngoài ra, nó còn tương thích với các định dạng của OpenOffice như .odx và .odt. Người dùng cũng có thể lưu tài liệu và bảng tính bằng các định dạng độc quyền của FreeOffice như .tmdx hoặc .prdx. Tuy nhiên, khi gửi các tệp này cho người dùng MS Office, bạn nên lưu chúng dưới các định dạng phù hợp như XLSX cho bảng tính Excel hoặc DOCX cho tài liệu Word. Điều quan trọng cần lưu ý là FreeOffice yêu cầu người dùng đăng ký dịch vụ để mở khóa toàn bộ tính năng. Nếu bạn muốn sử dụng các tính năng AI tích hợp, bạn cần đăng ký bản SoftMaker’s NK home hoặc business, dù bản thân phần mềm vẫn miễn phí nếu bạn không ngại cung cấp thông tin cá nhân và địa chỉ email.
Giao diện ứng dụng Presentations của FreeOffice, một thay thế miễn phí cho PowerPoint
Một điểm cộng lớn khác của FreeOffice là khả năng tương thích đa nền tảng. Nó có thể được sử dụng trên máy tính chạy Windows, Linux và macOS, cũng như thông qua các ứng dụng di động trên iPhone, iPad và thiết bị Android, mang lại khả năng tương thích phổ quát. Ứng dụng văn phòng thay thế này miễn phí vĩnh viễn sau khi đăng ký và sẽ hoạt động trên các nền tảng khác nhau, đặc biệt nếu bạn đang quản lý một phòng lab cá nhân với nhiều loại máy tính.
Logo của SoftMaker FreeOffice, biểu tượng phần mềm văn phòng miễn phí
3. LibreOffice: Mã nguồn mở mạnh mẽ cho PC, Linux và Mac
Một trong những lợi ích hàng đầu của LibreOffice là bạn không cần phải lo lắng về việc sử dụng các ứng dụng khác nhau trên các thiết bị máy tính để bàn. Thay vào đó, LibreOffice cung cấp tất cả các nhu cầu văn phòng của bạn trong một gói duy nhất trên nhiều nền tảng. Điều này giúp loại bỏ sự phức tạp khi phải chuyển đổi giữa các ứng dụng và tệp tin, giúp bạn tập trung vào công việc.
Màn hình giao diện LibreOffice Calc với các tính năng bảng tính ẩn cạnh tranh Excel
Vì là phần mềm mã nguồn mở, LibreOffice có sẵn trên tất cả các nền tảng máy tính để bàn, bao gồm Windows, Mac và Linux. Hơn nữa, nó hoàn toàn miễn phí, một yếu tố quan trọng khi lựa chọn một giải pháp thay thế MS Office. Bạn không cần phải lo lắng về việc mua giấy phép riêng cho mỗi máy tính cài đặt LibreOffice. Đối với người dùng Android, phiên bản LibreOffice document viewer với tính năng chỉnh sửa thử nghiệm đang được phát triển.
Logo LibreOffice, đại diện cho bộ phần mềm văn phòng mã nguồn mở
2. OnlyOffice: Một giải pháp thay thế Office đa nền tảng, đồng bộ trên mọi thiết bị
Khi tìm kiếm một giải pháp thay thế Microsoft Office, khả năng hoạt động trên nhiều thiết bị là yếu tố then chốt. Một số phần mềm chỉ hỗ trợ tốt trên máy tính để bàn mà hạn chế trên thiết bị di động. Microsoft Office hoạt động tốt trên Windows, Mac, Android và iOS, nhưng lại yêu cầu người dùng Linux phải phụ thuộc vào phiên bản web. OnlyOffice thì khác, nó thực sự là một nền tảng đa năng, hoạt động trên các phiên bản x86 và x64 của Windows, macOS và Linux. Nó tương thích với hầu hết các ứng dụng Office và bao gồm cả trình tạo PDF để tạo các biểu mẫu có thể điền.
So sánh OnlyOffice trên laptop Windows 11 với giao diện Microsoft Word
Điều quan trọng cần đề cập là bạn có thể tải xuống các phiên bản OnlyOffice dành riêng cho các bản phân phối Linux cụ thể như Debian, Ubuntu hoặc CentOS. Giống như các ứng dụng khác trong danh sách này, OnlyOffice có thể được sử dụng trên nhiều thiết bị. Nó nhẹ về tài nguyên hệ thống và hỗ trợ cài đặt plugin, cho phép bạn tùy chỉnh để phù hợp với các nhu cầu và thiết bị cụ thể.
Logo OnlyOffice, biểu tượng phần mềm văn phòng đa nền tảng
1. Google Workspace: Tài liệu dựa trên đám mây, truy cập mọi nơi, mọi lúc
Có lẽ, giải pháp thay thế Microsoft Office tốt nhất chính là Google Docs, hay còn gọi là Google Workspace. Bộ ứng dụng văn phòng này bao gồm Gmail, Google Calendar, Google Meet, Docs (Tài liệu), Slides (Trang trình bày), Sheets (Trang tính), Forms (Biểu mẫu) và Google Drive. Bạn có thể sử dụng miễn phí với tài khoản Google của mình. Mặc dù không có số lượng tính năng đồ sộ như MS Office, Google Workspace vẫn có thể thực hiện rất nhiều tác vụ và bạn có thể cài đặt các tiện ích bổ sung (add-ons) cho Docs để tăng cường năng suất. Vì được xây dựng trên nền tảng đám mây, bạn có thể sử dụng nó trên bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Công việc của bạn được lưu tức thì vào tài khoản, cho phép bạn tiếp tục công việc từ Chromebook sang PC Windows, Mac, điện thoại (hoặc bất kỳ sự kết hợp nền tảng thiết bị nào khác).
Màn hình tổng hợp các tiện ích mở rộng hữu ích cho Google Docs
Nếu bạn có kế hoạch trước và biết mình sẽ không có Wi-Fi, bạn hoàn toàn có thể sử dụng Google Docs ngoại tuyến. Bộ ứng dụng này bao gồm Docs, Sheets, Slides và Forms, là một lựa chọn văn phòng chất lượng mà bạn có thể sử dụng toàn thời gian hoặc khi cần thiết. Các định dạng tệp của Microsoft Office hoàn toàn tương thích với định dạng của Google Docs và ngược lại. Mặc dù việc tạo tài liệu, bảng tính và trình chiếu là miễn phí, nhưng bạn sẽ phải trả thêm phí cho dung lượng lưu trữ đám mây bổ sung sau khi vượt quá mức miễn phí tối đa.
Logo Google Docs, biểu tượng cho trình xử lý văn bản trực tuyến của Google
Lựa chọn phần mềm văn phòng đa nền tảng: Cân nhắc và lời khuyên
Như bạn có thể thấy, có rất nhiều lựa chọn thay thế Microsoft Office có thể hoạt động hiệu quả trên nhiều thiết bị. Khả năng này là cực kỳ quan trọng khi bạn thường xuyên di chuyển giữa các thiết bị và cần hoàn thành công việc. Việc làm việc với các tệp quan trọng từ nhiều thiết bị khác nhau mang lại sự tiện lợi và có thể cải thiện đáng kể năng suất.
Tuy nhiên, việc chuyển đổi sang một bộ phần mềm Office thay thế không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Ví dụ, bạn có thể phải trải qua một “đường cong học hỏi” để làm quen với giao diện và cách sử dụng mới. Một số bộ ứng dụng có thể thiếu đi giao diện hiện đại hoặc các tính năng mà bạn mong đợi từ Word hoặc Google Docs. Mặc dù vậy, bạn có thể cài đặt các tiện ích bổ sung và plugin có sẵn để bù đắp sự thiếu hụt này. Ngoài ra, một số định dạng tệp độc quyền của các bộ ứng dụng văn phòng khác nhau có thể không tương thích hoàn hảo với nhau. Thông thường, bạn có thể chuyển đổi tệp để đạt được sự tương thích, nhưng đây lại là một yếu tố gây tốn thời gian khi bạn cần hoàn thành công việc nhanh chóng.
Không có gì sai khi bạn thử nghiệm các giải pháp thay thế MS Office miễn phí cho đến khi tìm thấy một lựa chọn phù hợp nhất với nhu cầu và tình huống làm việc của mình. Với thông tin trong bài viết này, bạn đã có thể bắt đầu với những lựa chọn tiềm năng và yên tâm rằng chúng sẽ hoạt động tốt trên các thiết bị khác nhau của bạn. Hãy trải nghiệm và chọn lựa để tối ưu hóa năng suất làm việc của chính mình.