Không thể phủ nhận, Notion từng là “người bạn đồng hành” không thể thiếu, một không gian làm việc tất cả trong một mà tôi vô cùng yêu thích. Với khả năng tùy biến và linh hoạt đáng kinh ngạc, nó đã giúp tôi tổ chức cuộc sống và công việc một cách hiệu quả trong thời gian dài. Tuy nhiên, khi nhu cầu cá nhân ngày càng phát triển, tôi bắt đầu nhận ra những giới hạn của công cụ này. Mặc dù đánh giá cao tính đa năng của Notion, một số vấn đề cốt lõi đã thôi thúc tôi tìm kiếm các giải pháp thay thế phù hợp hơn.
Từ việc thiếu chế độ ngoại tuyến gây khó chịu và ứng dụng di động cơ bản, đến khả năng lưu trữ dữ liệu không linh hoạt và hiệu suất kém khi xử lý các cơ sở dữ liệu lớn, trải nghiệm Notion của tôi nhanh chóng chuyển từ tuyệt vời sang bực bội. Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ những điểm yếu cụ thể đã khiến tôi bắt đầu cuộc hành trình tìm kiếm một công cụ thay thế Notion hoàn hảo.
7. Notion Không Lý Tưởng Cho Ghi Chú Nhanh
Khó nắm bắt ý tưởng thoáng qua
Mặc dù Notion rất mạnh mẽ trong việc quản lý các dự án và cơ sở dữ liệu phức tạp, nó lại tỏ ra yếu kém khi cần ghi lại những ý tưởng nhanh chóng. Để ghi chú một suy nghĩ thoáng qua, bạn cần phải mở không gian làm việc, tạo một trang mới, nhập tiêu đề rồi mới có thể viết. Quy trình nhiều bước này thường phá vỡ dòng chảy suy nghĩ và khiến tôi mất tập trung.
Ngược lại, các công cụ khác như OneNote với tích hợp Sticky Notes, Evernote với tính năng scratchpad hay Loop với tab Ideas lại cung cấp các không gian chuyên dụng cho việc ghi chú nhanh. Những tính năng này cho phép tôi truy cập ngay lập tức để ghi lại bất cứ điều gì mà không làm gián đoạn công việc hiện tại. Thiếu khả năng ghi chú nhanh, Notion trở nên cồng kềnh đối với một tác vụ cơ bản như vậy.
Các danh mục và trang trong Notion, minh họa cho việc ghi chú nhanh không thuận tiện
6. Tổ Chức Không Gian Làm Việc Tốn Thời Gian
Ảnh hưởng đến năng suất
Tôi chắc chắn rằng nhiều người dùng Notion cũng đồng cảm với tôi ở điểm này. Mặc dù Notion mang lại sự linh hoạt và khả năng tổ chức tuyệt vời, nhưng nỗ lực cần thiết để duy trì nó có thể trở nên quá sức. Thay vì tối ưu hóa quy trình làm việc, tôi thường xuyên thấy mình dành nhiều thời gian để tổ chức các trang Notion hơn là thực sự làm việc trên các nhiệm vụ chúng chứa đựng.
Và khi bạn phải xử lý hàng trăm trang, việc tìm kiếm đúng trang giữa các cơ sở dữ liệu, trang con và các chế độ xem được liên kết có thể cực kỳ bực bội. Nhìn chung, tôi cảm thấy Notion đòi hỏi một mức độ kỷ luật và đầu tư thời gian mà đối với tôi, nó đã đi ngược lại mục đích của một công cụ năng suất.
Giao diện cơ sở dữ liệu phức tạp của Notion thể hiện sự tốn thời gian tổ chức
5. Không Có Chế Độ Ngoại Tuyến
Yêu cầu kết nối internet mọi lúc
Vì phần lớn thời gian tôi làm việc tại nhà, ban đầu tôi không quá bận tâm về việc Notion thiếu chế độ ngoại tuyến. Tuy nhiên, nó đã trở thành một vấn đề lớn khi tôi đi du lịch và muốn truy cập vào một cơ sở dữ liệu quan trọng, nhưng lại không thể vì kết nối internet chập chờn. Trải nghiệm này đã nhấn mạnh mức độ phụ thuộc của tôi vào Notion để có được thông tin thiết yếu và mức độ dễ bị tổn thương của tôi khi không có quyền truy cập nhất quán.
Việc thiếu chế độ ngoại tuyến thực sự không chỉ là một sự bất tiện; đó là một hạn chế đáng kể có thể làm gián đoạn quy trình làm việc, ảnh hưởng đến năng suất và cuối cùng khiến Notion trở thành một lựa chọn kém khả thi đối với những người cần làm việc mọi lúc, mọi nơi. Hiện tại, Notion đang phát triển chế độ ngoại tuyến, nhưng chúng ta vẫn chưa có cái nhìn đầu tiên về nó.
Cơ sở dữ liệu Notion với các công thức, minh họa sự cần thiết của chế độ ngoại tuyến
4. Ứng Dụng Di Động Kém Hiệu Quả
Chỉ ở mức cơ bản
Các ứng dụng di động của Notion về cơ bản chỉ là các “web wrapper”, không phải ứng dụng native (bản địa). Những ứng dụng này chỉ “hoạt động ổn” cho các tác vụ cơ bản, nhưng chúng thiếu đi độ phản hồi, sự mượt mà và tổng thể tinh tế của các ứng dụng native thực sự do các đối thủ cạnh tranh cung cấp. Mặc dù Notion đã có một số cải tiến về tốc độ theo thời gian, kiến trúc web nền tảng vẫn tiếp tục kìm hãm trải nghiệm di động. Nếu bạn thường xuyên sử dụng Notion trên điện thoại và máy tính bảng, đây có thể là một yếu tố khiến bạn từ bỏ.
Giao diện màn hình chính ứng dụng Notion trên iOS
3. Thiếu Linh Hoạt Trong Lưu Trữ Dữ Liệu
Dữ liệu của bạn được lưu trữ trên máy chủ Notion
Notion lưu trữ tất cả dữ liệu người dùng trên các máy chủ của riêng họ, điều này làm dấy lên những lo ngại đáng kể về quyền riêng tư. Sự cố gần đây khi Notion vô hiệu hóa quyền truy cập không gian làm việc cho người dùng ở một khu vực cụ thể do các vấn đề địa chính trị đã cho thấy mức độ dễ bị tổn thương của nó.
Đối với một người như tôi, người lưu trữ thông tin riêng tư và nhạy cảm trong Notion, việc thiếu quyền kiểm soát này là một dấu hiệu cảnh báo lớn. Tôi muốn có sự an tâm rằng dữ liệu của mình an toàn và chỉ mình tôi mới có thể truy cập. Thiết lập hiện tại của Notion không mang lại sự đảm bảo đó. Các lựa chọn thay thế như Obsidian cho phép bạn lưu trữ ghi chú ngoại tuyến hoặc trên dịch vụ lưu trữ đám mây mà bạn lựa chọn. Đối với tôi, đây là một yếu tố cực kỳ quan trọng khi xem xét các nền tảng khác ưu tiên quyền kiểm soát của người dùng.
Các widget và công cụ trong Notion, liên quan đến dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ của Notion
2. Vấn Đề Về Hiệu Suất
Cảm giác chậm chạp
Hiệu suất của Notion dường như hoàn toàn ổn trong những tháng đầu sử dụng. Tuy nhiên, khi tôi bắt đầu xây dựng các cơ sở dữ liệu, công thức và tự động hóa phức tạp, nó trở nên chậm chạp. Các hành động đơn giản như tải một trang, lọc một chế độ xem hoặc thậm chí mở thư viện mẫu đều trở nên chậm một cách khó chịu.
Sự chậm chạp này không chỉ là một phiền toái nhỏ; nó có thể ảnh hưởng đáng kể đến năng suất. Đôi khi, việc chờ các trang tải, các chế độ xem cập nhật hoặc các công thức tính toán làm gián đoạn dòng chảy công việc và gây khó khăn trong việc tập trung. Đây là một trong những lý do chính tại sao tôi mong muốn có chế độ ngoại tuyến thực sự ngay từ đầu. Nó nên giải quyết các nút thắt cổ chai về hiệu suất như vậy trong không gian làm việc của tôi.
Cơ sở dữ liệu theo dõi thời gian phức tạp trong Notion, nguyên nhân gây ra vấn đề hiệu suất
1. Thiếu Chế Độ Xem Đồ Thị và Canvas Vô Hạn
Các tính năng cần có cho công cụ Quản lý Kiến thức Cá nhân (PKM)
Với vai trò là người sử dụng Notion cho Quản lý Kiến thức Cá nhân (PKM), tôi thực sự thiếu một vài tính năng quan trọng – chế độ xem đồ thị (graph view) và canvas vô hạn (infinite canvas). Hệ thống PKM của tôi phát triển mạnh nhờ việc khám phá các mối quan hệ giữa các khái niệm, và một biểu diễn trực quan của những kết nối này là vô giá. Mặt khác, canvas vô hạn sẽ cung cấp một không gian tự do để động não, lập bản đồ tư duy và tổ chức trực quan các ý tưởng của tôi.
Các công cụ như Capacities và Obsidian đã chứng minh sức mạnh của những tính năng này, và giờ đây, tôi nhận ra mình mong muốn có cùng chức năng đó trong Notion.
Tôi Đang “Chia Tay” Với Notion
Lời hứa của Notion về một không gian làm việc hợp nhất chắc chắn là rất hấp dẫn, nhưng đối với tôi, thực tế đã không hoàn toàn đáp ứng được kỳ vọng. Mặc dù ban đầu tôi yêu thích sự linh hoạt của nó, những thiếu sót này đã trở nên ngày càng khó bỏ qua. Hiện tại, tôi đang tìm kiếm một nền tảng có thể tái tạo những tính năng tốt nhất của Notion và phù hợp hơn với nhu cầu phát triển của mình.
May mắn thay, không thiếu các giải pháp thay thế Notion trên thị trường. Hãy theo dõi các bài viết tiếp theo của caphecongnghe.com để khám phá những công cụ quản lý công việc và ghi chú hàng đầu có thể là lựa chọn lý tưởng cho bạn!