Microsoft Excel, trong tiềm thức của nhiều người, là cánh tay phải đắc lực của giới kế toán, một công cụ chuyên biệt cho việc tính toán và phân tích số liệu phức tạp. Tuy nhiên, ít ai nhận ra rằng tiềm năng của Excel vượt xa những con số khô khan, mở ra cánh cửa cho việc quản lý nhiều khía cạnh khác trong cuộc sống cá nhân, đặc biệt là các sở thích. Cá nhân tôi trước đây thường ưu tiên các công cụ quản lý dữ liệu trực quan như bảng Kanban trên Trello cho các dự án và đam mê cá nhân. Thế nhưng, khối lượng công việc khổng lồ từ một sở thích mới đã khiến tôi phải xem xét lại định kiến của mình về Excel.
Trong khi hầu hết các ứng dụng quản lý sở thích thường tập trung vào việc theo dõi chi phí, như thể ngân sách là tất cả những gì tạo nên một đam mê, Excel lại khác biệt hoàn toàn. Công cụ này không phân biệt người dùng, cung cấp cùng một bộ công cụ đa dạng cho một người đam mê sở thích như cho một kế toán viên chuyên nghiệp. Trải nghiệm của tôi khi dùng Excel để theo dõi các sở thích không chỉ là một chuyến đi ngược dòng ký ức, mà còn là một khám phá bất ngờ về khả năng tùy biến và tính chi tiết đáng kinh ngạc của những bảng tính này.
Giao diện Microsoft Excel trên laptop với công cụ phân tích nhanh (Quick Analysis Tool) đang hiển thị
1. Giữ Vững Kiến Thức và Theo Dõi Tài Nguyên Học Tập Với Excel
Tăng Cường Kỹ Năng Mà Không Tải Nặng Trình Duyệt
Nhiều sở thích mang tính giải trí và thư giãn, nhưng với những người đam mê công nghệ như chúng ta tại caphecongnghe.com, thường có một ngọn lửa bùng cháy để sống ở mũi nhọn của những gì công nghệ có thể mang lại. Chúng ta thử nghiệm in 3D, mày mò với các container và thủ thuật máy chủ mới nhất cho phòng thí nghiệm tại nhà – những nỗ lực đòi hỏi sự học hỏi không ngừng và luôn bắt kịp xu hướng ngành. Theo kinh nghiệm của tôi, phần lớn quá trình học hỏi này đến từ các tài nguyên trực tuyến. Việc để các tab trình duyệt mở để xem lại sau này chỉ là một cách chắc chắn để quên chúng hoặc làm quá tải RAM của bạn, tùy thuộc vào phần cứng đang sử dụng.
Tôi đã nhận thấy Excel là một giải pháp thay thế tuyệt vời cho các công cụ lưu trữ như Pocket, với nhiều tính năng thông minh hơn. Đối với mỗi sở thích mà tôi tham gia, tôi thêm một trang tính mới vào tệp với một mẫu để ghi lại các tài nguyên học tập mà tôi tìm thấy và dự định tiêu thụ hoặc xem lại. Điều này có vẻ tốn công, nhưng khái niệm này không quá khác biệt so với một danh sách đọc thủ công. Hơn nữa, tôi ưu tiên tạo danh sách phát trên YouTube hoặc các bộ sưu tập trong ứng dụng nếu có thể, và liên kết trực tiếp đến bộ sưu tập đó trong Excel để giảm bớt gánh nặng.
Trong Excel, tôi có một cột cho mọi thứ cần để lọc hoặc sắp xếp tài nguyên – kỹ năng, loại tài nguyên, ngày bắt đầu, ngày hoàn thành, phần trăm hoàn thành và xếp hạng (nếu có). Bằng cách này, tôi có thể dễ dàng tìm lại bài giảng khoa học vật liệu kéo dài hàng giờ mà tôi muốn hoàn thành trước khi bắt đầu một chủ đề khác. Nếu bạn thích sử dụng NotebookLM cho sở thích của mình, bạn có thể tạo một NotebookLM cho mỗi sở thích và sau đó ghi chú chuyên sâu cho mỗi video bạn xem, giúp tiết kiệm thời gian và công sức khi xem lại chủ đề đó.
Thiết bị Remarkable 2 hiển thị văn bản viết tay được chuyển đổi sang dạng chữ đánh máy, minh họa cho việc ghi chú và số hóa tài liệu học tập
2. Quản Lý Sự Kiện Cộng Đồng cho Sở Thích Của Bạn Hiệu Quả Hơn
Lên Kế Hoạch Sự Kiện Cùng Excel
Theo đuổi các sở thích khác nhau giúp chúng ta gặp gỡ những người mới và xây dựng các mối quan hệ mới, và việc gặp gỡ trực tiếp mang lại những lợi ích không thể phủ nhận. Thông qua các buổi họp mặt cộng đồng địa phương, tôi đã có cơ hội trải nghiệm những chiếc bàn phím cơ vượt xa khả năng tài chính của mình, những cây bút máy từ các quốc gia khác, và thậm chí cả những chiếc máy chơi game mà tôi không sở hữu. Tuy nhiên, những sự kiện này đòi hỏi sự lên kế hoạch đáng kể để thực hiện thoải mái. Lập kế hoạch một sự kiện trong Excel dễ dàng hơn bạn tưởng rất nhiều.
Các ứng dụng thực tế của Excel trong quản lý sự kiện rất đa dạng, từ việc lập ngân sách cho buổi họp mặt, lên kế hoạch túi quà cho người tham dự, tính toán số lượng người tham dự cho đến phân công trách nhiệm chính cho các tình nguyện viên. Tùy thuộc vào quy mô, một bảng tính đơn giản cũng có thể giúp quản lý danh sách khách mời với các thông tin liên hệ quan trọng, chẳng hạn như liên hệ khẩn cấp, nếu bạn dự đoán có trẻ em tham gia vào một buổi tụ họp của những người yêu thích giải đố.
Bảng tính Excel chuyên nghiệp và có chức năng rõ ràng, minh họa khả năng tổ chức và lập kế hoạch sự kiện
3. Lập Ngân Sách, Lên Kế Hoạch Mua Sắm và Bảo Trì Vật Phẩm Sở Thích
Tận Dụng Tối Đa Nguồn Lực Tài Chính
Lập ngân sách và lên kế hoạch nâng cấp ống kính cho máy ảnh của tôi
Trong hầu hết các sở thích, kể cả những sở thích có rào cản gia nhập bất ngờ phải chăng như thư pháp, bạn sẽ thấy không có giới hạn trên. Bạn có thể học và thành thạo nghề, nhưng bạn cũng có thể “phá sản” mà không học được gì. Một số sở thích của tôi, như nhiếp ảnh, đã dạy tôi những bài học vô giá về việc kiềm chế tài chính, và giờ đây tôi sử dụng Excel cho cái mà tôi gọi là “kế toán sở thích”. Tên gọi này tự giải thích – các bảng Excel giúp tôi theo dõi ngân sách hàng tháng, thời gian tôi đã chờ đợi để mua sắm một món đồ cụ thể, và khi nào tôi cần bảo dưỡng hoặc vệ sinh các vật phẩm mình đã sở hữu.
Đây có lẽ là nơi Excel thực sự “tỏa sáng”. Phần mềm này được xây dựng để quản lý dữ liệu số, và việc sử dụng nó để phân bổ ngân sách sở thích hàng tháng là vô giá. Đúng vậy, có một số ứng dụng quản lý tài chính cá nhân và quản lý tài sản cung cấp các tính năng tương tự, nhưng phạm vi của chúng chỉ giới hạn ở khía cạnh tài chính của sở thích. Với Excel, tôi có thể tìm thấy món đồ đắt nhất mình mua trong năm, liên kết nó với tần suất sử dụng, và thậm chí có thể xác định một mức giá bán hợp lý nếu tôi có quá nhiều món đồ tương tự.
Ví dụ, mực bút máy là một “hố sâu” không đáy, và tôi phải thừa nhận rằng mình có nhiều mực màu xanh hơn mức cần thiết. Sau khi lấy một mẫu để tham khảo trong tương lai, cơ sở dữ liệu mực của tôi trên Excel cho biết tôi đã mua mực với giá bao nhiêu, giá mỗi ml, ngày mua và các thuộc tính khác giúp xác định mức giá hợp lý để bán cho người khác. Ngược lại, Excel cũng cung cấp thông tin tổng quan về tất cả các loại mực tôi có, được nhóm theo màu và lọc theo các thuộc tính mong muốn, chẳng hạn như khả năng chống nước, để xác định xem tôi có thực sự cần một chai mới hay không. Tôi cũng có thể sắp xếp theo số lượng còn lại để tìm ra những màu cần bổ sung. Nếu không phải là mực bút máy, thật dễ dàng ngoại suy một bảng như vậy cho việc quản lý nhựa hoặc sợi in 3D chẳng hạn.
Bảng tính Excel hiển thị danh sách ống kính máy ảnh, so sánh giá cả để hỗ trợ quyết định mua sắm và quản lý ngân sách cho sở thích nhiếp ảnh
Các mẹo quản lý ngân sách và tài chính hiệu quả với Microsoft Excel, nhấn mạnh vai trò của công cụ trong việc theo dõi chi tiêu cá nhân và sở thích
4. Quản Lý Kho Lưu Trữ Vật Phẩm và Bộ Sưu Tập Cá Nhân
Dành Cho Những Tín Đồ Sở Thích Chân Chính
Kho mực của tôi cho bút máy
Nếu bạn là một người mê sách, hay một nhà sưu tập tiền tệ quốc tế hoặc tem bưu chính, việc mất dấu những gì đã có trong bộ sưu tập có lẽ đã xảy ra nhiều hơn một lần. Excel giúp bạn sắp xếp tiền tệ theo mệnh giá, quốc gia xuất xứ, số lượng và năm đúc, từ đó đảm bảo bạn không bao giờ vô tình mua phải bản sao tại các cửa hàng đồ cũ địa phương. Hơn nữa, Excel cung cấp tính năng xác thực dữ liệu (data validation) tiện lợi cho các khía cạnh như tình trạng của vật phẩm, có thể là một danh sách thả xuống giúp tôi tiết kiệm thời gian khi thêm những thứ mới vào bộ sưu tập. Định dạng có điều kiện (conditional formatting) còn giúp dễ dàng xác định các vật phẩm có tình trạng tốt nhất và tệ nhất nếu chúng được phối màu.
Tôi cũng thích sử dụng Excel như một cơ sở dữ liệu tập trung để ghi chú về câu chuyện nguồn gốc của các vật phẩm sưu tầm, hoặc về các thuộc tính độc đáo của các vật phẩm chức năng như bút và sợi in, mà tôi có thể quên sau vài năm sử dụng. Khi tôi lưu trữ hình ảnh và các thông tin khác về bộ sưu tập của mình trực tuyến, hoặc biết về một kho dữ liệu công khai như vậy, tôi dành một cột cho các liên kết web. Bằng cách này, tôi có các liên kết đến Pokédex cho tất cả các thẻ Pokémon mà tôi đã sưu tập, và thông tin được cộng đồng quản lý về độ hiếm và giá trị của chúng, mà không làm lộn xộn trang tính Excel của riêng tôi.
Tôi chưa dám làm điều đó, nhưng việc định giá toàn bộ bộ sưu tập của bạn dựa trên giá mua sẽ được đơn giản hóa ngay lập tức khi cơ sở dữ liệu đã có trong Excel. Dễ hiểu, giá mua ít có ý nghĩa nếu bạn đã trải rộng các khoản thanh toán trong nhiều năm mua sắm, hoặc nếu bạn có kế hoạch thanh lý và bán theo giá thị trường hiện tại, nhưng các tích hợp AI có thể kéo dữ liệu từ web để khắc phục điều đó ngay lập tức. Quản lý kho dễ dàng là cách hữu ích nhất mà Excel giúp những người có sở thích như tôi. Công việc duy nhất còn lại là cập nhật bảng tính.
Bảng tính Excel chi tiết quản lý kho mực bút máy, bao gồm các thuộc tính như màu sắc, dung tích, giá mua, ngày mua và tình trạng tồn kho
5. Theo Dõi Tiến Độ Các Dự Án và Công Trình Đang Triển Khai
Luôn Có Gì Đó Đang Được Thực Hiện
Một phần các tính năng quản lý kho mà Excel cung cấp cho người có sở thích có thể giúp việc hoàn thành các dự án trở nên rất dễ dàng, đặc biệt nếu bạn có nhiều dự án đồng thời. Tôi thấy việc theo dõi tiến độ này đặc biệt hữu ích cho các dự án bàn phím cơ, vốn cần các bộ phận được lấy từ nhiều nhà cung cấp khác nhau với thời gian giao hàng khác nhau. Vì vậy, tôi thường dành một trang tính mới trong tệp Excel cho mỗi dự án và một “thùng” phụ tùng mới để thu thập tất cả các lô hàng đến cho đến khi mọi thứ đến đủ để bắt đầu lắp ráp. Tôi cũng sử dụng các danh sách thả xuống (drop-downs) và biểu đồ tròn để có cái nhìn tổng quan nhanh về mức độ hoàn thành của dự án.
Excel cũng giúp xác định những thứ trong danh sách vật liệu mà tôi có thể đã có sẵn. Điều này thật tuyệt vì tôi có thể liên kết trực tiếp đến các ô tương ứng trong trang tính “Kho vật phẩm” để đảm bảo tôi có đủ số lượng. Giống như tất cả các dự án thương mại, các tính năng lập ngân sách mà tôi đã đề cập trước đó cho phép tôi ước tính chi phí và định lượng các khoản vượt ngân sách. Tôi không sử dụng tính năng ưu tiên nhiều, nhưng nó có thể giúp một số người có sở thích gán mức độ ưu tiên hoặc mức độ hữu ích cho các dự án đang diễn ra của họ để đẩy nhanh tiến độ hoàn thành, đặc biệt nếu Excel cũng được sử dụng để kiểm tra các bước chính trên đường đi. Các công thức đơn giản như dưới đây có thể cho bạn biết dự án của bạn có đang đúng tiến độ hay đã vượt quá ngày hoàn thành dự kiến:
=IF(TODAY()>C2,"Overdue","On Track")
Nếu sở thích của bạn yêu cầu bảo trì thiết bị thường xuyên, như thiết bị thể thao và đồ dùng ngoài trời, có một khía cạnh ẩn khác mà Excel tỏa sáng. Bằng cách kết hợp định dạng có điều kiện và các ô chứa ngày tháng, bạn có thể thiết lập lịch trình bảo trì thường xuyên cho các thiết bị quan trọng như dây thừng, dây đai, cáp, đầu nối và các thiết bị chuyên biệt khác của sở thích. Một cái nhìn nhanh vào kho vật phẩm của bạn trước khi bạn lên kế hoạch cho một dự án hoặc hoạt động sẽ cho biết thiết bị nào đã sẵn sàng để sử dụng và thiết bị nào cần được kiểm tra trước tiên.
Minh họa các ứng dụng quản lý dự án hàng đầu, thể hiện khả năng của Excel như một công cụ hiệu quả để theo dõi và hoàn thành các dự án cá nhân
Luôn Chủ Động Với Các Sở Thích Của Bạn
Google Sheets và các giải pháp thay thế khác có thể tiện lợi, nhưng Excel vẫn là một trong những công cụ quản lý dữ liệu ngoại tuyến tốt nhất cho quy mô của hầu hết các sở thích. Đúng vậy, tôi đồng ý rằng nỗ lực ban đầu để sàng lọc các vật phẩm thực tế của bạn và số hóa kho sẽ là một nhiệm vụ khổng lồ. Tuy nhiên, tôi khuyến khích bạn thử sử dụng Excel để quản lý sở thích tiếp theo mà bạn theo đuổi. Nó có thể đủ để thuyết phục bạn thực hiện tất cả các mục nhập đã quá hạn, giống như tôi đã làm.