Microsoft 365 (trước đây là Microsoft Office) giống như một người bạn cũ mà chúng ta cứ quay lại, dù biết rõ những chi phí phải trả. Bạn có thể không thích việc nó “moi tiền” ví mình, nhưng giá trị mà nó mang lại cho năng suất công việc là vô giá. Mặc dù có vô số các giải pháp thay thế Microsoft 365 – mà chúng tôi đã đề cập trong nhiều bài viết trước – hầu hết mọi người dường như vẫn gặp khó khăn khi muốn chuyển đổi. Một số lý do có thể hiển nhiên, số khác lại ít được nhận ra hơn.
Trước khi đi sâu vào chi tiết, cần lưu ý rằng Google Workspace cũng là một “ông lớn” khác trong lĩnh vực năng suất. Mặc dù miễn phí cho mục đích cá nhân, Google Workspace lại thiếu ứng dụng desktop hoàn chỉnh. Danh sách này sẽ tập trung vào các giải pháp thay thế Microsoft 365 cung cấp trải nghiệm ứng dụng desktop đầy đủ, cho phép người dùng chỉnh sửa tài liệu ngay cả khi ngoại tuyến.
So sánh giao diện OnlyOffice và Microsoft Word trên Windows 11
1. Sự Quen Thuộc Sâu Sắc Từ Trường Học Đến Công Sở
Ký ức tuổi thơ và định hướng nghề nghiệp
Từ những bài luận văn cho đến các dự án nhóm, Microsoft 365 chắc chắn đã đóng một vai trò không thể thiếu trong quá trình học tập của chúng ta. Điều này không phải ngẫu nhiên; Microsoft cung cấp các giấy phép giảm giá đáng kể cho các trường học, với hy vọng rằng khi sinh viên bước vào môi trường làm việc, sự quen thuộc này sẽ thúc đẩy các nhà tuyển dụng sử dụng bộ ứng dụng của họ. Điều này tạo ra một vòng lặp phản hồi: Microsoft càng phổ biến trong công sở, càng nhiều người sử dụng, và nhu cầu về nó càng tăng. Khi bạn đã nắm vững các phím tắt và thói quen sử dụng của nó, việc chuyển sang một phần mềm hoàn toàn xa lạ mà không có động lực đáng kể là điều rất khó khăn.
Người dùng làm việc trên Microsoft Word, thể hiện sự quen thuộc với giao diện Office
2. Ưu Đãi Hấp Dẫn Giúp Tiết Kiệm Chi Phí
Giá trị vượt trội với các gói bản quyền ưu đãi
Tiếp nối luận điểm trên, giấy phép Microsoft 365 thường có thể được mua với giá ưu đãi thông qua nhà tuyển dụng hoặc các tổ chức giáo dục. Với mức giá giảm, giá trị sử dụng của nó càng trở nên hấp dẫn, đặc biệt là khi các gói này thường đi kèm với dung lượng lưu trữ đám mây đáng kể. Trong môi trường làm việc, việc có một bộ ứng dụng năng suất văn phòng theo tiêu chuẩn ngành luôn là một ý tưởng tốt. Bạn sẽ không bao giờ biết khi nào nó sẽ hữu ích. Microsoft cũng không ngừng mở rộng các tính năng của Microsoft 365, nâng cao giá trị của nó.
Trang web Microsoft hiển thị ưu đãi giảm giá Microsoft 365 cho sinh viên và cá nhân
3. Yêu Cầu Bắt Buộc Từ Môi Trường Làm Việc/Học Tập
Khi sự lựa chọn không thuộc về bạn
Nếu nơi làm việc hoặc trường học cung cấp cho bạn Microsoft 365, rất có thể việc sử dụng nó là bắt buộc ở một mức độ nào đó. Ngoài việc sử dụng các ứng dụng cơ bản, nơi làm việc hoặc trường học của bạn có thể có một tiện ích mở rộng đặc biệt hoặc mẫu tài liệu (template) riêng cho các dự án cụ thể, báo cáo chi phí, v.v. Điều tương tự cũng xảy ra với các macro phức tạp trong Excel hoặc lịch Outlook được chia sẻ. Điều này càng đúng hơn nếu bạn cần chỉnh sửa tài liệu cộng tác theo thời gian thực với đồng nghiệp; mọi người đều cần phải sử dụng cùng một nền tảng. Dù trong trường hợp nào, một khi Microsoft 365 đã được tùy chỉnh cho các quy trình làm việc cụ thể – đặc biệt là nếu nó liên quan đến một ứng dụng khác – rất khó để từ bỏ nó.
Trang lựa chọn template của Microsoft Word, minh họa việc sử dụng mẫu chuyên biệt
4. Nỗi Lo Tương Thích Định Dạng và Mất Cấu Trúc Tài Liệu
Thách thức của việc chuyển đổi định dạng file
Đôi khi, người nhận tài liệu yêu cầu nó phải được gửi ở định dạng tương thích với Microsoft 365. Mặc dù khả năng tương thích giữa Microsoft 365 và các bộ ứng dụng năng suất khác đã cải thiện đáng kể, nó vẫn chưa hoàn hảo. Khi chuyển đổi từ định dạng tệp này sang định dạng tệp khác, bạn luôn có nguy cơ mất đi định dạng tỉ mỉ mà bạn đã dành hàng giờ để hoàn thiện. Và mặc dù đã tốt hơn, việc khiến Microsoft 365 hiển thị tất cả hình ảnh và bảng biểu một cách chính xác đôi khi vẫn giống như cố gắng bắt một con lươn trơn tuột. Nỗi sợ hãi mất hết công sức có thể khiến mọi người mặc định chọn Microsoft 365, đặc biệt đối với các tài liệu quan trọng, như một báo cáo gấp hay một đề xuất dự án.
5. Tích Hợp Đám Mây và Cộng Tác Thực Thời Hiện Đại
Khả năng làm việc mọi lúc, mọi nơi và cộng tác nhóm hiệu quả
Nhiều năm Microsoft dành để phát triển cơ sở hạ tầng đám mây cũng đã mang lại lợi ích cho Microsoft 365. Với việc tích hợp sâu vào đám mây, Microsoft 365 cho phép bạn truy cập và chỉnh sửa cùng một tài liệu từ trình duyệt hoặc thiết bị di động của mình. Điều này cũng có nghĩa là đồng nghiệp và bạn bè của bạn có thể cùng làm việc trên một tài liệu với bạn theo thời gian thực. Đây là một lợi ích to lớn mà nhiều giải pháp thay thế Office không cung cấp. Microsoft 365 còn có các tiện ích mở rộng hữu ích cho các ứng dụng giao tiếp như Slack, ngoài ứng dụng Teams của Microsoft.
6. Trải Nghiệm Ứng Dụng Di Động Vượt Trội
Năng suất tối ưu trên các thiết bị di động
Trong bối cảnh năng suất làm việc hiện đại, rất nhiều công việc đang diễn ra trên các thiết bị di động, và Microsoft 365 (cùng với Google Workspace) đã phát triển các ứng dụng di động của mình một cách hoàn chỉnh. Đây là điều mà các giải pháp thay thế Office vẫn đang nỗ lực. AndroOpen của OpenOffice vẫn còn non trẻ và có những lỗi cần khắc phục, trong khi LibreOffice chỉ có ứng dụng xem tài liệu. Từ giao diện sạch sẽ, nhanh chóng cho đến sự ổn định và hiệu suất tổng thể, không có câu hỏi nào rằng Microsoft mang lại trải nghiệm vượt trội so với các đối thủ. Các vấn đề về chuyển đổi định dạng và tương thích được đề cập ở trên cũng áp dụng cho thiết bị di động. Tốt nhất là mở một tài liệu Word trong ứng dụng gốc của nó – đặc biệt là đối với các tài liệu có theo dõi thay đổi, sửa đổi, nhận xét và chú thích.
Ứng dụng Microsoft 365 trên máy tính bảng và điện thoại thông minh, thể hiện trải nghiệm di động mượt mà
Kết Luận: Lựa Chọn Thay Thế Không Phải Là Không Thể, Nhưng Cần Thời Gian
Microsoft 365 không phải là giải pháp duy nhất cho năng suất văn phòng, nhưng nó chắc chắn là bộ ứng dụng văn phòng desktop hoàn thiện nhất trên thị trường. Đúng là Excel đôi khi vẫn nhầm lẫn số với ngày tháng, và các ứng dụng web của Microsoft còn thua kém Google, nhưng nhìn chung, Microsoft 365 rất chuyên nghiệp, đặc biệt với các ứng dụng di động tuyệt vời và tính năng cộng tác hiệu quả.
Tuy nhiên, việc chuyển đổi sang một giải pháp thay thế Microsoft 365 không phải là không khả thi. LibreOffice và Apache OpenOffice đều có những điểm mạnh độc đáo mà trong một số trường hợp, có thể vượt trội hơn Microsoft 365. Nếu bạn đang băn khoăn liệu có thể từ bỏ gói đăng ký mà vẫn duy trì năng suất, hãy bắt đầu bằng cách sử dụng một bộ ứng dụng văn phòng thay thế cho các công việc không quá quan trọng, tìm cách vượt qua những hạn chế của nó, và nếu nó đáp ứng nhu cầu của bạn, hãy cam kết chuyển đổi hoàn toàn. Ngay cả khi đó, bạn vẫn nên giữ Microsoft 365 được cài đặt. Bạn không bao giờ biết khi nào mình sẽ cần đến nó.
[ 
7 tính năng độc đáo của LibreOffice Calc có thể khiến bạn cân nhắc chuyển đổi từ Excel
](/features-in-libreoffice-that-might-make-you-switch-from-microsoft-office/)
7 tính năng độc đáo của LibreOffice có thể khiến bạn cân nhắc chuyển đổi từ Microsoft Office
Khám phá những điểm mạnh của LibreOffice có thể thay đổi cách bạn nhìn nhận về Microsoft Office.