Trong môi trường làm việc hiện đại, các nhiệm vụ chồng chất, thời hạn gấp rút và vô số nguồn lực cần theo dõi có thể khiến việc quản lý dự án trở nên vô cùng căng thẳng. Trong khi các nền tảng hào nhoáng hứa hẹn khả năng cộng tác liền mạch, trực quan hóa dữ liệu và tự động hóa, chúng không phải là lựa chọn phù hợp cho tất cả mọi người. Sẽ ra sao nếu giải pháp tối ưu đã có sẵn trên máy tính của bạn? Vâng, chúng ta đang nói về Microsoft Excel – công cụ bảng tính quen thuộc, linh hoạt và mạnh mẽ, có thể là một lựa chọn đáng ngạc nhiên cho mọi quy mô dự án. Hãy cùng khám phá lý do vì sao Excel vẫn giữ vững vị thế “vô địch” trong lĩnh vực quản lý dự án.
Màn hình hiển thị các mẹo Excel hữu ích giúp tối ưu công việc quản lý dự án
7 Lý Do Excel Vẫn Là “Vô Địch” Trong Quản Lý Dự Án
1. Giao diện quen thuộc, dễ tiếp cận cho mọi người
Hầu hết các công cụ quản lý dự án chuyên biệt như Basecamp, Asana, Jira, Airtable hay Monday.com đều yêu cầu một khoảng thời gian làm quen và học hỏi. Mặc dù người quản lý dự án có thể thành thạo việc điều hướng phần mềm, nhưng các thành viên khác trong nhóm có thể không có cùng mức độ quen thuộc này.
Ngược lại, cấu trúc lưới với các hàng và cột của Excel được nhận diện rộng rãi trên toàn cầu. Giao diện cốt lõi của Excel vẫn nhất quán qua nhiều phiên bản khác nhau và quan trọng hơn, nó có sẵn trên gần như mọi nền tảng thiết bị bạn có thể nghĩ đến. Điều này giúp loại bỏ hoàn toàn đường cong học tập, cho phép toàn bộ đội ngũ nhanh chóng bắt tay vào công việc mà không cần đào tạo thêm.
Giao diện một mẫu kế hoạch dự án marketing trên Excel với các cột và hàng quen thuộc, thể hiện tính dễ tiếp cận của phần mềm
2. Tùy chỉnh linh hoạt, đáp ứng mọi nhu cầu dự án
Đây là nơi Excel thực sự tỏa sáng hơn so với các công cụ quản lý dự án truyền thống. Bạn không cần phải đối phó với một cấu trúc được định sẵn. Thay vào đó, bạn có thể tự thiết kế các cột và hàng, áp dụng định dạng để theo dõi chính xác dữ liệu bạn yêu cầu. Hơn nữa, các dự án hiếm khi diễn ra đúng theo kế hoạch ban đầu, và sự linh hoạt của Excel cho phép bạn dễ dàng điều chỉnh theo những thay đổi về thời gian biểu hoặc yêu cầu.
Việc xuất dữ liệu từ các nền tảng như Trello hoặc Asana sang Excel và nhập ngược lại cũng không hề phức tạp. Đối với các dự án lớn, bạn có thể chia nhỏ công việc thành nhiều trang tính (sheets) hoặc tệp bảng tính (workbooks) khác nhau và liên kết chúng lại. Ví dụ, nếu bạn đang thực hiện một chiến dịch marketing cho nhà sách, bạn có thể tạo một trang tính tiêu chuẩn với các chi tiết cần thiết. Khi các nỗ lực marketing mở rộng, bạn có thể tạo các trang tính Excel riêng cho từng chiến dịch cụ thể. Nếu cửa hàng mở rộng ra nhiều địa điểm, mỗi địa điểm có thể có một trang tính riêng và tất cả dữ liệu có thể được tổng hợp vào một trang tính tổng quan (master sheet).
Minh họa một bảng tính Excel được tùy chỉnh để quản lý dự án, bao gồm các cột dành cho nhiệm vụ, ngày tháng và trạng thái, nhấn mạnh sự linh hoạt của Excel
3. Kho mẫu phong phú, khởi đầu nhanh chóng
Giống như hầu hết các ứng dụng quản lý dự án chuyên nghiệp, Excel cũng cung cấp một thư viện mẫu mạnh mẽ. Bạn có thể sử dụng thư viện mẫu chính thức của Microsoft hoặc khám phá các cửa hàng bên thứ ba như Etsy để tìm các mẫu quản lý dự án phù hợp. Thay vì bắt đầu từ đầu, các mẫu này cung cấp một cấu trúc sẵn có, giúp giảm đáng kể thời gian và công sức thiết lập ban đầu.
Với các mẫu có sẵn, người quản lý dự án có thể tập trung vào việc lập kế hoạch và thực hiện thay vì lo lắng về định dạng. Bạn thậm chí có thể tự tạo một cấu trúc quản lý dự án từ đầu, lưu nó dưới dạng mẫu và tái sử dụng cho tất cả các dự án trong tương lai, tiết kiệm thời gian quý báu.
4. Định dạng có điều kiện và khả năng phân tích dữ liệu mạnh mẽ
Đây là một điểm mà Excel ghi điểm cao so với các công cụ quản lý dự án truyền thống. Thư viện công thức và hàm phong phú của Excel cho phép bạn thực hiện các phép tính phức tạp và phân tích dữ liệu dự án. Điều này bao gồm việc tính toán chi phí dự án, theo dõi tiến độ công việc và phân tích mức độ sử dụng tài nguyên.
Tuy nhiên, một trong những tính năng quản lý dự án được yêu thích nhất là định dạng có điều kiện (conditional formatting). Nó cho phép bạn áp dụng các tùy chỉnh trực quan, chẳng hạn như màu sắc, biểu tượng và thanh dữ liệu cho các ô dựa trên các tiêu chí cụ thể. Giả sử một người quản lý dự án xây dựng đang sử dụng Excel để theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ khác nhau. Họ có thể tạo một cột “Trạng thái nhiệm vụ” và thêm các giá trị như “Chưa bắt đầu”, “Đang tiến hành” và “Hoàn thành”. Bằng cách áp dụng định dạng có điều kiện, họ có thể tô màu đỏ cho các nhiệm vụ “Chưa bắt đầu”, màu vàng cho “Đang tiến hành” và màu xanh lá cây cho “Hoàn thành”. Chỉ cần lướt qua, người quản lý có thể nhanh chóng xác định nhiệm vụ nào đang đi đúng hướng và nhiệm vụ nào cần được chú ý.
Ví dụ về việc sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel để theo dõi tiến độ dự án, hiển thị các nhiệm vụ với màu sắc khác nhau dựa trên trạng thái
Các khả năng của định dạng có điều kiện là vô tận. Về phân tích dữ liệu, bạn có thể sử dụng Pivot tables để nhanh chóng tổng hợp và phân tích một lượng lớn dữ liệu dự án, biến bạn từ người mới bắt đầu thành chuyên gia phân tích trong vài phút. Giống như nhiều công cụ PM, Excel còn có tiện ích bổ sung AI được gọi là Copilot. Bạn có thể gọi công cụ AI của Microsoft, đặt câu hỏi về dự án của mình và nhận được câu trả lời phù hợp chỉ bằng các câu lệnh văn bản.
Minh họa cách phân tích dữ liệu dự án lớn trong Excel bằng Pivot Tables, giúp tổng hợp thông tin nhanh chóng và chuyên nghiệp
5. Biểu đồ Gantt và dòng thời gian chuyên nghiệp
Biểu đồ Gantt và dòng thời gian là những công cụ thiết yếu trong quản lý dự án. Excel, dù không phải là phần mềm PM chuyên dụng, vẫn có thể tạo và quản lý hiệu quả các loại biểu đồ này. Người quản lý dự án có thể dễ dàng theo dõi tiến độ bằng cách cập nhật trạng thái và thời lượng công việc trong biểu đồ Gantt.
Ví dụ, một nhóm đang lên kế hoạch cho một hội nghị lớn của công ty. Họ có thể tạo một trang tính Excel với các cột cho tên nhiệm vụ (chọn địa điểm, mời diễn giả, marketing, đăng ký), ngày bắt đầu, thời lượng và các phụ thuộc. Sau đó, họ có thể sử dụng biểu đồ thanh xếp chồng (stacked bar chart) để tạo biểu đồ Gantt, trực quan hóa lịch trình hội nghị một cách rõ ràng và chuyên nghiệp.
Biểu đồ Gantt được tạo trong Excel, thể hiện tiến độ và thời gian của các nhiệm vụ trong một dự án phức tạp
6. Khả năng cộng tác mượt mà với đồng đội
Mặc dù Excel không nổi tiếng về khả năng cộng tác theo thời gian thực như các nền tảng quản lý dự án chuyên dụng (hoặc Google Sheets), nhưng nó vẫn cung cấp một số tính năng để hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả. Bạn có thể tạo một sổ làm việc được chia sẻ bằng OneDrive hoặc Google Drive, theo dõi các thay đổi theo thời gian thực và chèn nhận xét, ghi chú. Bạn thậm chí có thể thêm một trang tính “README” riêng biệt để đảm bảo mọi người đều nắm rõ các mục tiêu của dự án.
Ngoài ra, Excel còn có tùy chọn bảo vệ bằng mật khẩu hoặc thêm ngày hết hạn cho trang tính của bạn để giữ an toàn thông tin nhạy cảm, tăng cường tính bảo mật trong môi trường cộng tác.
Giao diện laptop Windows 11 hiển thị bảng điều khiển (dashboard) quản lý dự án trên Excel, minh họa khả năng cộng tác và theo dõi tổng thể
7. Giải pháp tiết kiệm chi phí tối ưu
Microsoft 365 là gói năng suất phổ biến nhất trong giới doanh nghiệp và các chuyên gia, cung cấp Outlook không quảng cáo, 1TB dung lượng OneDrive và các ứng dụng Office gốc, bao gồm Excel, cùng nhiều tính năng khác. Điều này có nghĩa là bạn không cần phải trả thêm phí cho một công cụ quản lý dự án riêng biệt.
Trong khi hầu hết các công cụ quản lý dự án chuyên dụng có giá khoảng 10 đô la mỗi người dùng mỗi tháng, thì khi bạn có hàng trăm thành viên trong nhóm, chi phí có thể nhanh chóng tăng lên hàng nghìn đô la mỗi tháng. Việc tận dụng Excel, vốn đã có trong gói Microsoft 365 của bạn, là một giải pháp tiết kiệm chi phí đáng kể mà không làm giảm hiệu quả công việc.
Biểu đồ được tạo bởi Copilot AI trong Excel, minh họa khả năng tích hợp AI và tính tiết kiệm chi phí của Microsoft 365
Đừng Bỏ Qua Sức Mạnh Của Excel Trong Quản Lý Dự Án
Trước khi vội vàng đầu tư vào một nền tảng quản lý dự án khác, hãy dành thời gian tìm hiểu kỹ hơn về Excel. Không giống như nhiều phần mềm PM, Excel mang lại cho bạn toàn quyền kiểm soát dữ liệu và cách trình bày chúng. Nó loại bỏ sự phức tạp không cần thiết, xóa bỏ đường cong học tập và tăng cường năng suất của nhóm bạn một cách nhanh chóng.
Nếu bạn đang đối phó với một dự án phức tạp, bảng tính của bạn có thể nhanh chóng chứa nhiều cơ sở dữ liệu lớn. Hãy khám phá các mẹo hàng đầu để xử lý chúng như một chuyên gia và biến Excel thành công cụ quản lý dự án đắc lực nhất của bạn.