Với bộ công cụ năng suất, lưu trữ đám mây và khả năng tích hợp sâu rộng trên Windows 11, Microsoft 365 đã trở thành lựa chọn mặc định của nhiều cá nhân và doanh nghiệp. Tuy nhiên, ngày càng có nhiều người dùng Việt Nam đang cân nhắc rời bỏ nền tảng này do gánh nặng chi phí thuê bao tăng cao liên tục và lo ngại về quyền kiểm soát dữ liệu cá nhân của mình. Mặc dù không thiếu các lựa chọn thay thế Microsoft 365 trên thị trường, Nextcloud nổi bật như một giải pháp đặc biệt hấp dẫn.
Nextcloud là một nền tảng mã nguồn mở và hoàn toàn miễn phí, mang đến một gói giải pháp mạnh mẽ cho phép người dùng phá vỡ sự phụ thuộc vào nhà cung cấp mà không phải chịu bất kỳ khoản phí hàng tháng nào. Dưới đây là những khía cạnh chính nơi Nextcloud không chỉ ngang bằng mà thường vượt trội hơn Microsoft 365, đặc biệt hữu ích cho cộng đồng công nghệ Việt Nam.
NAS Ugreen với các khay ổ cứng, một thiết bị tiềm năng để tự host Nextcloud
1. Quyền Sở Hữu và Kiểm Soát Dữ Liệu Tối Ưu
Lợi thế từ việc tự host (Self-hosting)
Sự khác biệt cốt lõi giữa Nextcloud và Microsoft 365 nằm ở quyền sở hữu và khả năng kiểm soát dữ liệu. Về bản chất, “tự host” có nghĩa là bạn tự chạy phần mềm Nextcloud trên máy chủ riêng của mình. Bạn có thể cài đặt nó trên một máy chủ vật lý chuyên dụng, một máy chủ riêng ảo (VPS), một Raspberry Pi nhỏ gọn, hay thậm chí là thiết bị NAS (Network Attached Storage) phổ biến trong các gia đình và văn phòng nhỏ tại Việt Nam. Nextcloud cung cấp tài liệu hướng dẫn cài đặt chi tiết cho nhiều hệ điều hành khác nhau, giúp người dùng dễ dàng thiết lập.
Hãy tưởng tượng bạn điều hành một công ty thiết kế nhỏ với 10 nhân viên. Bạn thường xuyên xử lý dữ liệu khách hàng nhạy cảm, bao gồm các tệp thiết kế, hợp đồng và các thông tin liên lạc bảo mật. Để tránh phí thuê bao hàng tháng và đặc biệt là mối lo ngại về việc lưu trữ dữ liệu thiết yếu trên các dịch vụ đám mây của bên thứ ba, việc tự host Nextcloud trên một máy chủ chuyên dụng tại văn phòng sẽ là một giải pháp lý tưởng.
Giao diện chính Nextcloud Hub hiển thị các thư mục và file, minh họa quyền kiểm soát dữ liệu cá nhân
2. Hệ Sinh Thái Ứng Dụng Rộng Lớn và Mạnh Mẽ
Không bỏ lỡ các ứng dụng Microsoft 365 quen thuộc
Hệ sinh thái ứng dụng phong phú của Nextcloud đã biến nó từ một nền tảng chia sẻ tệp đơn thuần thành một bộ công cụ năng suất và cộng tác mạnh mẽ. Theo mặc định, Nextcloud đã tích hợp sẵn tất cả các ứng dụng thiết yếu như Mail, Danh bạ, Lịch, Tác vụ (Tasks) và Deck (công cụ quản lý dự án). Bạn có thể tạo tài liệu văn bản, bảng tính, trình chiếu, sơ đồ và nhiều hơn nữa trực tiếp trong Nextcloud. Mặc dù chúng có thể không có nhiều tính năng phong phú như các đối thủ Microsoft, nhưng chúng hoàn toàn đủ dùng cho hầu hết các tác vụ. Nextcloud đã hợp tác với Collabora (dựa trên LibreOffice) để cung cấp các giải pháp văn phòng tích hợp.
Bạn luôn có thể truy cập Nextcloud App Store để khám phá và cài đặt một loạt các ứng dụng mở rộng khả năng cốt lõi của nền tảng. Từ các công cụ năng suất và giao tiếp đến bảo mật và đa phương tiện, có vô số ứng dụng để bạn lựa chọn. Tất cả các ứng dụng cốt lõi này đã nhận được nhiều cải tiến đáng kể với bản cập nhật Nextcloud gần đây. Ví dụ, giờ đây bạn có thể tải lên các tệp khác ngoài hình ảnh lên whiteboard để nâng cao hiệu quả các buổi động não. Nextcloud Deck (công cụ quản lý dự án) hiện hỗ trợ xem trước liên kết cho thẻ, hỗ trợ Markdown trong bình luận và khả năng nhân bản bảng (boards) có hoặc không có thẻ và dữ liệu của chúng.
3. Dashboard Tùy Biến và Hiệu Quả Cao
Tùy chỉnh trải nghiệm Nextcloud theo cách của bạn
Nextcloud mang đến trải nghiệm người dùng có khả năng tùy biến cao. Bạn có thể kết hợp thông tin từ nhiều ứng dụng khác nhau vào một bảng điều khiển (dashboard) duy nhất và cá nhân hóa nó để tạo thành một trung tâm năng suất tập trung. Các widget này có thể hiển thị các sự kiện lịch, tác vụ, tệp gần đây, email, ghi chú và thậm chí cả các nguồn cấp dữ liệu RSS bên ngoài. Ngoài ra còn có tùy chọn thay đổi hình nền cho dashboard.
Nextcloud cũng hỗ trợ chế độ tối (dark theme) và các phông chữ tùy chỉnh để nâng tầm cá nhân hóa. Ngược lại, bảng điều khiển chính của Microsoft 365 Home chủ yếu tập trung vào việc cung cấp quyền truy cập nhanh vào các tệp gần đây. Mặc dù điều này hữu ích, nhưng nó thiếu các tính năng năng suất rộng hơn mà Nextcloud cung cấp. Người dùng Microsoft 365 phải điều hướng đến các ứng dụng riêng biệt (Outlook, Calendar, To-Do) để truy cập email, lịch và tác vụ của họ. Điều này chắc chắn không hiệu quả và tốn thời gian hơn so với Nextcloud.
Dashboard tùy chỉnh của Nextcloud với các widget hiển thị lịch, tác vụ và file gần đây
4. Quản Lý Đa Phương Tiện Đỉnh Cao
Nâng tầm việc quản lý ảnh và video đã tải lên
Tính năng quản lý đa phương tiện của Nextcloud trước đây khá cơ bản. Tuy nhiên, nó đã phát triển đáng kể trong vài năm qua. Giờ đây, bạn có thể tạo album, sử dụng album cộng tác, thêm thư mục và thậm chí đánh dấu một số trong số đó là mục yêu thích để dễ dàng truy cập.
Bạn cũng có thể áp dụng các thẻ (tags) cho các tệp đa phương tiện để nhanh chóng xem lại chúng. Có một tab “Places” để xem lại ảnh và video của bạn theo địa điểm chụp. Nhìn chung, Nextcloud đã bao gồm tất cả các tính năng cơ bản về quản lý đa phương tiện, và bạn chắc chắn sẽ không bỏ lỡ tài khoản OneDrive của mình.
Thư viện ảnh Nextcloud hiển thị các album và tính năng quản lý media nâng cao
5. Bản Chất Mã Nguồn Mở Minh Bạch
Đánh giá mã nguồn Nextcloud công khai
Bản chất mã nguồn mở của Nextcloud là một khía cạnh cơ bản trong định danh của nó. Không giống như Microsoft 365, mã nguồn của Nextcloud được công khai. Bất kỳ nhà nghiên cứu hoặc chuyên gia bảo mật nào cũng có thể xem xét mã nguồn và xác minh các tuyên bố về quyền riêng tư của công ty. Bản chất mã nguồn mở của Nextcloud cũng mở ra một cộng đồng các nhà phát triển, cộng tác viên và người dùng đam mê sôi động và tích cực.
Nhìn chung, bằng cách chuyển từ Microsoft 365 sang Nextcloud, bạn không bị khóa vào một hệ sinh thái độc quyền và có thể tùy chỉnh phần mềm theo nhu cầu cụ thể của mình.
Cấu trúc thư mục của Nextcloud trên giao diện web, thể hiện tính linh hoạt của nền tảng mã nguồn mở
6. Tính Năng Cộng Tác và Chia Sẻ Mạnh Mẽ
Chia sẻ file quan trọng một cách chuyên nghiệp
Giống như Microsoft 365, Nextcloud cũng đạt điểm cao về khả năng cộng tác. Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tệp và thư mục với cả người dùng nội bộ và bên ngoài. Bạn có thể đặt các quyền truy cập chi tiết và kiểm soát ai có thể xem, chỉnh sửa hoặc tải xuống nội dung được chia sẻ. Hơn thế nữa, có một tùy chọn để đặt mật khẩu và ngày hết hạn để bảo vệ nội dung chia sẻ bí mật khỏi những con mắt tò mò.
Tính năng bổ sung yêu thích của tôi là tab Hoạt động (Activity). Nó cung cấp một cái nhìn tổng quan chi tiết về các hành động và thay đổi gần đây trong Nextcloud. Nó hiển thị thông tin về việc tải lên, tải xuống, chỉnh sửa, chia sẻ và bình luận tệp. Điều này rất tiện dụng cho việc kiểm tra nhật ký (audit trails) và theo dõi các thay đổi đối với tài liệu quan trọng.
Hộp thoại chia sẻ file trong Nextcloud với các tùy chọn phân quyền và đặt mật khẩu
Nextcloud Nâng Tầm Kiểm Soát Dữ Liệu Cá Nhân
Nhìn chung, sự lựa chọn giữa Nextcloud và Microsoft 365 phụ thuộc vào nhu cầu và ưu tiên cá nhân của bạn. Nếu bạn coi trọng quyền sở hữu dữ liệu, quyền riêng tư, khả năng tùy biến và hiệu quả chi phí, Nextcloud là một giải pháp thay thế cực kỳ hấp dẫn. Mặc dù Microsoft 365 mang lại sự dễ sử dụng và tích hợp liền mạch, Nextcloud lại cung cấp khả năng kiểm soát tuyệt vời đối với môi trường số của bạn.
Bạn còn chần chừ gì nữa? Hãy từ bỏ các gói thuê bao thông thường và xây dựng một hệ sinh thái đám mây cá nhân hóa thực sự phục vụ nhu cầu của bạn. Nếu bạn có một chiếc PC cũ đang bị bỏ xó, hãy tham khảo hướng dẫn biến nó thành một đám mây riêng tư bằng Nextcloud.