Excel có thể thực sự đáng sợ khi sử dụng. Tôi nói thật đấy. Tôi không nói về việc tạo một bảng tính cơ bản hay định dạng ô. Ý tôi là sử dụng Excel như một công cụ phân tích dữ liệu thực thụ. Đó là loại công việc đòi hỏi bạn phải sử dụng các công thức phức tạp, tự mình tìm ra các xu hướng, và xây dựng một thứ gì đó thực sự có ý nghĩa. Đó là một khối lượng công việc khổng lồ, và nó là một nhiệm vụ mà tôi chưa bao giờ thích làm.
Đồng thời, đó là điều tôi không thể tránh khỏi. Dù là cho một dự án đại học hay công việc, Excel luôn tìm cách lẻn vào quy trình làm việc của tôi. Vì vậy, thay vì né tránh hoàn toàn, tôi quyết định tìm kiếm sự giúp đỡ: NotebookLM.
Cho đến nay, NotebookLM là công cụ AI yêu thích của tôi, và nó thực sự đã thuyết phục tôi rằng AI có thể là một yếu tố thay đổi cuộc chơi cho năng suất. Gần đây, tôi nhận ra rằng mặc dù việc sử dụng riêng NotebookLM đã có những điểm mạnh riêng, nhưng việc kết hợp nó với các công cụ như Excel có thể mở ra một quy trình làm việc hoàn toàn mới.
Giao diện NotebookLM trên máy tính, minh họa khả năng tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn tài liệu.
Tôi đưa bảng tính Excel lên NotebookLM khi dữ liệu bắt đầu “mờ mịt”
Biến hỗn loạn bảng tính thành những insight rõ ràng
NotebookLM không phải là một công cụ bảng tính, vì vậy tôi không thể thực sự sử dụng nó để “thay thế” Excel. Tôi vẫn cần tự mình thực hiện các công việc để tạo bảng tính, làm sạch dữ liệu và áp dụng các công thức. Vì vậy, tôi bắt đầu quá trình trong Excel như bình thường. Tôi tạo một bảng tính mới, thêm dữ liệu của mình vào và sắp xếp nó thành các bảng để dễ đọc hơn.
Cách tải tệp dữ liệu lên NotebookLM, giao diện thêm nguồn hỗ trợ phân tích Excel.
Điểm khác biệt trong quy trình của tôi bây giờ là những gì tôi làm sau khi bảng tính đã sẵn sàng. Thay vì dành hàng giờ để cố gắng tự mình tìm hiểu tất cả, tôi tải tệp lên NotebookLM và để nó giúp tôi phân tích, tìm kiếm các mẫu và hiểu dữ liệu nhanh hơn.
Đối với bài viết này, tôi đã sử dụng một bảng tính mẫu từ file-examples.com, cụ thể là bảng tính ví dụ 5.000 dòng. Điều này là do các bảng tính tôi thường làm việc thường chứa dữ liệu nhạy cảm mà tôi không thể chia sẻ công khai.
Thật không may, NotebookLM hiện không chấp nhận các tệp .xlsx làm nguồn. Vì vậy, tôi xuất bảng tính của mình dưới dạng PDF và tải chúng lên một sổ ghi chú NotebookLM hiện có hoặc mới. Nếu bạn muốn, bạn cũng có thể tải tệp .xlsx lên dưới dạng .csv, .txt hoặc tài liệu Markdown.
NotebookLM hoạt động trên MacBook, minh họa ứng dụng AI cho năng suất học tập và làm việc.
NotebookLM giúp tóm tắt insight và làm nổi bật xu hướng dữ liệu
Nắm bắt ý nghĩa dữ liệu nhanh hơn
Như tôi đã đề cập ở trên, tôi đang sử dụng một bảng tính mẫu cho bài viết này do thông tin bảo mật trong các bảng tính tôi thường sử dụng. Bảng tính mẫu có 5.000 dòng, đây là một ví dụ tốt về loại bộ dữ liệu lớn mà tôi thường làm việc, và cũng là một khối lượng lớn để xem xét thủ công. Đây chính xác là loại bảng tính mà tôi thà để NotebookLM phân tích cho mình, đơn giản vì nếu không sẽ tốn rất nhiều công sức thủ công.
Ngay khi bạn tải một nguồn lên sổ ghi chú NotebookLM, nó sẽ tóm tắt nó trong một đoạn văn ngay bên dưới tên của sổ ghi chú (được tạo tự động dựa trên nội dung nguồn). Nó cũng tạo ra ba câu hỏi, mà tôi thấy là một điểm khởi đầu tốt để hiểu dữ liệu tốt hơn, đặc biệt khi tôi không chắc nên tập trung vào điều gì trước tiên. Ví dụ, đây là ba câu hỏi mà NotebookLM đã đề xuất cho bảng tính 5.000 dòng:
- Phân bố nhân khẩu học theo giới tính, tuổi tác và quốc gia là gì?
- Xu hướng số, chẳng hạn như ID, thay đổi như thế nào trong toàn bộ bộ dữ liệu?
- Những mẫu nào tồn tại trong các ngày được ghi lại cho các cá nhân trong các nguồn này?
Tôi quyết định hỏi NotebookLM cả ba câu hỏi, và tất cả các câu trả lời đều cực kỳ hữu ích. Ví dụ, trong câu trả lời đầu tiên, nó chỉ ra rằng mặc dù bảng tính có 5.000 dòng, nhưng dữ liệu thực tế bao gồm 50 mục nhập duy nhất được lặp lại 100 lần. Sau đó, nó đã phân tích các phân bố nhân khẩu học theo giới tính, tuổi tác và quốc gia, tính toán tuổi trung bình, và thậm chí nhóm các cá nhân thành các nhóm tuổi.
Tương tự, trong câu trả lời thứ hai, nó đã phân tích cấu trúc ID trong toàn bộ bộ dữ liệu. Nó chỉ ra rằng hầu hết bảng tính tuân theo một mẫu ID tuần tự, tăng dần. Điều thú vị là, sau đó trong tệp, NotebookLM đã nhận thấy một sự thay đổi: một tập hợp các ID không tuần tự, lặp lại mà không tuân theo mẫu trước đó.
Cuối cùng, trong câu trả lời thứ ba, NotebookLM đã gắn cờ rằng tất cả các mục nhập đều được liên kết với chỉ ba ngày cụ thể lặp lại trong toàn bộ bảng tính: 15/10/2017, 16/08/2016 và 21/05/2015. Mỗi khi bạn đặt một truy vấn, ba câu hỏi tiếp theo sẽ xuất hiện, điều này có thể hữu ích khi bạn không chắc chắn nên tìm hiểu điều gì tiếp theo. Tất nhiên, bạn có thể đặt bất kỳ câu hỏi nào bạn có về bảng tính đã tải lên và NotebookLM sẽ rút ra câu trả lời từ dữ liệu của bạn trong vài giây.
Mẹo sử dụng Excel hiệu quả, các thủ thuật giúp tiết kiệm thời gian khi làm việc với bảng tính.
NotebookLM có thể tạo báo cáo chi tiết từ bộ dữ liệu đã tải lên
Báo cáo tiết kiệm hàng giờ làm việc
Không có gì lạ khi được yêu cầu lập một báo cáo từ một bảng tính khổng lồ. Và dù bạn đã làm điều đó bao nhiêu lần trước đây, nó vẫn có thể cảm thấy choáng ngợp, đặc biệt khi bạn đang nhìn chằm chằm vào hàng ngàn dòng dường như không có hồi kết. NotebookLM giúp quá trình đó dễ dàng hơn nhiều. Và mặc dù bạn không nhất thiết phải sao chép-dán báo cáo chính xác như nguyên bản (tôi cũng không khuyến nghị điều đó), nhưng đó là một điểm khởi đầu tuyệt vời giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Báo cáo phân tích dữ liệu chi tiết được tạo bởi NotebookLM, hỗ trợ tổng hợp thông tin từ Excel.
Ví dụ, tôi đã yêu cầu NotebookLM tạo một báo cáo chuyên sâu về bộ dữ liệu, và báo cáo nó tạo ra bao gồm:
- Tổng quan và cấu trúc bộ dữ liệu
- Phân bố nhân khẩu học
- Xu hướng số trong ID
- Các mẫu trong ngày ghi lại
- Những insight tổng thể
Báo cáo bao gồm các ví dụ liên quan và có các trích dẫn xuyên suốt, giúp việc xác minh mọi thứ trở nên rất dễ dàng. Ngay cả khi tôi muốn điều chỉnh cách diễn đạt hoặc cấu trúc sau này, việc có dàn ý ban đầu đó có nghĩa là tôi không phải bắt đầu từ đầu. Nó cho tôi một cái nhìn rõ ràng về những insight đáng chú ý và giúp tôi không phải mất công đào bới bảng tính thủ công để phát hiện các xu hướng hoặc bất thường.
Các mẹo sử dụng NotebookLM để nâng cao năng suất, tối ưu hóa công việc và quản lý kiến thức.
NotebookLM hiếm khi “ảo giác”, bạn có thể tin tưởng vào câu trả lời
Tin cậy NotebookLM khi độ chính xác là quan trọng
Đây không phải lần đầu tiên tôi dùng đến các công cụ AI để giúp đỡ mình với bảng tính. Tuy nhiên, mỗi khi làm như vậy, tôi nhận thấy có những lúc câu trả lời hơi sai lệch, giống như AI đang đoán hoặc lấy thông tin không thực sự tồn tại trong tệp. Đó luôn là mối lo ngại lớn nhất của tôi khi sử dụng AI cho bất kỳ thứ gì liên quan đến dữ liệu. Bây giờ, tôi sẽ không tuyên bố rằng câu trả lời của NotebookLM sẽ luôn đúng. Bản thân công cụ cũng đề cập: “NotebookLM có thể không chính xác; vui lòng kiểm tra lại phản hồi của nó.”
Tuy nhiên, tôi đã sử dụng công cụ này từ trước khi nó được triển khai rộng rãi, và tôi không thể nhớ một lần nào nó đưa ra câu trả lời không chính xác. Phần tốt nhất về NotebookLM là cách nó giúp bạn dễ dàng xác minh thông tin nó cung cấp. Các trích dẫn luôn được hiển thị ngay bên cạnh mỗi phản hồi, vì vậy nếu bạn không chắc chắn về điều gì đó, bạn chỉ cần nhấp và chuyển thẳng đến nguồn. Điều đó cực kỳ hữu ích cho việc kiểm tra chéo các chi tiết mà không cần phải quét thủ công qua hàng ngàn dòng.
NotebookLM hiển thị trích dẫn nguồn thông tin, tăng độ tin cậy khi phân tích dữ liệu Excel.
Excel và NotebookLM là một đội vững mạnh
Nếu bạn giống tôi và chỉ cần nghĩ đến Excel và bảng tính là đã thấy “ác mộng”, bạn cần thử kết hợp nó với NotebookLM. Phiên bản miễn phí của nó đủ mạnh để xử lý các bộ dữ liệu lớn, vì vậy bạn thậm chí không cần phải trả tiền! Đây thực sự là một giải pháp công nghệ đáng để thử cho bất kỳ ai muốn nâng cao năng suất và làm chủ các bảng tính Excel phức tạp. Hãy trải nghiệm và chia sẻ cảm nhận của bạn cùng chúng tôi trên caphecongnghe.com nhé.
