Từ khi ra mắt, Notion đã được xem như “ông vua” không thể tranh cãi của các công cụ năng suất. Đây là một không gian làm việc “tất cả trong một” hứa hẹn có thể tổ chức mọi thứ, từ cuộc sống cá nhân cho đến các dự án nhóm phức tạp. Tôi đã dành vô số giờ để hoàn thiện các thiết lập Notion của mình và thực sự tin rằng đây chính là tương lai của công việc.
Tuy nhiên, khi quy trình làm việc của tôi dần phát triển theo thời gian, tôi bắt đầu nhận thấy Notion đã tụt lại phía sau như thế nào so với các đối thủ cạnh tranh ngày càng đổi mới. Đây không chỉ là một cảm giác mơ hồ; đó là lý do chính khiến tôi không thể tiếp tục gắn bó với Notion nữa.
Thiếu Chế Độ Offline – Vấn Đề Không Thể Chấp Nhận Được
Notion Đang Cố Gắng, Nhưng Vẫn Chưa Đủ
Trong một thời gian dài, việc Notion thiếu khả năng làm việc offline thực sự là điều tôi chỉ đơn giản chấp nhận. Phần lớn thời gian tôi ở gần mạng Wi-Fi ổn định, nên đây chỉ là một sự bất tiện nhỏ đối với các thiết lập của tôi. Nhưng giờ đây, vào năm 2025, với lịch trình di chuyển thường xuyên của mình, việc thiếu chế độ offline đã trở thành một yếu tố loại trừ.
Thỉnh thoảng, tôi đang ở địa điểm của khách hàng và cần nhanh chóng tham khảo một chi tiết quan trọng từ cơ sở dữ liệu, nhưng lại phát hiện ra Wi-Fi bị ngắt hoặc quá chậm đến mức không thể tải nổi một trang. Điều đó thực sự gây khó chịu. Toàn bộ không gian làm việc của tôi bị khóa sau một kết nối internet. Sự thiếu sót này ảnh hưởng đến năng suất của tôi, tạo ra căng thẳng không cần thiết và vẫn là một lỗ hổng cơ bản khiến tôi không thể tin tưởng Notion làm không gian làm việc chính của mình.
Giao diện Notion hiển thị thông báo lỗi kết nối mạng
Trải Nghiệm Ứng Dụng Di Động Notion Chỉ Ở Mức Trung Bình
Tải Cơ Sở Dữ Liệu Lớn Mất Rất Nhiều Thời Gian
Sự thất vọng của tôi với Notion không chỉ dừng lại ở phiên bản máy tính. Câu chuyện tương tự khi tôi mở ứng dụng di động. Notion tự quảng bá là một không gian làm việc tất cả trong một, nhưng trải nghiệm di động của nó lại khá kém. Rốt cuộc, đây không phải là các ứng dụng native thực sự.
Cách tiếp cận web wrapper của Notion có cả ưu và nhược điểm. Ví dụ, hiệu suất không đạt yêu cầu trên di động. Thời gian tải chậm, các trang hiển thị từ từ, và ngay cả việc điều hướng cơ bản cũng có thể trở thành một công việc khó khăn. Ngược lại, các ứng dụng native cho cảm giác phản hồi nhanh, mượt mà và tức thì.
Ngoài tốc độ, trải nghiệm người dùng cũng bị ảnh hưởng. Với tầm quan trọng của việc truy cập di động vào năm 2025 – để ghi chú nhanh khi đang di chuyển, kiểm tra công việc trong lúc đi lại, hoặc xem lại tài liệu giữa các cuộc họp – ứng dụng di động chỉ ở mức trung bình của Notion thực sự là một điều đáng thất vọng.
Giao diện ứng dụng Notion trên điện thoại di động với thời gian tải chậm
Đòi Hỏi Quá Nhiều Công Sức Để Sắp Xếp và Tổ Chức
Tôi Thường Mất Hàng Giờ Đồng Hồ Chỉ Để Cấu Hình Trong Notion
Một trong những yêu cầu lớn nhất của Notion là lượng công sức cần bỏ ra để tổ chức. Khi mới bắt đầu, tôi yêu thích không gian trống trải, những khả năng vô hạn mà nó mang lại. Nhưng theo thời gian, điều tôi nhận ra là sự linh hoạt này thường chuyển thành hàng giờ làm việc. Tôi thường xuyên thấy mình dành đáng kể thời gian chỉ để xây dựng không gian làm việc của mình.
Tôi đang nói về việc tạo ra một “trang chủ” đóng vai trò là bảng điều khiển cho các dự án, nhiệm vụ hoặc quản lý kiến thức. Tôi cũng mày mò với các cột để có bố cục hoàn hảo, liên tục tinh chỉnh các chế độ xem cơ sở dữ liệu và thử nghiệm nhúng nội dung để đưa đúng thông tin từ các nguồn khác vào. Nhu cầu liên tục cho việc “kỹ thuật hóa” thủ công này làm hao phí thời gian và năng lượng tinh thần mà đáng lẽ ra nên được dành cho công việc thực sự.
Màn hình trang chủ cá nhân của người dùng Notion với nhiều tùy chỉnh
Hướng dẫn cách tạo nhật ký kỹ thuật số trong Notion trên màn hình máy tính
Tốc Độ Phát Triển Tính Năng Mới Chậm Chạp
So Với Các Đối Thủ Cạnh Tranh
Notion đã phát triển chậm. Cảm giác như Notion đang theo đuổi việc xây dựng một hệ sinh thái ứng dụng với Calendar, Mail, các tiện ích AI, Forms, và nhiều hơn nữa. Tuy nhiên, công ty dường như đang bỏ quên sản phẩm cốt lõi của mình. Những cải tiến cơ bản mà người dùng đã yêu cầu trong nhiều năm vẫn còn thiếu.
Ngoài chế độ offline, đâu là những đổi mới thực sự trong việc trực quan hóa? Tôi liên tục thấy các công cụ khác cung cấp bảng trắng (whiteboards) để động não, hoặc các chế độ xem biểu đồ mạnh mẽ hiển thị mối liên hệ giữa các ghi chú và ý tưởng của tôi. Notion yêu cầu nhúng từ bên thứ ba hoặc các giải pháp phức tạp để hoàn thành công việc.
Thay vì cung cấp các cải tiến hiệu suất hoặc các tính năng đã được yêu cầu từ lâu, Notion lại bận rộn xây dựng một ứng dụng email. Điều này khiến tôi tự hỏi liệu sản phẩm cốt lõi có bao giờ thực sự bắt kịp tiềm năng của nó hay không.
So sánh các tính năng của Notion với Obsidian trên giao diện máy tính
Các Đối Thủ Đang Bắt Kịp và Vượt Trội
Bạn Sẽ Không Bỏ Lỡ Notion Quá Nhiều Đâu
Tôi đã theo dõi sát sao các giải pháp thay thế Notion, và một số trong số chúng đang khiến Notion trở nên lỗi thời. Lấy Capacities làm ví dụ. Cách tiếp cận hướng đối tượng (object-oriented) độc đáo của nó trong việc tổ chức thông tin là một yếu tố thúc đẩy năng suất lớn. Thay vì xây dựng cơ sở dữ liệu từ đầu, tôi đang làm việc với các “đối tượng” được kết nối với nhau như con người, sách hoặc dự án, và hệ thống hiểu được các mối quan hệ của chúng.
Sau đó là Anytype, giải quyết các lo ngại về quyền riêng tư một cách chuyên nghiệp. Cam kết mã hóa đầu cuối (end-to-end encryption) của họ có nghĩa là tôi có thể lưu trữ thông tin thực sự nhạy cảm với mức độ bảo mật mà Notion không cung cấp. Tôi cũng đã thử AppFlowy, mang lại quyền kiểm soát hoàn toàn dữ liệu với khả năng tự host. Notion vẫn đi trước về các tùy chọn cơ sở dữ liệu, nhưng khoảng cách đó đang nhanh chóng thu hẹp.
Một lựa chọn thay thế Notion bảo mật và riêng tư
Từ Tình Yêu Đến Thất Vọng
Nhìn chung, có thể nói rằng hành trình của tôi với Notion đã đến một ngã ba đường. Mặc dù Notion vẫn giữ một vị trí đặc biệt đối với nhiều người, nhưng đối với những ai đòi hỏi sự đổi mới hơn, hiệu suất tốt hơn và trải nghiệm offline, rõ ràng Notion đang tụt lại phía sau. Nếu bạn cũng đang ở trong tình cảnh tương tự và cảm thấy có sự thỏa hiệp hoặc giới hạn, thì hãy bắt đầu khám phá các lựa chọn thay thế ngay hôm nay để tìm công cụ phù hợp nhất với bạn.