Không gian làm việc năng suất của tôi từng rất lộn xộn với hàng loạt ứng dụng, mỗi cái phục vụ một mục đích riêng. Sau đó, tôi quyết định dùng Notion – một phần mềm năng suất “tất cả trong một” hứa hẹn sẽ thay thế tất cả các công cụ hiện có. Từ việc tạo danh sách công việc đơn giản đến xây dựng bảng điều khiển dự án và thậm chí cả việc lưu trữ các trang web cơ bản, sự linh hoạt của Notion thực sự rất hấp dẫn.
Tuy nhiên, khi càng tìm hiểu sâu hơn về khả năng vô tận của Notion, một câu hỏi lớn bắt đầu hiện lên trong tâm trí tôi: Liệu ứng dụng đa năng này có thực sự xuất sắc trong từng lĩnh vực mà nó bao phủ? Dưới đây là lý do tại sao tôi cảm thấy các ứng dụng chuyên biệt thường vượt trội hơn trong việc cung cấp trải nghiệm đơn giản và thân thiện với người dùng cho các tác vụ cụ thể.
Notion chưa lý tưởng để ghi chú kỹ thuật số
Mặc dù tôi đánh giá cao sự linh hoạt của Notion trong việc tổ chức thông tin, nhưng nó lại tỏ ra thiếu sót khi tôi cần nó nhất như một cuốn sổ ghi chú kỹ thuật số đơn giản, đặc biệt là khi đang di chuyển. Nỗi thất vọng lớn nhất của tôi đến từ các ứng dụng di động. Khi một ý tưởng bất chợt xuất hiện hoặc tôi cần ghi lại điều gì đó nhanh chóng, Notion lại trở nên cồng kềnh. Nó đơn giản là không được thiết kế cho trải nghiệm ghi chú tức thì, tiện lợi.
Màn hình Notion với các ghi chú văn bản cơ bản, thiếu công cụ vẽ và tính năng ghi chú nhanh
Ngoài ra, việc thiếu công cụ vẽ cũng là một điểm trừ lớn. Đôi khi, một bản phác thảo nhanh hoặc sơ đồ là cách hiệu quả nhất để nắm bắt một ý tưởng hoặc hình dung một khái niệm. Khi chuyển từ OneNote, tôi thực sự nhớ các công cụ vẽ trong Notion. Tôi phải phụ thuộc vào các ứng dụng bên ngoài để hình dung ý tưởng.
Cuối cùng, việc thiếu hỗ trợ ngoại tuyến đáng tin cậy là một hạn chế đáng kể đối với tôi. Không giống như OneNote, tôi không thể đơn giản mở Notion, tải một không gian làm việc và bắt đầu viết ghi chú mà không có kết nối internet. Notion tuyên bố thay thế các công cụ ghi chú chuyên dụng như OneNote, Evernote và Apple Notes, nhưng theo kinh nghiệm của tôi, nó còn thiếu sót ở những yếu tố cơ bản.
Quản lý tác vụ trên Notion còn nhiều điểm cần cải thiện
Khi nói đến việc quản lý các tác vụ của mình, tôi nhận thấy khả năng của Notion khá cơ bản. Vâng, tôi có thể thêm công việc cần làm, đặt ngày giờ, và thậm chí nhận lời nhắc, đây là một khởi đầu tốt. Nhưng đó là tất cả.
Tính năng nhắc nhở định kỳ là một điều tôi vô cùng nhớ. Nhiều tác vụ của tôi không phải là một lần; chúng diễn ra hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Việc phải lên lịch lại thủ công những tác vụ này trong Notion trở thành một công việc tẻ nhạt. Những lời nhắc này chủ yếu hữu ích trong các cơ sở dữ liệu nơi bạn cần đặt cảnh báo cho các thành viên trong nhóm.
Giao diện Notion hiển thị danh sách tác vụ với các thuộc tính cơ bản, thiếu nhắc nhở định kỳ và tích hợp sâu
Đôi khi tôi cần bao gồm ngữ cảnh cụ thể, liên kết hoặc thậm chí thông tin vị trí. Các thuộc tính tác vụ của Notion đơn giản là không cung cấp mức độ chi tiết đó cho tôi. Không giống như Todoist và Microsoft To-Do, Notion không tích hợp tốt với các công cụ hiện có như Gmail và Outlook.
Quản lý dự án của Notion không sánh được Trello
Notion đáp ứng gần như tất cả các yêu cầu về quản lý dự án. Nó hỗ trợ các cơ sở dữ liệu khác nhau, tự động hóa, cộng tác theo thời gian thực và cho phép bạn tạo các thẻ tác vụ với nhiều thuộc tính. Tuy nhiên, khi tôi so sánh nó với các công cụ quản lý dự án chuyên dụng như Trello, những khác biệt bắt đầu xuất hiện.
Ví dụ, hành động đơn giản là thêm hình nền vào bảng Trello của tôi tạo ra trải nghiệm cá nhân hóa hơn. Tương tự, khả năng chèn hình ảnh liên quan trực tiếp vào thẻ Trello cung cấp ngữ cảnh trực quan ngay lập tức. Dù đó là một bản thiết kế, ảnh chụp màn hình hay chỉ là một hình ảnh tham khảo, một tín hiệu trực quan ngay trên thẻ tác vụ cực kỳ hữu ích. Với việc mã hóa màu sắc các tác vụ, tôi có thể dễ dàng nhìn thấy mức độ ưu tiên hoặc trạng thái của các tác vụ khác nhau. Notion thiếu khả năng tùy chỉnh hình ảnh này.
Notion chưa phải là lựa chọn tối ưu cho nhật ký kỹ thuật số
Tôi đã thấy rất nhiều mẫu nhật ký kỹ thuật số trôi nổi cho Notion. Tuy nhiên, trải nghiệm của tôi khi sử dụng nó như một cuốn nhật ký chuyên dụng đã khiến tôi muốn nhiều hơn, đặc biệt khi tôi so sánh nó với các ứng dụng được thiết kế riêng cho việc viết nhật ký như Day One hoặc Journey.
Notion thiếu nhiều tính năng như tích hợp lịch, chế độ xem bản đồ thế giới, thư viện phương tiện chuyên dụng, khả năng chèn vị trí, nhiệt độ, và nhiều hơn nữa. Mặc dù sự linh hoạt của Notion cho phép tôi tạo một cuốn nhật ký có chức năng, nhưng cuối cùng tôi vẫn cảm thấy mình đang phải đưa ra những sự thỏa hiệp.
Mẫu nhật ký trên Notion hiển thị các trường dữ liệu thủ công, thiếu tích hợp lịch và bản đồ tự động
Quản lý tài chính trên Notion đòi hỏi nhiều nỗ lực thủ công
Với cơ sở dữ liệu, công thức và biểu đồ, bất kỳ ai cũng có thể tạo trình quản lý chi phí và theo dõi đăng ký trong Notion. Tuy nhiên, nói thì dễ hơn làm. Nó đòi hỏi rất nhiều công việc thủ công để tạo một hệ thống tài chính phù hợp với bạn.
Tôi đã dành hàng giờ để tinh chỉnh các thuộc tính cơ sở dữ liệu, gỡ lỗi các công thức không tính toán đúng như mong đợi và mày mò các cài đặt biểu đồ để có được hình ảnh trực quan mong muốn. Thường thì cảm giác như tôi đang xây dựng toàn bộ ứng dụng từ đầu, điều này vừa mang lại quyền năng nhưng cũng rất mệt mỏi.
Điều tôi thực sự nhớ từ các ứng dụng tài chính chuyên dụng là sự dễ dàng và tốc độ trong việc thêm các mục mới và tạo biểu đồ chi tiết. Với các widget trên di động, tôi có thể thêm mục thu nhập hoặc chi phí chỉ bằng một lần chạm và tạo các biểu đồ cụ thể tự động ở chế độ nền.
Bảng quản lý tài chính trong Notion với các công thức và biểu đồ tùy chỉnh thủ công
Liệu một ứng dụng có thể làm tốt tất cả?
Thành thật mà nói, tôi không phủ nhận tác động của Notion đối với không gian năng suất. Nó mang đến một tầm nhìn hấp dẫn về một không gian làm việc kỹ thuật số thống nhất, và đối với nhiều người, nó đã thực hiện thành công điều đó. Tuy nhiên, như tôi đã đề cập ở trên, chính sự linh hoạt này lại dẫn đến những sự thỏa hiệp khi so sánh với các ứng dụng chuyên dụng, chuyên biệt. Nó không sở hữu những tính năng tiên tiến nhất trong mọi danh mục, và đó có thể là một yếu tố quyết định đối với những người dùng chuyên nghiệp như tôi. Kết quả là, tôi đã nhận thấy nhiều người dùng Notion đang quay trở lại các công cụ cụ thể như Google Keep và OneNote.
Notion là một công cụ mạnh mẽ, nhưng việc kỳ vọng nó sẽ thay thế hoàn toàn mọi ứng dụng chuyên dụng có thể dẫn đến thất vọng. Hãy cân nhắc kỹ nhu cầu của bạn và lựa chọn công cụ phù hợp nhất để tối ưu hiệu suất làm việc. Nếu bạn là một “power user” và đang tìm kiếm sự xuất sắc trong từng khía cạnh công việc, có lẽ việc kết hợp Notion với một số ứng dụng chuyên biệt khác sẽ là lựa chọn tối ưu hơn cả.