Từ khi ra mắt, Gmail đã trở thành lựa chọn email mặc định của nhiều người, bao gồm cả tôi, vì sự ổn định và hiệu năng đáng tin cậy. Tuy nhiên, trong thời gian gần đây, khi chứng kiến các đồng nghiệp khám phá những lựa chọn thay thế khác, tôi bắt đầu cân nhắc việc trải nghiệm một dịch vụ email mới. Trong số vô vàn ứng dụng email hiện có, Notion Mail đã thu hút sự chú ý của tôi, đặc biệt vì đây là một nền tảng miễn phí và tôi đã quen thuộc với hệ sinh thái của Notion. Mặc dù ban đầu còn do dự vì đã quá quen với giao diện của Gmail và thường không muốn thay đổi ứng dụng trừ khi có vấn đề, nhưng cuối cùng tôi đã quyết định dùng thử Notion Mail.
Quyết định này phần lớn đến từ việc tôi đang sử dụng Notion rất nhiều để xây dựng một hệ thống quản lý kiến thức cá nhân, và tôi thực sự thích cách thương hiệu này hoạt động. Tôi cũng tìm hiểu thêm và biết rằng các nền tảng của Notion tích hợp rất tốt với nhau, điều này càng củng cố niềm tin để tôi thực hiện việc chuyển đổi. Sau một thời gian trải nghiệm, tôi có thể khẳng định rằng đây là một quyết định đúng đắn. Nếu bạn cũng đang băn khoăn và cần một lý do để thử nghiệm, dưới đây là 5 tính năng nổi bật của Notion Mail khiến nó trở thành một lựa chọn thay thế Gmail tốt hơn, đặc biệt đối với cộng đồng người dùng công nghệ tại Việt Nam.
5. Chế độ xem hộp thư đến tùy chỉnh
Bạn quyết định các danh mục
Notion Mail phân loại email thông minh theo từng danh mục tùy chỉnh
Nếu bạn đã quen dùng Gmail, chắc hẳn bạn biết về các danh mục mặc định mà Gmail tự động phân loại hộp thư đến của bạn: Thư chính, Quảng cáo, Xã hội, Cập nhật và Diễn đàn. Ban đầu, tôi từng nghĩ rằng những bộ lọc này khá hiệu quả, nhưng khi sử dụng Notion Mail, tôi nhận ra rằng cách phân loại của Gmail vẫn còn khá cơ bản.
Notion Mail sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để phân loại email dựa trên người gửi, mức độ quan trọng, chủ đề và tính khẩn cấp. Ví dụ, nếu bạn nhận được một email yêu cầu hành động ngay lập tức, Notion Mail sẽ ưu tiên hiển thị email đó. Một hộp thư đến được tùy chỉnh linh hoạt như vậy, dựa trên thói quen và nhu cầu sử dụng của bạn, chắc chắn là hướng đi của một ứng dụng email hiện đại.
4. Tích hợp chặt chẽ với hệ sinh thái Notion
Nhập ghi chú và liên kết từ Notion
Notion Mail tích hợp liền mạch với Notion Pages và Calendar để quản lý thông tin
Những người thường xuyên sử dụng Notion Pages và Notion Calendar sẽ thực sự yêu thích cách Notion Mail tích hợp mượt mà với các nền tảng này, giúp việc nhập ghi chú và tài liệu trực tiếp vào bản nháp email trở nên dễ dàng. Bạn có thể kết nối tất cả các dịch vụ để xem lịch trình của mình và đính kèm một liên kết trong email để người nhận có thể nhấp vào đó và sắp xếp một cuộc họp với bạn. Tất cả những gì bạn cần làm là sử dụng các lệnh như /schedule để bắt đầu. Bạn cũng có thể nhập trực tiếp các trang từ Notion vào email của mình, tạo nên một quy trình làm việc không gián đoạn và hiệu quả.
3. Snippets giúp giảm sự lặp lại
Tạo mẫu tùy chỉnh
Cửa sổ chỉnh sửa Snippets trong Notion Mail giúp tạo các mẫu email tùy chỉnh nhanh chóng
Nếu bạn thường xuyên trả lời email bằng một mẫu cố định, bạn chắc chắn sẽ yêu thích tính năng Snippets trên Notion Mail. Bạn có thể lưu trữ các cài đặt trước với các trường tùy chỉnh. Ví dụ, nếu bạn đang trong quá trình tìm việc, bạn có thể thiết lập một mẫu email với trình độ và kinh nghiệm làm việc của mình, để trống các trường cho tên công ty và một số thông tin bổ sung mà bạn muốn thêm vào về công ty đó. Tính năng này có thể giúp bạn tiết kiệm một lượng thời gian đáng kể. Để gọi đoạn mã mẫu, bạn chỉ cần gõ /job trong email và điền thông tin liên quan.
2. Hỗ trợ Markdown gốc
Công cụ định dạng tốt hơn
Notion Mail hỗ trợ định dạng Markdown gốc cho email chuyên nghiệp
Các công cụ định dạng văn bản trên Gmail khá cơ bản và không đủ đáp ứng nhu cầu của những người dùng chuyên nghiệp, khiến bạn khó có thể định dạng email theo ý muốn. Notion Mail giải quyết vấn đề đó bằng cách hỗ trợ định dạng Markdown gốc. Bạn có thể sử dụng các tiêu đề với nhiều kích thước khác nhau, dán văn bản từ các nguồn trực tuyến bên ngoài mà vẫn giữ nguyên định dạng. Nếu bạn là một chuyên gia marketing thường xuyên viết nhiều email, bạn chắc chắn sẽ đánh giá cao sự thay đổi này, giúp email của bạn trông chuyên nghiệp và hấp dẫn hơn.
1. Soạn thảo nhanh hơn với AI và phím tắt
Viết email ít tốn công hơn
Soạn thảo email nhanh chóng với sự hỗ trợ của AI và phím tắt trong Notion Mail
Tích hợp AI trong Notion Mail không chỉ giúp phân loại email vào các thư mục khác nhau. Nó còn hữu ích trong việc soạn thảo email bằng cách sử dụng các câu lệnh, sửa lỗi ngữ pháp hoặc lỗi hiểu sai, và tinh chỉnh tông giọng của email. Thậm chí, bạn có thể sử dụng AI để soạn thảo các phản hồi tự động một cách nhanh chóng, nếu bạn không muốn gõ toàn bộ email. Ngoài ra, Notion Mail có thể tham chiếu đến các Notion Pages để lấy ngữ cảnh, vì vậy bạn có thể yêu cầu nó lấy thông tin từ một tài liệu trong khi trả lời email.
Bên cạnh tích hợp AI, việc bạn có thể nhanh chóng thêm các phím tắt hoặc tham chiếu các mục bằng lệnh / tương tự như trên Notion Pages là một cách làm việc tuyệt vời. Nếu bạn đã quen với việc gọi các tính năng hoặc chèn các đoạn mã mẫu bằng lệnh khi nhập tài liệu trong Notion, bạn sẽ cảm thấy hoàn toàn quen thuộc khi sử dụng ứng dụng email này.
Kết luận: Notion Mail – Một ứng dụng email hiện đại, xứng đáng là lựa chọn thay thế Gmail
Notion Mail đã chứng minh một cách khéo léo rằng một ứng dụng email hiện đại nên được thiết kế như thế nào. Nó sở hữu giao diện sạch sẽ, gọn gàng nhưng không hề rườm rà. Ứng dụng này đã làm rất tốt các tính năng cơ bản giúp bạn có một hộp thư đến không lộn xộn, đồng thời hỗ trợ soạn thảo email hiệu quả với các phím tắt và tính năng thông minh. Việc tích hợp AI được thực hiện một cách tinh tế, mang lại trải nghiệm người dùng tổng thể hài lòng. Điều này khiến tôi tự hỏi tại sao mình lại gắn bó với Gmail bấy lâu nay, và vì sao Google, dù sở hữu mọi chuyên môn về AI, vẫn chưa cải thiện đáng kể ứng dụng của mình trong nhiều năm. Nhờ những ưu điểm vượt trội đó, Notion Mail đã trở thành ứng dụng email mặc định của tôi, và có lẽ cũng nên là của bạn.
Để tìm hiểu thêm về Notion Mail và tự mình trải nghiệm những tính năng ưu việt này, bạn có thể truy cập trang sản phẩm chính thức của Notion.