Là một người làm nghề viết lách tự do, công việc hàng ngày của tôi gắn liền với vô số tài liệu PDF. Từ việc điền và ký hợp đồng với các đối tác, tạo hóa đơn gửi cho khách hàng, cho đến việc ký các thỏa thuận bảo mật (NDA) khi nhận sản phẩm dùng thử trước khi ra mắt – tất cả đều cần đến định dạng PDF. Chiếc máy Mac của tôi chứa đầy những tài liệu này. Điều đặc biệt là, không ít lần, những tệp PDF này không chỉ là tài liệu dùng một lần. Chúng cần được chỉnh sửa sau đó để thay đổi một vài mục hoặc để tái sử dụng. Chẳng hạn, tôi thường phải viết thư gửi cục hải quan ở Ấn Độ để nhận các lô hàng được gửi từ nước ngoài. Tôi đã lưu trữ mẫu thư dưới dạng PDF, và mỗi lần cần dùng, tôi chỉ việc thay đổi số theo dõi và ngày tháng. Những tác vụ như vậy đòi hỏi một trình chỉnh sửa PDF chuyên nghiệp. Trong nhiều năm, tôi đã sử dụng các dịch vụ trực tuyến như iLovePDF cho mục đích này. Tuy nhiên, một số tính năng trên nền tảng đó, như OCR, lại không hề miễn phí.
Chính vì vậy, tôi bắt đầu tìm kiếm các giải pháp thay thế. Tôi đã tải xuống hàng loạt ứng dụng từ các kho ứng dụng khác nhau, dùng thử rất nhiều dịch vụ trực tuyến, và cuối cùng đã tìm được một ứng dụng mà tôi đánh giá là tốt nhất về mặt chức năng, lại không yêu cầu thông tin thẻ tín dụng hay hiển thị quảng cáo rác – đó chính là PDFgear. Ứng dụng này hoàn toàn miễn phí để tải về và có sẵn trên hầu hết các nền tảng. Không chỉ vì yếu tố miễn phí mà tôi gắn bó với PDFgear. Có nhiều khía cạnh khác của dịch vụ này đã thu hút tôi và có lẽ cũng sẽ gây ấn tượng với bạn. Dưới đây là những lý do tại sao tôi đã từ bỏ hầu hết các trình chỉnh sửa PDF trực tuyến để chuyển sang dùng PDFgear.
Người dùng đang gõ trên bàn phím laptop với màn hình hiển thị các công cụ quản lý PDF
Vấn đề thường gặp với các trình chỉnh sửa PDF miễn phí
Như đã đề cập trước đó, tôi đã sử dụng iLovePDF – một dịch vụ trực tuyến – trong nhiều năm cho tất cả các nhu cầu chỉnh sửa PDF của mình. Trang web này hoạt động mà không gặp vấn đề gì với các tác vụ cơ bản như gộp hai tệp PDF, chia một tệp PDF thành hai tệp riêng biệt, chuyển đổi bảng tính thành PDF, v.v. Hơn nữa, đây là một dịch vụ miễn phí, nên có rất ít điều để phàn nàn. Tuy nhiên, tôi đã gặp phải một vài vấn đề hoặc hạn chế khi sử dụng iLovePDF – điều này khiến tôi phải tìm kiếm các lựa chọn khác.
Thứ nhất, chức năng OCR trên iLovePDF không hoạt động trên tất cả các tệp PDF. Nó chỉ có xu hướng hoạt động với các tài liệu được gõ trên máy tính, nhưng lại thất bại khi sử dụng PDF có văn bản viết tay, hình ảnh quét hoặc bảng tính được chuyển đổi thành PDF. Đây là một điểm yếu lớn đối với tôi, vì rất nhiều tệp PDF mà tôi muốn trích xuất văn bản hoặc thực hiện thay đổi lại có kèm theo hình ảnh hoặc tài liệu đã quét. Một vấn đề khác mà tôi gặp phải không chỉ với iLovePDF mà còn với một vài trình chỉnh sửa PDF miễn phí khác là định dạng của đầu ra cuối cùng. Và khi nó hoạt động đúng cách, tôi lại thường gặp phải trường hợp tải lên một tài liệu lớn và bị yêu cầu trả phí cho phiên bản cao cấp vì bản miễn phí chỉ cho phép các tệp có kích thước nhất định.
Giao diện yêu cầu nâng cấp lên gói Premium của iLovePDF
Một vấn đề phổ biến khác với nhiều trình chỉnh sửa PDF miễn phí là chúng không thực sự cho phép bạn thực hiện các thay đổi đối với tài liệu. Chẳng hạn, tôi đã thử một vài ứng dụng chỉnh sửa PDF mà chỉ cho phép tôi chú thích, đánh dấu và thêm hình ảnh vào PDF. Mọi thao tác phức tạp hơn đều yêu cầu tôi trả phí cho phiên bản cao cấp. May mắn thay, trong quá trình tìm kiếm một giải pháp tốt, tôi đã tìm thấy PDFgear.
Logo ChatGPT và tệp PDF trên màn hình máy tính
Lý do PDFgear là lựa chọn tối ưu cho người dùng Việt Nam
Dấu hiệu tích cực đầu tiên đối với tôi khi thử dùng PDFgear là việc nhà phát triển khẳng định trên trang web của ứng dụng rằng nó hoàn toàn miễn phí 100% và không bao giờ yêu cầu thông tin thẻ tín dụng của bạn. Hơn nữa, không có quảng cáo trên trang web hay bên trong ứng dụng. Nói về ứng dụng, PDFgear có sẵn trên Windows, macOS, Android và iOS. Đây là tất cả các hệ điều hành tôi sử dụng, vì vậy dù tôi đang dùng máy tính để bàn hay máy tính bảng, tôi đều có thể nhanh chóng mở ứng dụng và chỉnh sửa bất kỳ tệp PDF nào mà không cần phải chuyển đổi thiết bị. Tuy nhiên, ứng dụng này chưa có mặt trên Linux. Đây là một điểm đáng tiếc vì dịch vụ cũng không có phiên bản trực tuyến. Do đó, nếu bạn đang sử dụng bản phân phối Linux, bạn sẽ phải dùng máy ảo (VM) hoặc tạm thời chuyển sang một máy tính khác.
Giao diện người dùng thân thiện và sạch sẽ của PDFgear
Một khía cạnh khác của PDFgear mà tôi thích nhưng có thể không quan trọng với nhiều người dùng là việc ứng dụng này có sẵn trên các kho ứng dụng chính thức của tất cả các nền tảng. Đây là một chi tiết nhỏ nhưng nó củng cố niềm tin cho người dùng. Chẳng hạn, cha tôi không bao giờ tải bất kỳ ứng dụng nào bên ngoài App Store của Apple trên máy Mac vì ông sợ đó có thể là một loại phần mềm độc hại. Đó là một mối lo ngại chính đáng vì hầu hết người dùng đều lo lắng về quyền riêng tư và bảo mật của họ. Trên thực tế, điều này cũng giúp tôi dễ dàng giới thiệu ứng dụng cho người khác hơn, vì trước hết, tôi cảm thấy nó an toàn. Thêm vào đó, tôi chỉ cần yêu cầu họ tìm kiếm ‘PDFgear’ trong kho ứng dụng liên quan thay vì gửi cho họ một liên kết cụ thể đến trang web và bắt họ điều hướng để tìm nút Tải xuống đúng.
Đầy đủ các tính năng cần thiết
Việc một ứng dụng có mặt trên các nền tảng chính thức rõ ràng không thể là yếu tố quyết định duy nhất để sử dụng và giới thiệu nó. PDFgear cũng thể hiện khả năng vượt trội về mặt chức năng và cung cấp hàng loạt tính năng cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn các tệp PDF của mình. Đầu tiên, có các tính năng thông thường như gộp nhiều tệp PDF, tách chúng, chuyển đổi PDF thành tài liệu Word, xóa một trang khỏi PDF, v.v. Ngoài ra, PDFgear còn cung cấp khả năng nén PDF để giảm kích thước tệp và hai loại tùy chọn OCR khác nhau.
Tính năng nén file PDF với các tùy chọn mức độ nén trên PDFgear
Nhiều cổng thông tin trực tuyến yêu cầu bạn tải lên tệp PDF thường có giới hạn kích thước. Thông thường, giới hạn này rất thấp, từ 1MB đến 500KB tùy thuộc vào trang web. Trong những trường hợp như vậy, tính năng nén PDF trở nên cực kỳ hữu ích. Đơn giản chỉ cần chọn tệp PDF, chọn mức độ nén và nhấn nút Nén. Có ba mức để lựa chọn – Thấp, Trung bình và Cao. Nếu đó là một tài liệu văn bản, bạn có thể chọn mức cao nhất vì văn bản vẫn dễ đọc. Nếu PDF của bạn có hình ảnh, bạn nên chọn mức Thấp hoặc Trung bình để tránh làm giảm chất lượng hình ảnh quá nhiều.
Khả năng OCR xuất sắc
Tiếp theo là tính năng Local OCR. Tính năng này chủ yếu được sử dụng để trích xuất văn bản từ PDF, và PDFgear thực hiện công việc này một cách xuất sắc. Không có lỗi chính tả trong kết quả cuối cùng, đây là một dấu hiệu tuyệt vời cho thấy độ chính xác cao. Sau khi văn bản được trích xuất, bạn có thể sao chép nó hoặc xuất sang một tài liệu PDF khác. OCR là một tính năng có mặt trong khá nhiều trình xem và chỉnh sửa PDF. Tuy nhiên, hầu hết chúng không hoạt động tốt với các tài liệu được quét bằng camera điện thoại thông minh. May mắn thay, tính năng OCR trên PDFgear hoạt động hoàn hảo ngay cả với các tệp như vậy.
Giao diện tính năng Local OCR trên PDFgear, cho phép trích xuất văn bản chính xác từ tài liệu
Tùy chọn thứ hai mà tôi thấy khá thú vị là tính năng Screenshot OCR. Khi bạn nhấp vào, PDFgear sẽ khởi chạy một công cụ chụp màn hình cho phép bạn chọn bất kỳ phần nào trên màn hình bằng con trỏ chuột. Ứng dụng sau đó sẽ đọc tất cả văn bản trên màn hình và trình bày cho bạn ở định dạng có thể chỉnh sửa. Thật ngạc nhiên, tính năng OCR này cực kỳ chính xác đến nỗi nó còn phát hiện cả những yếu tố nhỏ và mờ nhạt không thuộc về văn bản mà nằm trong các hình ảnh đi kèm. Thật ấn tượng!
Tính năng Screenshot OCR của PDFgear, giúp người dùng quét và chuyển đổi văn bản từ bất kỳ phần nào trên màn hình
Trình xem OCR trong ứng dụng Ảnh của Windows 11, một tính năng ẩn giúp trích xuất văn bản từ hình ảnh
Các tính năng đa dạng khác
Ứng dụng di động đi kèm trên cả Android và iOS có cùng bộ tính năng với phiên bản máy tính để bàn. Nó cũng có một máy quét tài liệu tích hợp tính năng OCR, đây là một bổ sung tuyệt vời nếu ứng dụng camera mặc định trên điện thoại thông minh của bạn không có máy quét gốc. Điều đáng chú ý nữa là ứng dụng hoạt động mà không cần kết nối internet. Vì vậy, nếu bạn lo ngại về quyền riêng tư khi chỉnh sửa các tài liệu nhạy cảm, bạn có thể chạy phần mềm trên một máy tính ngoại tuyến.
Giao diện chỉnh sửa văn bản trực tiếp trên PDF bằng PDFgear, cho phép thay đổi nội dung dễ dàng
Trình chỉnh sửa PDF cơ bản trên ứng dụng cũng rất tuyệt vời. Bạn có thể nhấp vào bất kỳ văn bản nào để thay đổi nó hoặc thêm các yếu tố khác. Chẳng hạn, nếu có một biểu mẫu với tên hoặc địa chỉ của người khác được nhập, bạn có thể chỉnh sửa và thay đổi thành thông tin của riêng mình.
Mẫu MacBook Pro M3 màu Space Black, minh họa thiết bị tương thích khi chỉnh sửa PDF trên macOS
Những tính năng PDFgear còn thiếu sót
Mặc dù tất cả các tính năng được bao gồm đều hoạt động tốt, nhưng vẫn có một số tính năng còn thiếu trên PDFgear so với một số đối thủ cạnh tranh. Ví dụ, khả năng mở khóa tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu, sắp xếp các trang bên trong tệp PDF, sửa chữa các tệp PDF bị hỏng, thêm số trang vào tài liệu, v.v. là những tính năng có sẵn trên một số ứng dụng khác và khá hữu ích. Hy vọng rằng các nhà phát triển sẽ bổ sung những tính năng này vào PDFgear theo thời gian.
Chỉnh sửa PDF miễn phí, không giới hạn
Từ việc điều chỉnh cơ bản đến thay đổi nội dung của một tệp PDF, tôi nhận thấy PDFgear là một trong những ứng dụng tốt nhất hiện có, hoạt động đơn giản và hiệu quả. Nó có giao diện người dùng tối giản, không quảng cáo, không yêu cầu thanh toán và gần như đầy đủ các tính năng quan trọng. Nếu bạn thường xuyên làm việc với nhiều tệp PDF, tôi thực sự khuyên bạn nên thử trải nghiệm ứng dụng này.
Logo chính thức của PDFgear, biểu tượng cho giải pháp chỉnh sửa PDF miễn phí và hiệu quả
PDFgear
PDFgear là một ứng dụng chỉnh sửa PDF miễn phí có sẵn trên tất cả các nền tảng phổ biến. Nó cho phép bạn chỉnh sửa, gộp, tách, nén và chuyển đổi các tệp PDF, cùng với chức năng OCR hiệu quả để trích xuất văn bản từ tài liệu.