Trong bối cảnh thị trường bùng nổ hàng loạt ứng dụng quản lý ngân sách và nền tảng đầu tư, việc đề cao một công cụ cơ bản như Excel cho mục đích quản lý chi tiêu cá nhân có vẻ đi ngược lại xu hướng. Tuy nhiên, bất chấp sự xuất hiện của vô vàn giải pháp mới, Excel vẫn giữ vững vị thế là lựa chọn hàng đầu cho nhiều cá nhân và doanh nghiệp muốn kiểm soát chi tiêu một cách toàn diện. Không ít người trong chúng ta, bao gồm cả bản thân tôi, đã tải về vô số ứng dụng nhưng rồi lại quay trở về với giao diện quen thuộc, tùy biến cao của một bảng tính Excel. Đây không chỉ là vì yếu tố hoài niệm; mà còn là về quyền kiểm soát, khả năng tùy chỉnh, sự linh hoạt và mức độ chi tiết mà nhiều giải pháp khác đơn giản là không thể sánh bằng.
Template Excel phổ biến cho quản lý doanh nghiệp và cá nhân
Khả năng tùy chỉnh và linh hoạt đỉnh cao
Đây là điểm mà Excel thực sự tỏa sáng. Khả năng tùy chỉnh không chỉ là một tính năng nhỏ lẻ; nó là giá trị cốt lõi cho phép người dùng xây dựng một hệ thống tài chính cá nhân hoàn toàn phù hợp với nhu cầu riêng biệt của họ. Không giống các ứng dụng khác, bạn không bị bó buộc trong một cấu trúc cứng nhắc, được định sẵn.
Thiết kế bảng tính theo mọi nhu cầu của bạn
Dù bạn cần theo dõi một danh mục phụ cực kỳ cụ thể như “Ăn uống – Bữa trưa công việc” khác với “Ăn uống – Cá nhân”, hay thêm các cột cho “Phương thức thanh toán” hoặc “Dự án”, Excel đều cung cấp đầy đủ công cụ cần thiết. Bạn sẽ thấy mình đang làm việc trên một “tấm canvas” trống, nơi bạn có toàn quyền kiểm soát các danh mục chi tiêu, phương thức thanh toán, mô tả, ngân sách, và nhiều hơn thế nữa.
Mẫu bảng tính Excel quản lý chi tiêu sinh viên hàng tháng tùy chỉnh
Kiểm soát hoàn toàn và quyền sở hữu dữ liệu của bạn
Một trong những khía cạnh mang lại sự an tâm nhất khi sử dụng Excel để quản lý chi tiêu của tôi là quyền kiểm soát và sở hữu hoàn toàn dữ liệu. Không giống nhiều ứng dụng tài chính yêu cầu liên kết tài khoản ngân hàng hoặc lưu trữ thông tin tài chính nhạy cảm trên máy chủ của họ, dữ liệu của tôi luôn nằm trong tay tôi.
Dữ liệu của bạn, bạn muốn lưu ở đâu tùy thích
Tôi có thể đặt mật khẩu bảo vệ và lưu sổ làm việc tài chính của mình trên máy tính, ổ cứng ngoài, hoặc thậm chí là dịch vụ đám mây tự lưu trữ như Nextcloud mà tôi tự quản lý. Tôi cũng rất trân trọng việc mình không phụ thuộc vào tuổi thọ hay mô hình kinh doanh của một ứng dụng nào đó. Nếu một ứng dụng tài chính phổ biến quyết định thay đổi tính năng, áp dụng phí thuê bao cao ngất ngưởng, hoặc ngừng hoạt động, tôi có thể mất quyền truy cập vào dữ liệu của nhiều năm. Với Excel, điều đó đơn giản không phải là một mối lo ngại.
Bảng tính Excel quản lý ngân sách gia đình hàng tháng và quyền sở hữu dữ liệu
Biểu đồ và báo cáo không giới hạn
Excel giúp tôi hiểu dữ liệu của mình thông qua vô số biểu đồ, báo cáo và PivotTables. Đây là lúc tôi chuyển từ việc chỉ đơn thuần theo dõi chi tiêu sang phân tích và thu được những thông tin chi tiết đầy giá trị. Chẳng hạn, sau khi ghi lại tất cả các giao dịch, tôi có thể tạo một PivotTable chỉ trong vài giây.
Vượt xa mọi ứng dụng bên thứ ba
Với PivotTables, tôi có thể xem tóm tắt chính xác số tiền đã chi cho thực phẩm, giải trí, nhiên liệu và nhiều danh mục khác trong tháng. Nhưng đó mới chỉ là khởi đầu. Tôi thậm chí có thể thêm cột Tháng để có cái nhìn tổng quan rõ ràng về sự thay đổi chi tiêu của từng danh mục từ tháng 1 đến tháng 5. Tôi có thể dễ dàng phát hiện các xu hướng. Từ chính PivotTable đó, tôi có thể tạo biểu đồ cột để so sánh trực quan chi tiêu hàng tháng giữa các danh mục hoặc biểu đồ đường để xem xu hướng của một khoản chi cụ thể như ‘đăng ký dịch vụ’ trong năm qua. Tôi thậm chí có thể tạo biểu đồ tròn để hiểu tỷ lệ thu nhập của mình dành cho từng nhóm chi tiêu chính. Tôi không bị giới hạn bởi các loại biểu đồ được xác định trước.
Giao diện Excel tạo biểu đồ từ dữ liệu chi tiêu cá nhân để phân tích
Tính toán và mô hình hóa phức tạp
Excel vượt trội hơn mọi ứng dụng theo dõi chi tiêu khác ở khía cạnh này. Đây là nơi tôi có thể vượt ra ngoài việc chỉ theo dõi những gì đã chi và bắt đầu dự đoán, lập kế hoạch cho những gì sẽ chi. Ví dụ, tôi không chỉ tổng hợp chi phí hàng tháng; tôi có thể xây dựng các công thức để phân tích xu hướng.
Sức mạnh thực sự của Excel
Chẳng hạn, tôi có thể sử dụng hàm AVERAGEIF để xem chi tiêu trung bình cho thực phẩm vào cuối tuần, hoặc hàm SUMIFS để tính tổng số tiền đã chi cho mua sắm trực tuyến từ các nhà cung cấp cụ thể. Mức độ phân tích có điều kiện này giúp tôi xác định những thói quen chi tiêu mà có thể tôi không hề hay biết. Tôi thậm chí có thể sử dụng hàm PMT để tính toán ngay lập tức khoản thanh toán hàng tháng của mình với các mức lãi suất và thời hạn vay khác nhau. Nhìn chung, tôi có vô số cách để “chơi đùa” với các con số.
Cộng tác dễ dàng và hiệu quả
Excel hỗ trợ khả năng cộng tác mạnh mẽ, nơi tôi có thể chia sẻ toàn bộ sổ làm việc với đối tác của mình và cùng nhau theo dõi các khoản chi. Tôi thậm chí có thể đặt mật khẩu bảo vệ bảng tính để tránh những ánh mắt tò mò. Hơn nữa, tôi đã đăng ký Microsoft 365 cho các công cụ thiết yếu khác như Word và PowerPoint cho công việc và các dự án cá nhân.
Chia sẻ sổ chi tiêu chuyên nghiệp
Và vì Excel là một phần của Microsoft 365, tôi không phải tốn thêm bất kỳ chi phí nào để quản lý chi tiêu của mình.
Giao diện Excel với các ô được tô sáng và tiêu đề thu nhập, tiết kiệm sẵn sàng cho cộng tác
Công cụ quản lý chi tiêu “kinh điển”
Mặc dù thị trường bão hòa với các ứng dụng tài chính tiên tiến, nhưng nhiều trong số đó đi kèm với một cái giá phải trả ngầm: ít quyền kiểm soát hơn, khả năng tùy chỉnh hạn chế và thường là phí thuê bao. Ngược lại, Excel là một công cụ mạnh mẽ và tiết kiệm chi phí để quản lý chi tiêu của bạn. Ngoài ra, với hàng chục mẫu tài chính sẵn có, bạn thậm chí không cần phải bắt đầu từ đầu. Bạn còn chờ gì nữa? Hãy mở phần mềm quen thuộc với các hàng và cột của mình và bắt đầu thiết kế bảng cân đối kế toán hàng tháng hoàn hảo ngay hôm nay! Để tối ưu hóa việc quản lý tài chính, bạn cũng có thể tìm hiểu thêm về các hàm Excel hữu ích cho tài chính và kế toán.
