Trải nghiệm được nghỉ phép hoặc vắng mặt khỏi văn phòng thường rất tuyệt vời, cho đến khi bạn quay lại và Microsoft Teams chào đón bằng 37 tin nhắn cùng các luồng kênh chưa đọc. Hầu hết thời gian, bạn không có lựa chọn nào khác ngoài việc dành toàn bộ ngày làm việc đầu tiên để cố gắng cập nhật mọi thứ đã bỏ lỡ, đồng thời chắt lọc ra những thông tin thực sự quan trọng. Với sự xuất hiện của trí tuệ nhân tạo (AI), đây chính xác là những tác vụ mà bạn có thể ủy thác. May mắn thay, Read AI đã ra mắt tính năng mới giúp giải quyết vấn đề này ngay trên Microsoft Teams, mang lại một bước tiến đáng kể trong việc quản lý thông tin và nâng cao năng suất làm việc.
Microsoft Teams và ưu điểm so với Slack
Read AI Mang Đến Bản Tóm Tắt Microsoft Teams Hàng Ngày Trực Tiếp Đến Hộp Thư Của Bạn
Theo thông báo từ bài đăng trên blog của Read AI, công cụ này đang được bổ sung một tính năng mới mang tên Summaries for Microsoft Teams Chats and Channels (Tóm tắt cho trò chuyện và kênh Microsoft Teams). Nếu bạn chưa quen thuộc với Read AI, đây là một công cụ ghi chú cuộc họp và tóm tắt dựa trên AI dành cho Zoom, Google Meet và tất nhiên, cả Microsoft Teams.
Bài đăng trên blog của Read AI giải thích rằng họ đang đặt mục tiêu giải quyết chính xác vấn đề quá tải thông tin đã đề cập ở trên. Tính năng Summaries sử dụng AI để “cung cấp các bản tóm tắt hàng ngày súc tích về các cuộc trò chuyện và kênh Teams của bạn”. Bản tóm tắt này sẽ hiển thị ngay khi bạn đăng nhập vào Microsoft Teams mỗi sáng, dựa trên múi giờ của bạn. Nếu bạn giống nhiều người dùng khác, thường đăng nhập muộn hơn so với hầu hết mọi người, bạn cũng có thể chọn thời gian cụ thể để nhận bản tóm tắt hàng ngày, đảm bảo nó xuất hiện trong hộp thư Teams của bạn vào đúng thời điểm hữu ích nhất.
Tối Ưu Năng Suất Với Khả Năng Tùy Chỉnh và Bảo Mật Vượt Trội
Tính năng này cho phép Read AI “âm thầm” theo dõi trong các cuộc họp, tổng hợp các cập nhật từ các nền tảng được kết nối như email và trò chuyện, sau đó sử dụng tất cả để tổ chức mọi thứ thành các bản tóm tắt dễ tiếp thu. Điều này giúp người dùng tiết kiệm đáng kể thời gian không phải đào sâu qua hàng loạt tin nhắn và luồng trò chuyện, mà chỉ cần đọc những thông tin cốt lõi đã được AI tổng hợp.
Một trong những ưu điểm lớn nhất của tính năng này là việc thiết lập không tốn nhiều thời gian. Read AI cũng đã tính đến yếu tố bảo mật và thông tin mật. Người dùng có toàn quyền kiểm soát, có thể chọn kênh nào cần theo dõi và cách thức nhận bản tóm tắt (dưới dạng tin nhắn trực tiếp, trong kênh hoặc qua ứng dụng web Read AI). Mặc dù tính năng này ban đầu sẽ được bật theo mặc định, người dùng hoàn toàn có thể tùy chọn tắt đi nếu không có nhu cầu sử dụng.
Hướng Dẫn Kích Hoạt Tính Năng Tóm Tắt của Read AI
Để kích hoạt, tất cả những gì bạn cần làm là kết nối Microsoft Teams với Read AI, cho phép công cụ này tóm tắt các tin nhắn của bạn. Lưu ý rằng bạn có thể cần sự phê duyệt của quản trị viên để cho phép Read AI tóm tắt các cuộc trò chuyện trong các kênh chung. Sau đó, bạn cần bật tính năng “Push to Teams”, cho phép công cụ AI này gửi các bản tóm tắt hàng ngày trực tiếp vào tài khoản Microsoft Teams của bạn, có thể là dưới dạng tin nhắn trực tiếp hoặc được đăng vào một kênh cụ thể. Bằng cách này, bạn sẽ không phải kiểm tra một ứng dụng khác để cập nhật thông tin.
Tóm tắt hàng ngày cho trò chuyện Microsoft Teams
Tóm lại, đây có vẻ là một bổ sung cực kỳ hữu ích, đặc biệt nếu bạn liên tục di chuyển giữa các cuộc họp hoặc phải cập nhật công việc sau một thời gian vắng mặt. Read AI không chỉ giúp đơn giản hóa quá trình nắm bắt thông tin mà còn góp phần nâng cao năng suất tổng thể, biến Microsoft Teams thành một công cụ làm việc hiệu quả hơn bao giờ hết.
Việc tích hợp Read AI vào Microsoft Teams đánh dấu một bước tiến quan trọng trong việc ứng dụng AI để tối ưu hóa quy trình làm việc, giúp người dùng tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng mà không bị choáng ngợp bởi lượng thông tin khổng lồ. Hãy trải nghiệm tính năng này để cảm nhận sự khác biệt trong cách bạn quản lý thông tin và thời gian của mình.