Là một sinh viên toàn thời gian và đồng thời là một nhà báo công nghệ, lịch trình của tôi luôn dày đặc với đủ thứ việc: từ các deadline công việc cần hoàn thành, bài tập đại học đến hạn 11:59 tối, hay các cuộc họp Google Meet. Đã vậy, tôi còn có trí nhớ kém (mặc dù những người quen biết tôi có thể còn cho rằng trí nhớ của tôi tệ hơn cả cá vàng). Ý tôi là, tôi luôn có rất nhiều việc phải làm, và việc dựa vào trí nhớ đơn thuần chỉ dẫn đến thảm họa.
Mặc dù tôi lập danh sách việc cần làm (to-do list) mỗi sáng, nhưng chúng chưa bao giờ đủ với tôi. Đó là lý do tại sao tôi kết hợp chúng với phương pháp chia khối thời gian (time-blocking) trên lịch để giữ mọi thứ đi đúng hướng và xử lý tất cả các nhiệm vụ mà không bỏ sót bất kỳ điều gì. Dù tôi nhận thấy time-blocking mang lại hiệu quả thay đổi cuộc chơi, nhưng có một vấn đề khác: tôi bắt đầu trì hoãn khi nghĩ về tất cả những gì mình cần làm. Điều đó chỉ khiến tôi muốn làm gì cả, và việc nhìn thấy một lịch trình dày đặc chỉ làm mọi thứ tệ hơn.
Tôi không thích phải tự mình sắp xếp lịch trình, và việc chia khối thời gian thủ công có thể giống như một công việc vặt tốn thời gian. Tôi đã tình cờ biết đến Reclaim – một công cụ lập lịch hỗ trợ AI, khi tìm kiếm các công cụ giúp cải thiện quản lý thời gian. Kể từ khi bắt đầu sử dụng, tôi đã để nó tự động xử lý lịch trình cho mình, nhờ đó tôi có thể dành nhiều thời gian hơn cho chính các nhiệm vụ thay vì cố gắng tìm một khoảng thời gian trống hoàn hảo trên lịch để thực hiện chúng.
Hình ảnh minh họa 5 cách AI có thể giúp tăng năng suất làm việc hiệu quả
Reclaim biến danh sách việc cần làm của bạn thành các khối thời gian tự động
Tôi sẽ làm việc, chỉ không phải lên lịch
Nghe có vẻ vô lý, nhưng tôi hoàn toàn ghét việc tạo các khối thời gian trong các ứng dụng lịch như Google Calendar. Tôi không nói đến việc phải tự mình tìm ra khi nào mình rảnh; tôi đang đề cập đến việc phải kéo và thay đổi kích thước các khối khi tôi tìm thấy khoảng thời gian hoàn hảo. Mặc dù bạn có thể nhấp vào khoảng thời gian mong muốn và điền thủ công các chi tiết để lên lịch một nhiệm vụ, tôi luôn cảm thấy cần phải có một cách dễ dàng, nhanh chóng hơn để làm điều đó.
May mắn thay, Reclaim đã giải quyết được sự khó chịu này cho tôi, và tôi nghĩ mình chưa bao giờ phải kéo hay thay đổi kích thước một khối thời gian nào kể từ khi bắt đầu sử dụng nó. Với Reclaim, tất cả những gì bạn cần làm là truy cập trang Tasks, nhấn nút + New Task ở góc trên bên phải và điền thông tin chi tiết về nhiệm vụ, bao gồm tên nhiệm vụ và thời gian bạn nghĩ mình sẽ mất để hoàn thành. Nếu đó là một nhiệm vụ bạn sẽ hoàn thành trong một lần, bạn có thể bỏ chọn ô bên cạnh Split up.
Tuy nhiên, nếu đó là một nhiệm vụ dài hơn mà bạn nghĩ mình sẽ làm tốt hơn khi chia thành các phần nhỏ, bạn có thể giữ nguyên tùy chọn Split up, và Reclaim sẽ tự động chia nó thành các khối thời gian nhỏ hơn tùy thuộc vào lịch của bạn và cài đặt Min duration (thời lượng tối thiểu) và Max duration (thời lượng tối đa) mà bạn đặt.
Ảnh minh họa các lựa chọn thay thế hàng đầu cho Google Calendar giúp quản lý lịch trình tốt hơn
Tất cả các nhiệm vụ của bạn được lên lịch dựa trên mức độ ưu tiên và lịch trình hiện tại
Không ai thích rắc rối khi đặt trùng lịch
Giao diện màn hình cài đặt ưu tiên nhiệm vụ trên Reclaim.ai
Reclaim không chỉ tạo các khối thời gian cho bạn và tự động sắp xếp chúng vào lịch dựa trên sự rảnh rỗi của bạn. Thay vào đó, nó lập kế hoạch lịch trình của bạn dựa trên các cấp độ ưu tiên mà bạn gán cho nhiệm vụ, thời hạn và thời gian rảnh của bạn.
Khi bạn thêm một nhiệm vụ bằng cách truy cập trang Tasks, bạn có thể đặt mức độ ưu tiên của nhiệm vụ bằng cách nhấp vào biểu tượng bên cạnh trường tên nhiệm vụ. Sau đó, bạn có thể chọn trong bốn cấp độ ưu tiên: Critical (Quan trọng nhất), High (Cao), Medium (Trung bình), và Low (Thấp). Ví dụ, nếu bạn đột nhiên được giao một nhiệm vụ khẩn cấp cần thực hiện ngay lập tức, bạn có thể thêm nó vào danh sách nhiệm vụ của Reclaim và đặt mức độ ưu tiên là Critical Priority.
Ngay cả khi lịch trình trong ngày của bạn đã kín, Reclaim sẽ tự động sắp xếp lại các nhiệm vụ đã lên lịch trước đó và ưu tiên nhiệm vụ quan trọng. Thông thường, nó sẽ đẩy các nhiệm vụ có độ ưu tiên thấp hơn sang cuối tuần.
Tất nhiên, Reclaim cũng sẽ tính đến số giờ mà nhiệm vụ khẩn cấp yêu cầu. Nếu không có khối thời gian nào phù hợp, Reclaim sẽ không còn lựa chọn nào khác ngoài việc di chuyển nó đến khoảng thời gian sớm nhất có thể, ngay cả khi điều đó có nghĩa là bạn sẽ bỏ lỡ thời hạn. Trong những trường hợp như vậy, bạn cần tự điều chỉnh lịch trình hoặc chọn chia nhiệm vụ thành các phần nhỏ hơn.
Nhưng phần lớn, Reclaim làm rất tốt việc cân bằng giữa sự khẩn cấp và những gì đã có trong lịch trình của bạn, giúp bạn lập kế hoạch một cách hiệu quả để hoàn thành mọi việc mà không bỏ lỡ thời hạn.
Tự động chặn các giờ làm việc chuyên sâu trước thời hạn
Không còn hy vọng bạn sẽ “tìm được thời gian”
Reclaim.ai hiển thị thống kê thời gian tập trung (Focus Time) giúp người dùng theo dõi năng suất
Vì tôi là sinh viên toàn thời gian, một điều tôi không thể thỏa hiệp là đảm bảo mình có đủ thời gian dành riêng cho việc học, bất kể lịch làm việc có bận rộn đến đâu. Trong một thời gian dài, tôi thường chỉ ngồi vào bàn học bất cứ khi nào tôi có thời gian rảnh từ công việc, nhưng điều đó không phải lúc nào cũng khả thi.
Thật kỳ lạ, tôi rất khó tập trung vào một nhiệm vụ trừ khi nó đã được lên lịch trên lịch của tôi. Tôi đã cố gắng tạo các nhiệm vụ riêng dành riêng cho việc học, nhưng vì những nhiệm vụ này không bị ràng buộc bởi các thời hạn cố định như bài tập hoặc nhiệm vụ cụ thể, ngay khi tôi thêm một nhiệm vụ công việc khẩn cấp, các khối thời gian học sẽ bị sắp xếp lại. Trước khi tôi nhận ra, tuần tiếp theo đã bắt đầu, và tổng số giờ tôi dành để học thấp một cách đáng xấu hổ.
Tính năng Focus Time của Reclaim, ra mắt cách đây vài tuần (và vài tháng sau khi tôi bắt đầu sử dụng công cụ này), đã thực sự thay đổi mọi thứ. Thay vì chờ đợi cho đến khi lịch của bạn đầy ắp các nhiệm vụ cần làm, Focus Time hoạt động bằng cách “bảo vệ các khối thời gian thông minh trên lịch của bạn” trước thời hạn. Ví dụ, tôi đã đặt mục tiêu Weekly Focus Time (Thời gian tập trung hàng tuần) của mình là 20 giờ/tuần.
Ảnh chụp màn hình cài đặt thời gian tập trung (Focus Time) trong ứng dụng Reclaim.ai
Bạn cũng có thể cấu hình số giờ Focus lý tưởng mà bạn muốn hàng tuần, số giờ Focus tối đa mỗi ngày, và thời lượng tối thiểu và tối đa bạn muốn cho các khối Focus của mình. Với các cam kết công việc của tôi, tôi đặt thời lượng lý tưởng mỗi ngày là ba giờ và số giờ Focus tối đa mỗi ngày là sáu giờ (cho những ngày làm việc nhẹ nhàng). Mặc dù các khối Focus Time được lên lịch trước, chúng vẫn rất linh hoạt. Reclaim sẽ tự động sắp xếp lại chúng và điều chỉnh theo các mục ưu tiên cao hơn và các cuộc họp.
Điều tuyệt vời nhất là Reclaim sẽ luôn lên lịch các Nhiệm vụ, bất kể mức độ ưu tiên, trước khi lên lịch Focus Time. Điều này có nghĩa là bạn cũng sẽ hoàn thành được các nhiệm vụ của mình, và bất kỳ thời gian rảnh nào còn lại sẽ tự động được lấp đầy bằng các khối Focus, giúp bạn đi đúng hướng mà không phải hy sinh công việc quan trọng.
Hình ảnh một chiếc laptop Windows 11 với các công cụ tăng năng suất dành cho người làm việc từ xa
Hãy để Reclaim làm phần việc nặng nhọc cho bạn
Đây chỉ là một vài trong số các tính năng của Reclaim đã biến nó thành một công cụ đáng kinh ngạc. Đây là một trong những cách tốt nhất bạn có thể sử dụng AI để cải thiện năng suất của mình. Reclaim cũng theo dõi thời gian của bạn được sử dụng vào việc gì và cung cấp số liệu thống kê chuyên sâu qua các khoảng thời gian khác nhau. Nó phân loại thời gian của bạn thành Shallow Work (Công việc nông), Deep Work (Công việc chuyên sâu), và Travel (Di chuyển), và cho phép bạn xem chính xác lượng thời gian bạn dành cho các nhiệm vụ.
Nó cũng cho thấy bạn dành bao nhiêu giờ làm việc ngoài giờ làm việc đã đặt, điều này hoàn hảo cho những người làm việc từ xa thích làm việc ban đêm như tôi! Nếu bạn có thói quen đặt lịch quá tải và nhận nhiều việc hơn khả năng xử lý, Reclaim cũng có thể tự động thêm các khoảng nghỉ giữa các nhiệm vụ để giúp bạn có một chút thời gian để thở trong những ngày bận rộn. Mặc dù Reclaim có gói trả phí, phiên bản miễn phí của nó đã đủ dùng cho tôi trong hơn một năm, và tôi thực sự khuyên dùng nó.
