Trong một thời gian dài, tôi đã phụ thuộc vào Google Keep cho mọi nhu cầu ghi chú của mình. Điều này bao gồm việc tạo danh sách công việc cần làm, dù là cho công việc hay các tác vụ cá nhân như mua sắm, lên kế hoạch du lịch, v.v. Mặc dù Keep đã hoàn thành tốt nhiệm vụ, nhưng vấn đề lớn nhất của tôi với nó là thiếu tính trách nhiệm. Mọi tác vụ, bất kể mức độ ưu tiên, đều nằm trên Google Keep. Do đó, tôi không thể ưu tiên chúng và phân biệt rõ ràng giữa các công việc quan trọng và những việc không khẩn cấp. Tôi đã thử một số lựa chọn thay thế như Notion và Obsidian, nhưng chúng cũng gặp phải vấn đề tương tự. Tôi khao khát một ứng dụng chuyên biệt chỉ dành cho các tác vụ cần làm, một công cụ có thể tạo ra cảm giác cấp bách dựa trên thời hạn hoàn thành.
Đó là lúc tôi tình cờ phát hiện ra Sleek. Đây là một ứng dụng to-do đơn giản, hoàn toàn miễn phí và mã nguồn mở. Tôi đã tải về chỉ để thử xem nó hoạt động thế nào. Nhưng khi tôi sử dụng nó ngày càng nhiều, tôi nhận ra đây chính xác là loại ứng dụng tôi đang tìm kiếm. Sleek không có bất kỳ tính năng hào nhoáng nào. Bạn chỉ cần thêm các tác vụ, kèm theo mức độ ưu tiên của chúng, và ứng dụng sẽ sắp xếp chúng dựa trên ngày đáo hạn. Điều này tạo thêm yếu tố cấp bách và trách nhiệm – điều mà tôi đã bỏ lỡ ở các ứng dụng khác. Đó chính là lý do tôi tin rằng bạn cũng nên dùng thử Sleek.
Giao diện ứng dụng Sleek hiển thị danh sách tác vụ đã được sắp xếp theo ưu tiên trên máy Mac
Sleek – Giải pháp tối ưu cho việc quản lý tác vụ
Giao diện trực quan, dễ sử dụng
Thêm một tác vụ mới trên Sleek vô cùng đơn giản. Bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng ‘+‘ và nhập tên tác vụ. Bạn cũng có thể chọn các tham số khác như mức độ ưu tiên, ngày đáo hạn, ngưỡng tối đa, tần suất lặp lại nếu tác vụ đó thường xuyên và thời lượng Pomodoro nếu bạn muốn hoàn thành tác vụ theo phiên. Mức độ ưu tiên của một tác vụ được biểu thị bằng một chữ cái từ A-Z, trong đó A đại diện cho tác vụ có ưu tiên hàng đầu. Vì Sleek tuân theo cú pháp todo.txt, có một số lệnh bổ sung mà bạn có thể sử dụng để phân loại các tác vụ của mình. Ví dụ, thêm ‘+tag‘ vào tên tác vụ, trong đó ‘tag’ là tên hoặc bộ lọc bạn muốn thêm. Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm ‘@filter‘ vào tên tác vụ, trong đó ‘filter’ là danh mục hoặc ngữ cảnh.
Một ví dụ điển hình về cách sử dụng các tính năng này là tôi đã dùng chức năng ‘+’ để phân biệt các tác vụ công việc cho những ấn phẩm khác nhau mà tôi viết, vì tôi là một freelancer và cộng tác với nhiều đối tác. Tương tự, tôi đã sử dụng chức năng ‘@’ để phân biệt giữa các tác vụ công việc và cá nhân. Mỗi khi bạn thêm các thẻ này, Sleek sẽ tự động tạo một bộ lọc ở thanh bên. Tôi chỉ cần nhấp vào bộ lọc để tìm kiếm những tác vụ cụ thể đó, điều này cực kỳ tiện lợi.
Tập trung vào chức năng cốt lõi, loại bỏ phiền nhiễu
Sắp xếp thông minh, giữ bạn đúng hạn
Sleek phân loại các tác vụ của bạn dựa trên mức độ ưu tiên và thời hạn hoàn thành. Vì vậy, mỗi khi tôi mở ứng dụng, tôi có thể thấy những tác vụ quan trọng nhất nằm ngay trên cùng, tiếp theo là những tác vụ ít quan trọng hơn. Tôi có thể xem ngày đáo hạn và quyết định ưu tiên những tác vụ nào trước. Một khi hoàn thành một tác vụ, tất cả những gì tôi cần làm là nhấp vào ô kiểm bên cạnh để loại bỏ nó khỏi danh sách. Tôi rất thích cách tiếp cận này, vì nó mang lại cho tôi cảm giác hoàn thành mỗi khi tôi đánh dấu một mục khỏi danh sách.
Nếu bạn thấy việc xem tất cả các tác vụ ở một nơi vẫn gây xao nhãng, hãy sử dụng thanh bên để lọc tác vụ dựa trên các yếu tố cụ thể. Chẳng hạn, bạn có thể chỉ xem các tác vụ có mức độ ưu tiên là ‘A’ hoặc ‘B’, hoặc chỉ xem những công việc cần hoàn thành vào ngày hôm sau. Tôi cũng thích chức năng tìm kiếm trên Sleek. Bạn có thể tìm kiếm một từ khóa có trong tên tác vụ hoặc bất kỳ thẻ nào khác đã được thêm vào. Điều tuyệt vời nhất là giao diện người dùng cực kỳ nhanh nhạy vì đây là một ứng dụng nhẹ và không phụ thuộc vào internet. Tuy nhiên, do tính chất ngoại tuyến, Sleek không thể đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị, vì vậy bạn bị giới hạn sử dụng nó trên một máy tính duy nhất. Đây là nhược điểm lớn nhất, vì tôi rất muốn có một ứng dụng di động. Một tùy chọn tự host cũng sẽ rất tốt, vì khi đó bạn có thể truy cập dịch vụ từ bất cứ đâu bằng trình duyệt. Hy vọng điều gì đó như thế này có thể được triển khai trong tương lai, vì ứng dụng vẫn đang trong quá trình phát triển tích cực.
Cửa sổ cài đặt của ứng dụng Sleek với các tùy chọn cấu hình tính năng
Vượt qua sự trì hoãn và tối ưu hóa quy trình làm việc
Tôi không chắc đó là do cách ứng dụng được thiết kế hay chỉ là hiệu ứng giả dược, nhưng tôi đã tuân thủ nghiêm ngặt các deadline của mình kể từ khi bắt đầu sử dụng Sleek. Ngoài việc giúp tôi có trách nhiệm hơn, tôi cũng đánh giá cao cách các tác vụ của mình được sắp xếp tại một nơi dựa trên mức độ ưu tiên. Bằng cách này, tôi có cái nhìn rõ ràng về những gì cần làm tiếp theo và khi nào các tác vụ của mình đến hạn. Điều này giúp việc ưu tiên công việc và lập kế hoạch cho ngày làm việc tiếp theo trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Logo ứng dụng Sleek biểu tượng đơn giản cho công cụ quản lý tác vụ
Sleek là một ứng dụng danh sách việc cần làm (to-do list) miễn phí và mã nguồn mở, sử dụng định dạng todo.txt để lọc các tác vụ của bạn dựa trên mức độ ưu tiên.