Sau vô số giờ làm việc với bảng tính, vật lộn với các công thức phức tạp và định dạng hàng loạt cột, tôi đã khám phá ra một bộ sưu tập các thủ thuật Excel tăng năng suất làm việc đã thay đổi hoàn toàn cách tôi xử lý công việc. Đây không phải là những macro phức tạp hay hàm nâng cao (mặc dù chúng cũng có giá trị riêng), mà là những kỹ thuật thực tế, áp dụng hàng ngày có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm bực bội đáng kể. Hãy cùng khám phá những “viên ngọc quý” về năng suất mà tôi đã tích lũy được sau nhiều năm miệt mài sử dụng Excel.
7. Đóng băng hàng hoặc cột đầu tiên
Điều hướng bảng dữ liệu lớn như một chuyên gia
Đóng băng hàng trên cùng là một kỹ thuật thiết yếu để nâng cao năng suất khi làm việc với các bộ dữ liệu lớn trong Excel. Nó loại bỏ nhu cầu phải liên tục cuộn ngược lên đầu để hiểu dữ liệu của bạn. Tôi chỉ cần truy cập menu View (Xem) và chọn tùy chọn Freeze Top Row (Đóng băng hàng trên cùng). Từ giờ trở đi, tôi có thể tham chiếu đến hàng tiêu đề ngay cả khi tôi cuộn xuống phía dưới bảng dữ liệu.
Tương tự, nếu bạn đang xử lý các cột dữ liệu, bạn có thể đóng băng cột đầu tiên từ cùng một menu này.
6. Điền dữ liệu theo mẫu (Pattern Fill)
Tự động điền thông minh
Tính năng điền dữ liệu theo mẫu trong Excel là một cách tuyệt vời để tự động điền một loạt ô với dữ liệu tuần tự như các ngày trong tuần, tháng, năm và thậm chí cả các danh sách tùy chỉnh của riêng bạn. Tôi sử dụng nó mọi lúc khi làm việc với các ngày tháng phức tạp trong một bảng dữ liệu Excel. Cách thực hiện như sau:
- Nhập bất kỳ ngày nào vào một ô.
- Di chuyển chuột đến góc dưới cùng bên phải của ô. Con trỏ sẽ thay đổi thành dấu cộng màu đen (+).
- Kéo dấu cộng này xuống và chọn một biểu tượng nhỏ xuất hiện ở cuối.
- Chọn một tùy chọn phù hợp để điền dữ liệu vào các ô.
- Ví dụ, tôi có thể điền các ô với các ngày trong tuần, năm, điền mà không định dạng, và nhiều tùy chọn khác.
Điền dữ liệu tự động theo mẫu trong Excel giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu
Tương tự, nếu bạn nhập “Thứ Hai” vào một ô, bạn có thể điền các ô còn lại với các ngày trong tuần (và bỏ qua cuối tuần) một cách tự động.
5. Đánh dấu ô quan trọng (Bookmark a Cell)
Dễ dàng theo dõi các ô quan trọng
Đặt tên và đánh dấu ô quan trọng trong Excel để dễ dàng truy cập
Đây là một thủ thuật khác mà tôi thường thực hiện khi xử lý các bộ dữ liệu lớn trong Excel. Tôi đánh dấu một số ô quan trọng để có thể nhảy đến chúng thông qua các tham chiếu nhanh.
Mở một bảng tính Excel, chọn một ô bạn muốn đánh dấu và đổi tên nó (ví dụ: Tóm tắt, Điểm số, Tổng cộng, v.v.) từ menu hộp tên (Name Box).
Thay vì phải cuộn lên, xuống, trái hoặc phải một cách vô tận để tìm một ô quan trọng chứa công thức tổng kết, một giá trị đầu vào chính, hoặc một nhãn cụ thể, tôi chỉ cần gõ tên ô đó và nhảy trực tiếp đến nó chỉ với vài cú nhấp chuột. Điều này giúp tiết kiệm thời gian quý báu và giảm sự bực bội khi bị lạc trong dữ liệu của bạn.
4. Sử dụng Clipboard của Excel
Sao chép – dán siêu tốc
Đây là một trong những thủ thuật Excel mà tôi ước mình biết sớm hơn. Nó là một công cụ tuyệt vời có thể hợp lý hóa đáng kể quy trình sao chép – dán của bạn. Nó cho phép bạn thu thập nhiều mục (ô, phạm vi, biểu đồ, hình ảnh, v.v.) và sau đó dán tất cả cùng một lúc hoặc từng mục riêng lẻ khi cần. Tôi sử dụng nó bất cứ khi nào tôi cần sao chép các ô chọn lọc và dán chúng cùng một lúc.
- Mở một bảng tính Excel và mở Clipboard (Bộ nhớ tạm) từ menu trên cùng.
Sử dụng tính năng Clipboard trong Excel để sao chép nhiều mục cùng lúc - Sao chép nhiều ô.
- Di chuyển đến một ô bất kỳ và chọn Paste All (Dán tất cả), vậy là xong.
3. Sử dụng tính năng Subtotals (Tổng phụ)
Tránh các công thức phức tạp
Subtotals là một tính năng mạnh mẽ để tự động nhóm và tóm tắt dữ liệu trong một danh sách hoặc bảng. Nó đặc biệt hữu ích để phân tích thông tin như số liệu bán hàng theo khu vực, danh mục sản phẩm hoặc bất kỳ tiêu chí liên quan nào khác.
Để sử dụng hiệu quả tính năng tổng phụ, dữ liệu của bạn cần được sắp xếp theo cột mà bạn muốn nhóm. Ví dụ, nếu bạn muốn xem doanh số bán hàng được chia nhỏ theo khu vực, dữ liệu của bạn nên được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái hoặc theo một thứ tự nào đó dựa trên cột Khu vực.
- Mở bảng tính Excel của bạn và truy cập menu Data (Dữ liệu). Chọn Subtotal (Tổng phụ).
- Chọn loại cột và chọn một tùy chọn phù hợp dưới mục Add subtotal to (Thêm tổng phụ vào), sau đó nhấp OK.
Menu Subtotal (Tổng phụ) trong Excel giúp nhóm và tóm tắt dữ liệu
Bạn không còn cần phải dựa vào các công thức phức tạp để hoàn thành công việc.
Kết quả sau khi áp dụng Subtotal để tự động tính tổng phụ trong bảng Excel
2. Sử dụng thống kê mô tả (Descriptive Statistics)
Tóm tắt dữ liệu hiệu quả
Thay vì sử dụng Pivot Table hay hàng tá công thức, tôi thích dùng thống kê mô tả (Descriptive Statistics) để tóm tắt và hiểu các đặc điểm chính của bộ dữ liệu. Bằng cách sử dụng các công cụ này trong Excel, bạn có thể trích xuất thông tin chi tiết và hiểu rõ hơn về dữ liệu bán hàng của mình cho một khu vực cụ thể (hoặc bất kỳ danh mục nào khác).
- Mở bảng tính Excel của bạn và truy cập menu Data (Dữ liệu). Chọn Data Analysis (Phân tích Dữ liệu).
- Chọn Descriptive Statistics (Thống kê Mô tả) và nhấp OK.
Cửa sổ Data Analysis (Phân tích dữ liệu) với tùy chọn Descriptive Statistics (Thống kê mô tả) trong Excel - Nhập Input Range (Phạm vi đầu vào). Tại đây, bạn cần chọn bảng dữ liệu. Hãy chọn cột tổng doanh số bán hàng.
- Chọn Output Range (Phạm vi đầu ra) và chọn một ô nơi bạn muốn hiển thị bản tóm tắt.
Hộp thoại Descriptive Statistics trong Excel, chọn phạm vi đầu vào và đầu ra - Đánh dấu vào ô bên cạnh Summary Statistics (Thống kê tóm tắt). Nhấp OK.
Kết quả thống kê mô tả chi tiết cho cột dữ liệu trong Excel
1. Tạo danh sách tùy chỉnh (Custom Lists)
Nhanh chóng nhập dữ liệu theo danh sách
Bạn có thường xuyên làm việc với danh sách nhân viên, sinh viên, khu vực hoặc khách hàng cụ thể trong Excel? Thay vì gõ thủ công, bạn có thể tạo một danh sách tùy chỉnh và nhập chúng chỉ bằng một cú nhấp chuột. Đây là cách thực hiện:
- Tạo một danh sách trong Excel.
- Mở menu File (Tệp) và chọn Options (Tùy chọn).
- Vào phần Advanced (Nâng cao).
Menu Options (Tùy chọn) trong Excel để truy cập cài đặt nâng cao - Cuộn xuống đến Edit Custom List (Chỉnh sửa danh sách tùy chỉnh).
Cửa sổ Edit Custom List (Chỉnh sửa danh sách tùy chỉnh) trong Excel - Nhấp vào mũi tên lên bên cạnh Import list from cells (Nhập danh sách từ các ô).
Nhập danh sách tùy chỉnh từ các ô trong Excel - Chọn các ô chứa danh sách và nhấp Import (Nhập). Chọn OK.
Giờ đây, bạn có thể viết tên đầu tiên từ danh sách và kéo ô để tự động nhập các mục khác. Điều này khá tiện lợi khi bạn sử dụng Excel để quản lý dự án, phân tích dữ liệu hoặc theo dõi chi phí.
Làm việc thông minh hơn, không phải vất vả hơn
Nhìn chung, việc nâng cao năng suất trong Excel không chỉ là học mọi hàm hay công thức phức tạp. Đó là việc tìm ra những thay đổi nhỏ, nhất quán trong quy trình làm việc của bạn để tiết kiệm thời gian. Những thủ thuật mà tôi đã chia sẻ đều đến từ kinh nghiệm thực tế. Bạn còn chờ gì nữa? Hãy áp dụng những mẹo tăng năng suất này và thử nghiệm điều gì phù hợp nhất với bạn.
Ngoài những thủ thuật này, bạn cũng nên khám phá các mẫu Excel (Excel templates) để tăng tốc quy trình làm việc của mình.
