Trong bối cảnh văn hóa “hustle culture” ngày càng thịnh hành và không gian mạng luôn tràn ngập những thông tin đòi hỏi sự chú ý, không có gì ngạc nhiên khi nhiều người Việt Nam tìm đến các ứng dụng năng suất để tổ chức cuộc sống và công việc. Thế nhưng, cá nhân tôi nhận thấy rằng việc khám phá và sử dụng những ứng dụng này để cải thiện sự tập trung và quản lý công việc lại thường gây ra nhiều vấn đề hơn là mang lại giải pháp như mong đợi.
Từ những ứng dụng cố gắng ôm đồm quá nhiều tính năng cho đến đường cong học tập dốc đứng, có rất nhiều rắc rối nảy sinh khi nói đến các công cụ hỗ trợ làm việc hiệu quả. Mặc dù nhiều nhà sáng tạo nội dung luôn ca ngợi lợi ích của các phần mềm quản lý quy trình, dường như không ai nhắc đến những mặt trái của chúng.
Biểu tượng Feedly, TickTick và Google Calendar trên nền gradient
Ứng dụng năng suất ôm đồm quá nhiều tính năng
Một vấn đề lớn của nhiều ứng dụng năng suất là chúng tích hợp một số lượng tính năng choáng ngợp. Một số người tìm kiếm các tính năng toàn diện để có thể sử dụng một công cụ như một “bộ ứng dụng năng suất tất cả trong một”. Tuy nhiên, đối với những người khác, điều này có nghĩa là việc thiết lập các ứng dụng này trở thành một “hố đen” tốn thời gian đáng kể, thay vì là thứ giúp tăng tốc quy trình làm việc.
Tốn thời gian cho việc thiết lập và học cách sử dụng
Notion có lẽ là một trong những ứng dụng “tội đồ” điển hình nhất trong việc này – và nó đi kèm với một đường cong học tập cực kỳ dốc. Cá nhân tôi đã dành nhiều giờ cho nền tảng này, bao gồm việc khám phá các tính năng ít được biết đến dành cho người dùng chuyên sâu của Notion. Thế nhưng, tôi không cảm thấy việc sử dụng nó đã cải thiện được khả năng ghi chú hay lưu trữ thông tin của mình.
Các ứng dụng quản lý tri thức cá nhân như Obsidian cũng có thể gây choáng ngợp. Ngay cả khi tôi cố gắng sử dụng nó cho các nhiệm vụ đơn giản, chẳng hạn như theo dõi các ý tưởng câu chuyện, tôi vẫn thích sử dụng một ứng dụng cũ hơn, đơn giản hơn và chỉ chuyên về một chức năng.
So sánh giao diện Obsidian và Notion
Lời hứa vượt quá thực tế và hiệu quả không đồng đều
Nhiều công cụ năng suất tự quảng bá mình là giải pháp cho nhiều mối lo ngại, chẳng hạn như sự trì hoãn, khả năng tập trung và quản lý công việc. Các công cụ này cũng đang ngày càng tích hợp AI tạo sinh như một giải pháp bổ sung khác.
Ứng dụng năng suất không phải là giải pháp “thần thánh”
Thực tế là hiệu quả của một ứng dụng sẽ thay đổi tùy thuộc vào từng cá nhân. Một số người phản ứng tốt với cơ chế “gamification” (trò chơi hóa) hoặc theo dõi thói quen, trong khi những người khác có thể cảm thấy khó chịu bởi các thông báo liên tục và danh sách công việc.
Do những vấn đề về rối loạn chức năng điều hành và mệt mỏi mãn tính, tôi thường gặp khó khăn với tình trạng quá tải thông tin khi sử dụng một số khía cạnh của ứng dụng năng suất. Tôi nhận thức rõ rằng việc cài đặt một app trồng cây ảo để tập trung sẽ không mang lại động lực mà tôi cần để giải quyết chứng trì hoãn của mình.
Điều này không có nghĩa là các ứng dụng năng suất không nên cố gắng giải quyết một số nguyên nhân đằng sau các thói quen như mất tập trung và trì hoãn. Nhưng chúng nên ngừng tự bán mình như một giải pháp hoàn hảo, “chắc chắn hiệu quả”.
Góc nhìn camera Obsbot Meet 2 gắn trên màn hình máy tính
Gây gia tăng thời gian gắn bó với thiết bị
Hầu hết các ứng dụng năng suất đều có sẵn trên cả máy tính và điện thoại thông minh. Điều này rất tuyệt khi bạn muốn ghi chú nhanh một ý tưởng, nhưng nó cũng có thể dẫn đến việc bạn cuối cùng dành nhiều thời gian hơn để kiểm tra các ứng dụng và dịch vụ khác nhau.
Nguồn gốc của nhiều sự xao nhãng mới
Ví dụ, tôi dành quá nhiều thời gian để kiểm tra các tin nhắn Slack mới trên nhiều không gian làm việc khác nhau. Tôi thường xuyên ngắt quãng công việc để xem liệu có điều gì quan trọng được đăng trên Slack hay không. Theo nhiều cách, ứng dụng này đã trở nên gây xao nhãng hơn đối với tôi so với các trang mạng xã hội. Tôi mở Reddit vào buổi sáng và buổi tối, nhưng tôi lại dùng Slack suốt cả ngày, và việc bị gắn chặt với thiết bị không hề giúp tôi làm việc năng suất hơn.
Các ứng dụng năng suất trên điện thoại thông minh
Giao diện AFFiNE, một giải pháp thay thế Notion và Evernote
Thông báo liên tục gây phiền toái và làm giảm hiệu quả
Tôi không cấp quyền cho nhiều ứng dụng gửi thông báo đẩy hay email, nhưng một số ứng dụng lại lợi dụng quyền này để gửi các bản cập nhật liên tục. Đối với tôi, Asana là ứng dụng năng suất “phạm lỗi” nặng nhất trong vấn đề này. Mặc dù tôi không có quyền truy cập nhiều bảng, tôi vẫn nhận được vô số thông báo mỗi ngày.
Hiện tượng “bội thực thông báo” là có thật
Mỗi ngày, tôi nhận được nhiều thông báo Asana trên điện thoại, trong hộp thư đến email và trong hộp thư đến của ứng dụng. Tôi đã điều chỉnh cài đặt thông báo để giảm số lượng thông báo nhận được, nhưng tôi vẫn nhận một lượng cập nhật không thể chấp nhận được.
Vấn đề với tình trạng quá tải thông báo trong các ứng dụng năng suất là cuối cùng bạn sẽ bắt đầu bỏ qua tất cả các thông báo, và điều này đi ngược lại mục đích ban đầu khi bạn bắt đầu sử dụng ứng dụng.
Ảnh chụp màn hình quảng cáo Apple Intelligence hiển thị công cụ viết email
Tuyên bố khoa học thiếu cơ sở
Ngày càng nhiều, tôi nhận thấy các ứng dụng năng suất quảng cáo những tuyên bố khoa học về lý do tại sao phương pháp của họ hiệu quả. Tuy nhiên, nền tảng mà họ xây dựng những tuyên bố này đôi khi rất lung lay. Ví dụ, “dopamine detox” (thải độc dopamine) và “dopamine fasting” (nhịn dopamine) đã bị chỉ trích là một trào lưu sức khỏe không khoa học bởi Cleveland Clinic, nhưng điều này không ngăn cản các ứng dụng tuyên bố mang lại lợi ích đó.
Không phải ứng dụng nào cũng “chữa” được vấn đề cá nhân
Cũng có nhiều ứng dụng tuyên bố giải quyết các vấn đề về mất tập trung và trì hoãn ở người mắc ADHD. Nhưng khi tôi thực sự sử dụng những ứng dụng này, tôi thấy chúng không hề hữu ích chút nào với tư cách là một người mắc chứng bệnh đó. Những ứng dụng mà tôi thấy hữu ích nhất không tự quảng bá dựa trên các trào lưu hay thuật ngữ SEO. Chúng chỉ cung cấp các công cụ đơn giản với các tính năng tập trung, giúp tôi dễ dàng thiết lập và tích hợp vào quy trình làm việc của mình.
Tạo một tự động hóa IFTTT trên màn hình máy tính xách tay
Nhiều ứng dụng năng suất đang tự thổi phồng bản thân quá mức
Khi sử dụng các ứng dụng năng suất, hiệu quả của chúng sẽ khác nhau tùy thuộc vào thói quen cá nhân và những điểm gây khó chịu của bạn. Vấn đề là nhiều công ty phát triển ứng dụng năng suất đang thổi phồng quá mức tính hữu ích của sản phẩm hoặc nhồi nhét quá nhiều tính năng, khiến bạn cuối cùng nhận được lợi ích tiết kiệm thời gian ít hơn đáng kể. Nếu bạn thấy rằng các ứng dụng năng suất không mang lại những lợi ích như chúng tuyên bố, bạn không phải là người duy nhất gặp phải vấn đề này. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng trước khi dấn thân sâu hơn vào thế giới công cụ này để đảm bảo chúng thực sự phục vụ mục tiêu của bạn.
