Tôi từng là một người hâm mộ cuồng nhiệt của OneNote. Sự tự do của “canvas vô hạn”, những trang không giới hạn, lời hứa về một tổ chức liền mạch với sổ tay và các phần – tất cả dường như hoàn hảo. Tuy nhiên, khi quy trình làm việc của tôi ngày càng phát triển, ứng dụng ghi chú của Microsoft bắt đầu trở nên hạn chế. Tốc độ đồng bộ đôi khi chập chờn, thư viện mẫu chưa hề được làm mới kể từ khi tôi còn là sinh viên đại học, và chưa kể đến khả năng cộng tác còn nhiều bất tiện.
Rõ ràng, OneNote không còn theo kịp những yêu cầu của một người dùng hiện đại như tôi. Dưới đây là những lý do cụ thể khiến tôi quyết định chuyển sang các nền tảng ghi chú khác, để bạn đọc có cái nhìn sâu sắc hơn về những hạn chế của OneNote trong bối cảnh công nghệ ngày nay.
Giao diện OneNote trên máy tính
Tốc Độ Đồng Bộ Kém: Nỗi Lo Mất Dữ Liệu
Thường xuyên bỏ lỡ các chỉnh sửa và ghi chú mới
Điều này không có gì ngạc nhiên với những người dùng OneNote lâu năm. Mặc dù OneNote được trang bị nhiều tính năng, tốc độ đồng bộ chưa bao giờ là điểm mạnh của ứng dụng này. Đây là một trong những khía cạnh gây khó chịu nhất khi sử dụng ứng dụng ghi chú của Microsoft. Vì tôi thường xuyên chuyển đổi giữa máy tính để bàn Windows, MacBook Pro và Pixel 8, nên khả năng đồng bộ liền mạch là vô cùng quan trọng.
Đã có nhiều lần tôi phải đối mặt với một phiên bản ghi chú đã lỗi thời. Đôi khi, một ghi chú hoàn toàn mới mà tôi vừa ghi lại trong một khoảnh khắc cảm hứng dường như biến mất một cách khó hiểu. Mặc dù tốc độ đồng bộ của OneNote đã được cải thiện theo thời gian, nhưng nó vẫn còn tụt hậu xa so với các đối thủ cạnh tranh hiện đại. Các ứng dụng như Bear Notes, Craft, và thậm chí Google Keep đã thiết lập một tiêu chuẩn mới cho khả năng đồng bộ gần như tức thì.
Minh họa tính năng vẽ tự do trong OneNote
Thư Viện Mẫu Ghi Chú Lỗi Thời
Kho mẫu đã cũ kỹ và thiếu sáng tạo
Thư viện mẫu của OneNote để lại nhiều điều chưa được thỏa mãn. Cứ như thể Microsoft đã tạo ra một bộ mẫu cách đây nhiều năm rồi sau đó quên bẵng đi. Bộ sưu tập mẫu rất ít ỏi và cơ bản ở mức tốt nhất. Chúng trông và cảm thấy lỗi thời, với các thiết kế nhạt nhẽo và không có cảm hứng.
So với các thư viện mẫu phong phú và năng động của các ứng dụng như Notion, những gì OneNote cung cấp hoàn toàn lu mờ. Nền tảng không gian làm việc cộng tác hiện đại hơn này cung cấp hơn 30.000 mẫu trong nhiều danh mục khác nhau, từ cá nhân đến doanh nghiệp, đáp ứng đa dạng nhu cầu của người dùng.
Mẫu danh sách việc cần làm (to-do list) cơ bản trong OneNote
Trải Nghiệm Không Nhất Quán Giữa Các Nền Tảng
OneNote cho Windows không hỗ trợ font Aptos
Trải nghiệm OneNote không nhất quán giữa các phiên bản Windows và Mac thực sự gây khó chịu. Cứ như thể hai phiên bản này được phát triển trong các vũ trụ song song.
Ngoài sự khác biệt về giao diện người dùng, OneNote cho Windows, một cách đáng ngạc nhiên, không hỗ trợ font Aptos mới nhất của Microsoft. Đôi khi, tôi bắt đầu một ghi chú trên Mac với font Aptos, và chúng lại chuyển về Calibri trong phiên bản Windows. Hơn nữa, thư viện mẫu chỉ giới hạn ở phiên bản Windows.
Là một người thường xuyên chuyển đổi giữa MacBook Pro và máy tính để bàn Windows, tôi khao khát một trải nghiệm nhất quán trên các nền tảng, điều mà OneNote đã không thể mang lại.
Mẫu quản lý thời gian hoặc lịch trình trong OneNote
“Container” Ghi Chú Lỗi Thời So Với Block Editor Hiện Đại
Không thể sánh bằng các trình soạn thảo khối (block editor) tiên tiến
OneNote sử dụng các “container” (vùng chứa), về cơ bản là các hộp trong một trang nơi bạn có thể nhóm văn bản, hình ảnh và các yếu tố khác. Mặc dù cách tiếp cận này từng rất sáng tạo, nhưng nó lại trở nên lỗi thời so với các trình soạn thảo dựa trên khối (block-based editors) hiện đại được tìm thấy trong các ứng dụng như Evernote, Notion, Craft và thậm chí cả Microsoft Loop.
Các trình soạn thảo dựa trên khối cung cấp một cách tiếp cận ghi chú linh hoạt hơn nhiều. Mỗi phần nội dung, dù là một đoạn văn bản, một dấu đầu dòng, một hình ảnh hay một đoạn mã, đều được coi là một khối có thể dễ dàng di chuyển và sắp xếp lại. Ngược lại, các container của OneNote cảm thấy cứng nhắc và kém linh hoạt, giới hạn cách bạn có thể cấu trúc thông tin của mình.
Giao diện người dùng của OneNote trên máy tính
Hạn Chế Trong Cộng Tác Thời Gian Thực
Trải nghiệm không mượt mà khi làm việc nhóm
Mặc dù OneNote cho phép chia sẻ sổ tay và đồng chỉnh sửa, nhưng khả năng cộng tác thời gian thực của nó cảm thấy chậm chạp so với các đối thủ như Google Keep, Docs và Notion. Tôi nhận thấy các bản cập nhật chậm hơn trong OneNote, điều này gây khó khăn khi muốn xem người khác đang làm gì trong thời gian thực.
Ngược lại, các ứng dụng như Keep và Notion cung cấp trải nghiệm cộng tác hoàn hảo. Các thay đổi xuất hiện ngay lập tức, và mọi người có thể xem và phản ứng với những đóng góp của nhau gần như ngay lập tức, giúp quy trình làm việc nhóm hiệu quả hơn rất nhiều.
Giao diện chia sẻ liên kết trong OneNote trên máy tính để bàn
Tích Hợp Hạn Chế Với Ứng Dụng Bên Thứ Ba
Chỉ hoạt động tốt với hệ sinh thái Microsoft
Đúng như dự đoán, OneNote có khả năng tích hợp tốt với các ứng dụng của Microsoft như Excel và Outlook. Tuy nhiên, nó lại tỏ ra yếu kém khi nói đến các ứng dụng bên thứ ba. Điều này thường tạo ra những rào cản khó chịu trong quy trình làm việc của tôi.
Hãy tưởng tượng bạn muốn nhúng một tệp Google Drive trực tiếp vào ghi chú của mình hoặc tự động gửi các tác vụ từ công cụ quản lý dự án của bạn đến OneNote. Đây là những chức năng mà nhiều ứng dụng ghi chú hiện đại cung cấp, nhưng OneNote lại không tích hợp sẵn, khiến người dùng phải tìm kiếm các giải pháp thủ công hoặc bên thứ ba phức tạp hơn.
Tùy chỉnh trang ghi chú trong OneNote với các tùy chọn định dạng
Sự Trỗi Dậy Của Các Giải Pháp Ghi Chú Thay Thế
Một danh sách dài các đối thủ cạnh tranh đáng gờm
Hiện nay, không thiếu các lựa chọn thay thế OneNote trên thị trường. Bạn có thể chọn Evernote, ứng dụng đang nhận được các bản cập nhật với tốc độ nhanh chóng sau khi được Bending Spoons mua lại. Nếu bạn ưu tiên một thiết lập đơn giản, Google Keep có thể là một lựa chọn hấp dẫn.
Tuy nhiên, nếu bạn có kế hoạch xử lý một quy trình làm việc phức tạp, hãy tìm đến các công cụ hiện đại như Notion, Craft và Obsidian. Những ứng dụng này đang đẩy mạnh giới hạn về những gì một ứng dụng ghi chú có thể làm được. Tương lai của việc ghi chú đang rất tươi sáng, và đã đến lúc OneNote phải bắt kịp hoặc bị bỏ lại phía sau.
So sánh các ứng dụng ghi chú hàng đầu như Notion, Evernote, Obsidian và OneNote
Vượt Ra Ngoài OneNote
Bối cảnh ứng dụng ghi chú sẽ tiếp tục phát triển đáng kể trong năm 2025. OneNote không còn dẫn dắt quy trình làm việc hiệu quả của tôi vì nó không còn phù hợp với cách tôi làm việc ngày nay. Tin tốt là thế giới ứng dụng ghi chú đã bùng nổ mạnh mẽ.
Từ giao diện bóng bẩy và các công cụ cộng tác mạnh mẽ đến khả năng tương thích đa nền tảng liền mạch và tích hợp mạnh mẽ, có cả một thế hệ ứng dụng ghi chú mới sẵn sàng giúp chúng ta ghi lại suy nghĩ như một chuyên gia. Đã đến lúc khám phá những công cụ này để nâng cao hiệu suất làm việc và học tập của bạn.