Trong hành trình tìm kiếm một công cụ quản lý tác vụ liền mạch và nâng cao năng suất, việc lựa chọn đúng đắn có thể tạo nên sự khác biệt lớn. Tôi đã thử hàng chục công cụ “tất cả trong một” như vậy, nhưng không có công cụ nào thực sự phù hợp. Tuy nhiên, trong quá trình tự host các ứng dụng của mình, tôi đã phát hiện ra YouTrack và nó đáp ứng mọi yêu cầu một cách hoàn hảo.
Công cụ năng suất mạnh mẽ này đã trở thành lựa chọn hàng đầu của tôi để theo dõi tất cả các tác vụ hàng ngày và dự án cá nhân. YouTrack cung cấp một bộ tính năng toàn diện, từ quản lý tác vụ trực quan và nhiều chế độ xem đến bảng agile và báo cáo chi tiết, tất cả đều trong một môi trường tự host.
Hình ảnh nổi bật giới thiệu YouTrack, công cụ quản lý dự án cá nhân hiệu quả.
Bảng Điều Khiển Tùy Chỉnh
Tạo Giao Diện Cá Nhân Hóa
Một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của YouTrack đối với quy trình làm việc hàng ngày của tôi chính là sự linh hoạt mà nó mang lại với bảng điều khiển (dashboard). Rõ ràng, đây không phải là một hệ thống “một kích cỡ phù hợp cho tất cả”. Nó hoàn toàn là hệ thống của tôi, và tôi có thể thiết lập bảng điều khiển với nhiều widget để hiển thị chính xác những gì tôi cần xem trong nháy mắt. Cho dù đó là phân tích các mục ưu tiên cao cần hoàn thành trong tuần này, một danh sách các vấn đề tồn đọng hay tổng quan nhanh về các ghi chú dự án, tôi đều có thể cấu hình tất cả.
Giao diện bảng điều khiển tùy chỉnh của YouTrack, hiển thị các widget quản lý tác vụ.
Mức độ tùy chỉnh này đảm bảo rằng khi tôi mở YouTrack, tôi không bị choáng ngợp bởi thông tin; thay vào đó, ứng dụng hiển thị cài đặt được cá nhân hóa của tôi. Điều quan trọng là làm cho bảng điều khiển phục vụ tôi, chứ không phải ngược lại.
Bảng Agile Mạnh Mẽ
Trải Nghiệm Kanban Quen Thuộc Cho Cá Nhân
Mặc dù các bảng Kanban thường được liên kết với các nhóm phát triển lớn hơn, tôi đã thấy chúng vô cùng mạnh mẽ trong việc quản lý khối lượng công việc cá nhân và theo dõi các tác vụ hàng ngày của mình. Nó mang lại cho tôi một biểu diễn trực quan tuyệt vời về tiến độ.
Ví dụ, tôi từng làm việc cho một trang web của khách hàng có tên ‘QWERTYBYTE’. Tôi nhanh chóng tạo một bảng agile với các cột như Backlog (Đang chờ xử lý), Develop (Phát triển), Review (Kiểm tra), Test (Thử nghiệm), Staging (Môi trường thử nghiệm), và Done (Hoàn thành). Dưới mỗi cột, tôi đã thêm các tác vụ với các chi tiết liên quan. Tôi cũng thích sự linh hoạt mà các bảng này cung cấp.
Chẳng hạn, tôi có thể sử dụng thanh trượt phía trên để thay đổi kích thước thẻ và xem nhiều thông tin hơn trong nháy mắt. Bất cứ lúc nào, tôi cũng có thể vào cài đặt bảng để thay đổi cột và thực hiện các điều chỉnh cần thiết khác.
Bảng Kanban trong YouTrack với các cột Backlog, Develop, Review, Test, Staging, Done cho dự án 'QWERTYBYTE'.
Thêm Tác Vụ Chi Tiết Với Nhiều Tùy Chọn
Đây là điểm YouTrack thực sự tỏa sáng. Khi tôi thêm một tác vụ, tôi có nhiều tùy chọn để lựa chọn. Đầu tiên là một ghi chú, nơi tôi có thể thêm mô tả chi tiết về tác vụ. Ví dụ, tôi đã thêm tác vụ ‘Tạo file Figma’ và đưa ra các hướng dẫn liên quan từ menu sau.
Tôi cũng có thể đặt mức độ ưu tiên (show-stopped, critical, major, normal hoặc minor), tên người được giao, trạng thái Kanban và thời gian ước tính cho một tác vụ. Tính năng sau cùng này là vô giá cho việc lập kế hoạch cá nhân của tôi. Khi tôi tạo một tác vụ như ‘Chuẩn bị báo cáo tiếp thị quý 3’, tôi sẽ ước tính thời gian mà tôi nghĩ sẽ mất (chẳng hạn 8 giờ). Điều này giúp tôi dự báo khối lượng công việc trong ngày hoặc tuần và quản lý kỳ vọng.
Ngoài ra còn có tùy chọn chèn tệp. Tôi thường thêm các tệp cuộc họp với khách hàng từ vault Obsidian của mình vào các tác vụ liên quan trong YouTrack.
Theo Dõi Thời Gian Để Tăng Trách Nhiệm và Kế Hoạch
Cải Thiện Ước Tính Cho Các Tác Vụ Tương Lai
Tính năng Timesheets của YouTrack rất xuất sắc cho năng suất và lập kế hoạch cá nhân của tôi. Nó không chỉ đơn thuần là theo dõi thời gian; mà còn là về việc thu thập cái nhìn sâu sắc thực sự về nơi thời gian của tôi thực sự được dành vào, điều này giúp tôi lập kế hoạch công việc trong tương lai hiệu quả hơn nhiều.
Đối với mỗi tác vụ tôi thực hiện, tôi luôn ghi lại thời gian trực tiếp trong YouTrack. Rất đơn giản: tôi chỉ cần mở tác vụ, vào phần thời gian đã dành và nhập số giờ hoặc phút tôi đã bỏ ra.
Giao diện theo dõi thời gian trong YouTrack, hiển thị tổng thời gian đã dành cho một tác vụ cụ thể.
Gần đây tôi đang viết một bài blog có tiêu đề ‘Các ứng dụng tự host tốt nhất’. Trước khi bắt đầu viết, tôi đã tạo tác vụ trong YouTrack và, dựa trên kinh nghiệm trước đây với nội dung tương tự, tôi đã đặt thời gian ước tính (sáu giờ) cho nó.
Khi tôi làm việc với bài viết trong vài ngày, tôi sẽ ghi lại thời gian hàng ngày của mình cho việc nghiên cứu (hai giờ), soạn thảo nội dung (ba giờ) và chỉnh sửa với hình ảnh (một giờ). Điểm tuyệt vời nằm ở các báo cáo. Bất cứ lúc nào, tôi cũng có thể vào menu Timesheets và kiểm tra số giờ tôi đã dành cho một tác vụ cụ thể trong ngày. Nó cung cấp một cái nhìn hàng tuần và hàng tháng rất gọn gàng.
Xây Dựng Cơ Sở Tri Thức Riêng
Khởi Động Dự Án Một Cách Chuyên Nghiệp
Trong quy trình làm việc của tôi, việc chỉ theo dõi các tác vụ là chưa đủ. Tôi cũng cần một nơi để lưu trữ tất cả ngữ cảnh, thông tin và tài liệu liên quan. Đó chính xác là những gì tính năng Knowledge Base cung cấp, cho phép tôi giữ mọi thứ ở một nơi duy nhất và dễ tiếp cận.
Thay vì dựa vào một công cụ quản lý tri thức của bên thứ ba, tôi thêm các ghi chú chi tiết hoặc các “mini-wiki” ngay vào YouTrack. Đối với các dự án cá nhân của mình, tôi thường tạo một cơ sở tri thức chuyên dụng phác thảo đầy đủ phạm vi, yêu cầu và bối cảnh dự án.
Trang tạo cơ sở tri thức (Knowledge Base) trong YouTrack, giúp lưu trữ thông tin và tài liệu dự án.
Mở Khóa Năng Suất Hàng Ngày
Nhìn chung, YouTrack đã chứng tỏ là một phần quan trọng trong quy trình làm việc của tôi. Không giống như nhiều ứng dụng tự host khác, công ty còn cung cấp các ứng dụng gốc trên Android và iOS. Bạn còn chờ gì nữa? Hãy dùng thử ngay YouTrack để quản lý các tác vụ và dự án của bạn một cách chuyên nghiệp.
Logo YouTrack với giao diện quản lý tác vụ, kêu gọi người dùng dùng thử công cụ.